1С:Управление холдингом базасында топта әдетте бес адам білетін нәрсе сақталады: барлық компаниялардың бюджеттері, барлық шоттардағы қалдықтар, әр еншілес компанияның маржасы, меншік иелерінің үлестері. Және сол жерге еншілес компаниялардың бухгалтерлері есеп тапсыруға, қазынашылар төлемдерді келісуге, бақылаушылар нысандарды тексеруге кіреді. Егер жобада құқықтар «кейін баптаймыз» болса, іске қосудан бір ай өткен соң бір еншілес компанияның бухгалтері көршісінің бюджетін ашады, және жоба баптаулармен енді түзетуге болмайтын беделдік мәселеге тап болады.
УХ-та қолжетімділік қандай тетіктерден құралатынын, топ үшін рөлдерді қалай жобалайтынымызды және қандай қателерді жиі кездестіретінімізді талдайық.
Екі түрлі сұрақ: не істеуге болады және кімнің деректерімен
УХ-тағы құқықтар, 1С заманауи платформасындағы басқа бағдарламалардағыдай, екі сұраққа жауап береді.
Пайдаланушы не істей алады — қолжетімділік топтарының профильдеріне жиналған рөлдер анықтайды. Профиль әдетте лауазымға сәйкес келеді: қазынашы, бюджеттік бақылаушы, ХҚЕС маманы. Пайдаланушыға бірнеше профиль тағайындауға болады, және олар бірге оның құқықтарын құрайды.
Қандай деректермен — жазбалар деңгейіндегі қолжетімділікті шектеу анықтайды. Оны «Администрирование» — «Настройки пользователей и прав» бөліміндегі «Ограничивать доступ на уровне записей» жалаушасымен қосады. Сонда профильде қолжетімділік түрлері пайда болады, және холдинг үшін ең маңыздысы — ұйымдар бойынша: тек топтың нақты компанияларының деректерімен жұмыс істеуге рұқсат беру.
Жобалауға дейін білген жөн тетік:
- профиль пайдаланушы карточкасында «Права доступа» командасымен тағайындалады, пайдаланушыға арналған қолжетімділік тобы автоматты түрде құрылады, және онда рұқсат етілген мәндер беріледі;
- әр қолжетімділік түрі үшін нұсқа таңдалады: ерекшеліктермен «барлығына тыйым салынған» немесе тыйымдармен «барлығына рұқсат етілген» — профильде немесе қолжетімділік тобында;
- бір профильдің пайдаланушыларына әртүрлі компаниялар керек болса, рұқсат етілген мәндерді профильдерді көбейтпей, қолжетімділік тобында береді;
- «Полные права» рөлі барлық шектеулерді өшіреді, сондықтан оны тек «Администратор» профилінде ұстайды;
- жеткізілетін профильдер өңделмейді — оларды көшіріп, көшірмесін түзейді.
Құжаттама ескертеді: деректер көлемі үлкен базада жазбалар деңгейіндегі шектеуді қосу ұзақ уақыт алуы мүмкін, қызметтік деректерді фондық тапсырма толтырады. Оны бір жылдан кейін емес, база бос кезде, жобаның басында қосыңыз.
Бұл ережелер 1С шешімдері үшін ортақ; Бухгалтерияда біз оларды «Пайдаланушы құқықтары және өзгертуге тыйым салу күні» мақаласында талдадық, және сол жердегі көптеген әдеттер УХ-қа ауысады.
Процеске жауапкершілік: өкілеттіктер матрицасы
Құқықтар «ала ма» деген сұраққа жауап береді, ал холдингке «кім міндетті» деген сұраққа да жауап керек. Ол үшін УХ-та өкілеттіктер матрицасы бар: онда пайдаланушылардың есептілік пен бюджеттерді дайындауға және объектілерді — анықтамалықтарды, құжаттарды, есеп даналарын — келісуге жауапкершілігі бөлінеді.
Матрицада кез келген объект үшін «Согласование» бағаны бар — объект келісілетін пайдаланушы, рөл немесе процесс бағыты. Есеп данасында тағы «Исполнение» бағаны бар — оны кім толтырады. Объект баптауларында «Согласование» қойындысындағы «Разделять ответственных по организациям» және «Разделять ответственных по проектам» жалаушалары тиісті өлшемдерді қосады: әр компания үшін бюджетке өз жауаптысын беруге болады.
Қасында адрестеу матрицасы жұмыс істейді: онда анықтамалықтар элементтері бойынша рөлдерді орындаушылар — мысалы, А компаниясының қаржылық бақылаушысы кім — және жүйе пайдаланушылардың басшыларын таба алуы үшін ұйымдық бірліктердің штаттық құрамы беріледі. Келісу бағыттары тегтерге емес, осы рөлдерге жүгінеді. Бақылаушы демалысқа кетсе немесе жұмыстан шықса, жиырма бағыт емес, матрицаның бір жолы өзгереді. Бағыттардың өзі қалай құрылатынын біз «Төлемге өтінімдерді келісу» мақаласында талдадық.
Шатастырмау маңызды: өкілеттіктер матрицасы орындаушылар мен келісушілерді тағайындайды, бірақ бөтен деректерді жаппайды. Оларды жазбалар деңгейіндегі шектеу жабады. Екі тетік те керек.
«Тиме, мен тапсырдым» орнына есеп мәртебелері
Қорғаудың үшінші қабаты — мәртебелер. Есептілікті дайындау процесіндегі есеп данасы «Черновик», «Проверен, на утверждении», «Утвержден» мәртебелерінен өтеді. Кезең бойынша ұйымдардың барлық есептері бекітілгенде процесс кезеңі орындалды деп саналады, ал кезеңдердің өзі қолмен бекітуді талап етуі немесе келісу мерзімі өткенде автоматты түрде әрі қарай өтуі мүмкін.
Іс жүзінде бұл кезеңді жабудың басты дауын шешеді: еншілес компанияның бухгалтері бекітілгеннен кейін есепті түзетпейді, ал бақылаушы оны бухгалтердің орнына түзетпейді — ол оны түсініктемемен черновикке қайтарады. Кезеңге жауапты, жоспарлы күн және одан ауытқу процесті басқару кестесінде көрінеді.
Топтағы рөлдердің типтік схемасы
Төменде — біз жобалауды бастайтын схема. Профильдердің атаулары сіздікі, логика әдетте ұқсас.
| Рөл | Не істейді | Қандай компанияларды көреді |
|---|---|---|
| Еншілес компанияның бухгалтері / экономисі | Есеп даналары мен бюджеттерді толтырады, төлемге өтінімдер жасайды | Тек өз компаниясын |
| Еншілес компанияның қаржы директоры | Өз компаниясының бюджеттері мен өтінімдерін келіседі | Өз компаниясын |
| БК бюджеттік бақылаушысы | Нысандарды тексереді, пысықтауға қайтарады | Өзіне бекітілген компанияларды немесе барлығын |
| Топ қазынашысы | Төлем күнтізбесі, келісу және төлеу | Барлық компанияларды |
| ХҚЕС маманы | Трансформация, шоғырландыру, элиминация | Периметрдің барлық компанияларын |
| Топтың қаржы директоры | Бекіту, есептер мен панельдер | Барлық компанияларды |
| Меншік иесі | Есептерді қарау | Барлығын, тек оқу |
| УХ әкімшісі | Баптаулар, алмасулар, пайдаланушылар | Барлығын, келісуге қатыспай |
Жеке тақырып — БК ішінде сезімтал деректер: бюджеттегі жалақы қоры, иелік ету құрылымы, үлестер бойынша мәмілелер. Оларды әдетте ұйымдар бойынша емес, жеке профильдермен жасырады, және мұны баптауға дейін меншік иесімен талқылаған жөн. УХ-та иелік ету құрылымы қалай сақталатыны «УХ-тағы корпоративтік басқару» мақаласында сипатталған.
Еншілес компаниялардың пайдаланушылары: УХ-та ма, әлде өз базасында ма
Еншілес компанияның әр бухгалтеріне УХ-қа кіру керек емес. Деректер еншілес компаниялардың базаларынан автоматты түрде көтерілсе, бухгалтерге өз бағдарламасы жеткілікті, ал УХ-та бақылаушы жұмыс істейді. Кіру нысандарды қолмен толтыратындарға, бюджеттер немесе өтінімдер енгізетіндерге, өз компаниясының есебін бекітетіндерге керек. Бұл лицензиялар санына да әсер етеді: клиенттік лицензиялар топтың барлық бухгалтерлері бойынша емес, бір мезгілде жұмыс істейтін пайдаланушылар бойынша есептеледі.
Егер еншілес компаниялар 1С:ERP жүйесінде жұмыс істесе, ERP мен УХ-тағы құқықтар бөлек бапталады: бұл екі түрлі база, және УХ пайдаланушысына әдетте зауыттың жедел базасына кіру керек емес.
Деректерді жүктеу кезінде УХ еншілес компаниялардың базаларын оқитын есептік жазбалар да пайдаланушылар, және оларды жиі ұмытады. Оларға тек оқуға және тек қажетті деректерге қолжетімділік керек; әр еншілес компаниядағы толық құқықтары бар «техникалық әкімшінің» құпиясөзі — жаман идея. Жүктеудің өзі туралы толығырақ — «УХ-та еншілес базалардан деректер жинау» мақаласында.
Сыртқы пайдаланушылар: аудиторлар мен кеңесшілер
Жылдық аудит кезінде топ аудиторына шоғырландыруға, трансформациялық түзетулерге және есептерге қолжетімділік керек — бірақ қазынашылыққа және төлемге өтінімдерге емес. Ол үшін біз периметр компаниялары бойынша шектеуі бар жеке «тек қарау» профилін ашып, оны тексеру мерзіміне береміз. Аудиттен кейін есептік жазба жойылмайды, өшіріледі: осылайша тарихта базада кім және қашан жұмыс істегені қалады.
Сыртқы кеңесшілермен және мердігердің бағдарламашыларымен де солай істейді. Оларға жұмыс базасында толық құқықтар сирек керек; жұмыстың көп бөлігін көшірмеде істеуге болады. Жұмыс базасынсыз болмаса, құқықтар тапсырмаға беріледі және ол аяқталғанда алынады — бұл ауызша келісімде емес, сүйемелдеу регламентінде бекітіледі.
Біз кездестіретін қателер
- Пилот уақытына бәріне «Полные права». Пилот аяқталады, құқықтар қалады. Жарты жылдан кейін оларды кімге бергенін ешкім есіне алмайды.
- Әр адамға бір профиль. Алты профильдің орнына отыз — және рөлдің кез келген өзгерісі барлығы бойынша іздеуге айналады.
- Ұйымдар бойынша шектеуді қосты, ал элиминациялаушы және шоғырландырушы ұйымдарды ұмытты. ХҚЕС маманы өз түзетулерін көрмейді.
- Бағыттардағы келісушілер — тегтермен. Бір адамның демалысы бүкіл топ бойынша процесті тоқтатады.
- Қайта қарау жоқ. Тоқсанына бір рет әкімші мен топтың қаржы директоры пайдаланушылар тізімін және олардың профильдерін қарайды. Жұмыстан шыққандар мен ауыстырылғандар әрдайым табылады.
Неден бастау керек
Үш құжат жинаңыз: БК мен еншілес компаниялардың қаржы қызметтерінің ұйымдық құрылымы, жауаптылары көрсетілген компаниялар тізімі, меншік иесі жабық деп санайтын деректер тізбесі. Солар бойынша бір-екі кездесуде «рөл — әрекеттер — компаниялар» матрицасы құрылады, және ол жобалық шешімнің бөлігіне айналады. Баптау жұмыстарын осы кездесуден кейін бағалаймыз. Өнім және оның жеткізілімдері туралы — 1С:Управление холдингом карточкасында, жоба бюджеті қалай құралатыны туралы — «УХ енгізу қанша тұрады» мақаласында.
Жиі қойылатын сұрақтар
Еншілес компанияның бухгалтеріне тек өз компаниясына қолжетімділік беруге бола ма?
Иә, бұл «Организации» қолжетімділік түрі бойынша жазбалар деңгейіндегі қолжетімділікті шектеумен шешіледі: бухгалтердің қолжетімділік тобында тек оның компаниясына рұқсат беріледі.
Өкілеттіктер матрицасы қолжетімділік құқықтарынан немен ерекшеленеді?
Құқықтар пайдаланушы нені аша және өзгерте алатынын анықтайды. Өкілеттіктер матрицасы — нақты объектіні толтыруға және келісуге кім жауапты. Пайдаланушының құқықтары болуы, бірақ матрицада тағайындалмауы мүмкін, және керісінше.
Меншік иесі есептерді телефоннан қарай ала ма?
1С веб-клиенті арқылы есептер браузерде ашылады. Басшыларға қай нұсқа ыңғайлы екенін жобада таңдаймыз; бұл ретте құқықтар қарапайым клиенттегідей.
Есепті тапсырғаннан кейін түзетуге қалай тыйым салу керек?
Есеп данасының мәртебесімен және есептілікті дайындау процесімен: бекітілген есепті процесті басқарудан черновикке қайтарады, және мұны регламент тапсырған адам — әдетте бақылаушы — жасайды.
