Финансовый директор обычно просит две вещи: «хочу знать, хватит ли денег в следующий вторник» и «хочу, чтобы никто не платил без согласования». Первое — казначейство и платёжный календарь, второе — заявки и лимиты. Бюджетирование в 1С:ERP — третья, отдельная история, и начинать с неё не всегда правильно. Разберём, как устроены все три части и в каком порядке их включать.
Казначейство: с чего начинается контроль денег
Заявка на расходование денежных средств
Каждый плановый платёж в ERP начинается с заявки. В ней указывается характер платежа через вид операции: перечисление поставщику, выдача подотчётному лицу, возврат клиенту, оплата по кредиту, оплата в другую организацию, прочие расходы и так далее. Заявка проходит статусы — от создания до согласования и оплаты.
Зачем это нужно, если бухгалтер и так видит все счета? Заявка фиксирует намерение заплатить до того, как деньги ушли. Подразделение заявляет потребность, финансист видит её заранее и решает, когда и с какого счёта платить.
Лимиты по статьям ДДС
Лимиты задаются по статьям движения денежных средств и проверяются при согласовании заявки. Если сумма превышает лимит, в заявке ставится признак «Сверх лимита» — такой платёж требует отдельного решения. Лимиты контролируются по предприятию в целом, по подразделениям или по организациям. Отчёт «Лимиты расхода денежных средств» показывает лимит, факт и превышения.
Без подсистемы бюджетирования лимиты ставятся помесячно. С бюджетированием появляются другие периоды — неделя, квартал, год — и дополнительные аналитики, например партнёр или договор.
Платёжный календарь
Платёжный календарь собирается автоматически из плановых оплат клиентов, выплат поставщикам и прочих поступлений и расходов. В нём финансист:
- видит доступный остаток на каждый день;
- решает, какие заявки можно обеспечить;
- выбирает источник оплаты — банковский счёт или кассу;
- оформляет перемещение денег между счетами или заявку на кредит.
Программа проверяет выполнимость календаря и показывает кассовые разрывы. Дальше варианты те же, что и в жизни: перенести выплаты, пересмотреть условия с клиентами или привлечь кредит.
Банк и касса
Безналичные операции ведутся в рабочем месте «Безналичные платежи». С банком ERP обменивается файлами в формате 1CClientBankExchange или ISO 20022, а с банками, которые поддерживают DirectBank, — напрямую. Счета в иностранных банках с IBAN тоже поддерживаются. Какой формат и способ обмена доступен именно у вашего банка в Казахстане, проверяем на старте проекта: от этого зависит, будет ли загрузка выписок в один клик.
Распределение оплат: по договору, заказу или накладной
Это настройка, о которой вспоминают поздно, а она определяет, как будет выглядеть дебиторка.
| Вариант детализации расчётов | Как распределяется оплата | Кому подходит |
|---|---|---|
| По договорам | Расчёты контролируются по договору в целом | Длинные договоры с регулярными поставками |
| По заказам | Оплата ложится на заказы и по ФИФО засчитывается в накладные | Позаказная работа, предоплата за конкретный заказ |
| По расчётным документам | Каждая накладная контролируется отдельно | Когда клиенты платят по конкретным счетам |
Есть и смешанные варианты, например аванс по заказу и долг по накладным. Порядок оплаты задаётся графиком оплаты — от него платёжный календарь и берёт ожидаемые поступления. Если график оплаты в соглашениях не заполнен, календарь будет пустым по входящим деньгам, и это самая частая причина фразы «календарь в ERP не работает».
Бюджетирование: модель, сценарии, план-факт
Бюджетная модель
Основа подсистемы «Бюджетирование» — модель из бюджетов произвольной сложности с детализацией до организаций и подразделений. Моделей может быть сколько угодно: например, одна для группы в целом, другая — для инвестиционного проекта.
В модель загружаются планы продаж, закупок и производства. Аналитики по партнёрам, договорам и статьям ДДС подтягиваются из документов планирования автоматически. Оплаты можно планировать по статье бюджета или с разбивкой на аванс и оплату после отгрузки.
Сценарии и скользящий план
Сценарии позволяют держать рядом несколько вариантов плана, например базовый и пессимистичный, и сравнивать их в разных валютах: операции, сценария, управленческого или регламентированного учёта. Скользящее планирование сдвигает горизонт: план на три месяца вперёд каждый месяц уточняется и дополняется новым периодом.
Откуда берётся факт
Фактические данные бюджет получает из трёх источников:
- Оперативный учёт — хозяйственные операции.
- Регламентированный или международный учёт — остатки и обороты по счетам.
- Произвольные данные — настраиваемая схема для всего остального.
Из этого набора собираются отчёты: «Бюджет» (только план), «Сравнение сценариев» и «План-фактный анализ».
Лимиты из бюджета
Если лимиты ведутся в бюджетировании, у них три типа: разрешающий (блокирует проведение заявки сверх остатка), дополнительно ограничивающий (например, лимит на партнёра внутри лимита статьи) и информационный (только предупреждает). Мы обычно начинаем с информационных: два-три месяца компания видит превышения, но не останавливается, а потом переводит ключевые статьи на разрешающие.
Бюджетный процесс
Регламент описывается этапами — ввод плана, расчёт, контроль исполнения, факторный анализ — с ответственными исполнителями. «Монитор бюджетных процессов» показывает, кто опаздывает со сроками и где задачи конфликтуют. Для компании с пятью подразделениями это может быть излишне; для холдинга — спасение от рассылок Excel-шаблонов.
Статьи ДДС и статьи бюджетов: как не утонуть
Справочник статей — фундамент и казначейства, и бюджета. Ошибки в нём обходятся дороже всего, потому что исправлять приходится задним числом все документы.
Несколько правил, которые мы применяем на проектах:
- Статей должно быть столько, сколько решений по ним принимается. Если директор никогда не смотрит отдельно на «Канцтовары» и «Хозяйственные товары», не нужно двух статей. Пятьдесят статей ДДС, по которым никто не принимает решений, только замедляют работу казначея.
- Иерархия — по ответственности. Группы статей удобно строить так, чтобы у каждой группы был владелец, который согласует заявки и отвечает за лимит.
- Налоги и зарплата — отдельно. Платежи в бюджет и выплаты персоналу имеют свои сроки, и в платёжном календаре их полезно видеть отдельными строками.
- Статьи бюджета и статьи ДДС — не одно и то же. Бюджет доходов и расходов живёт начислениями, бюджет движения денег — оплатами. Связать их можно, но смешивать в один справочник не стоит.
Типичная проблема на старте — бухгалтерия уже ведёт свои статьи ДДС «для отчёта», а финансовая служба хочет другие. Договориться об одном справочнике лучше до настройки, а не после первых трёх месяцев работы.
В каком порядке включать
Наш опыт подсказывает такую последовательность:
- Банк и касса, загрузка выписок, корректные статьи ДДС.
- Заявки на расходование с простым маршрутом согласования.
- Платёжный календарь — после того как в соглашениях с клиентами и поставщиками заполнены графики оплаты.
- Лимиты по ключевым статьям, сначала информационные.
- Бюджетная модель — когда учёт стабилен хотя бы квартал и факт можно брать из системы.
Бюджет на кривых данных показывает не план-факт, а качество учёта. Поэтому бюджетирование почти всегда идёт второй очередью проекта — это согласуется с тем, как мы описываем очереди в статье «Этапы и сроки внедрения 1С:ERP».
Бюджет доходов и расходов опирается на себестоимость, поэтому сначала стоит наладить её расчёт — см. «Расчёт себестоимости в 1С:ERP». Если нужна управленческая отчётность в другом разрезе или по МСФО, читайте «МСФО и управленческий учёт в 1С:ERP». Для группы компаний со сводным бюджетом есть отдельный продукт — разбор в статье «1С:ERP и Управление холдингом».
Всё это входит в проект внедрения 1С:ERP для Казахстана. Лицензия программы — 3 750 000 ₸, работы — от 22 000 ₸ в час.
Частые вопросы
Можно ли пользоваться казначейством без бюджетирования?
Да. Заявки, лимиты по статьям ДДС и платёжный календарь работают и без бюджетной модели. Бюджетирование добавляет гибкие периоды лимитов и дополнительные аналитики.
Чем бюджет в ERP лучше Excel?
Факт подтягивается из учёта автоматически, а план — из планов продаж, закупок и производства. Не нужно сводить таблицы вручную, и план-факт можно смотреть в любой день, а не раз в месяц.
Почему в платёжном календаре нет ожидаемых поступлений?
Чаще всего не заполнен график оплаты в соглашениях или заказах клиентов. Календарь строится из плановых оплат — если их нет, нет и поступлений.
Сколько сценариев бюджета нужно?
Для начала хватает одного — базового. Второй сценарий имеет смысл, когда компания готова регулярно сравнивать варианты и принимать по ним решения.
