Қаржы директоры әдетте екі нәрсе сұрайды: «келесі сейсенбіде ақша жете ме, соны білгім келеді» және «ешкім келісімсіз төлемесін». Біріншісі — қазынашылық пен төлем күнтізбесі, екіншісі — өтінімдер мен лимиттер. 1С:ERP-дегі бюджеттеу — үшінші, бөлек әңгіме, одан бастау әрдайым дұрыс емес. Үш бөліктің қалай құрылғанын және оларды қандай ретпен қосу керегін талдаймыз.
Қазынашылық: ақшаны бақылау неден басталады
Ақша қаражатын жұмсауға өтінім
ERP-дегі әр жоспарлы төлем өтінімнен басталады. Онда төлемнің сипаты операция түрі арқылы көрсетіледі: жеткізушіге аудару, есеп беретін тұлғаға беру, клиентке қайтару, несие бойынша төлеу, басқа ұйымға төлеу, басқа шығыстар және т.б. Өтінім мәртебелерден өтеді — құрылудан келісу мен төлеуге дейін.
Бухгалтер барлық шоттарды онсыз да көріп отырса, бұл не үшін керек? Өтінім ақша кеткенге дейін төлеу ниетін тіркейді. Бөлімше қажеттілігін мәлімдейді, қаржыгер оны алдын ала көріп, қашан және қай шоттан төлеу керегін шешеді.
АҚҚ баптары бойынша лимиттер
Лимиттер ақша қаражатының қозғалысы баптары бойынша беріліп, өтінімді келісу кезінде тексеріледі. Сома лимиттен асса, өтінімге «Сверх лимита» белгісі қойылады — мұндай төлем жеке шешімді талап етеді. Лимиттер тұтас кәсіпорын, бөлімшелер немесе ұйымдар бойынша бақыланады. «Лимиты расхода денежных средств» есебі лимитті, фактіні және асып кетулерді көрсетеді.
Бюджеттеу ішкі жүйесінсіз лимиттер ай сайын қойылады. Бюджеттеумен басқа кезеңдер — апта, тоқсан, жыл — және қосымша аналитикалар, мысалы, серіктес немесе шарт пайда болады.
Төлем күнтізбесі
Төлем күнтізбесі клиенттердің жоспарлы төлемдерінен, жеткізушілерге төлемдерден және басқа түсімдер мен шығыстардан автоматты түрде жиналады. Онда қаржыгер:
- әр күнге қолжетімді қалдықты көреді;
- қандай өтінімдерді қамтамасыз етуге болатынын шешеді;
- төлем көзін — банк шотын немесе кассаны таңдайды;
- шоттар арасында ақша ауыстыруды немесе несиеге өтінімді ресімдейді.
Бағдарлама күнтізбенің орындалатынын тексеріп, кассалық алшақтықтарды көрсетеді. Әрі қарай нұсқалар өмірдегідей: төлемдерді ауыстыру, клиенттермен шарттарды қайта қарау немесе несие тарту.
Банк және касса
Қолма-қолсыз операциялар «Безналичные платежи» жұмыс орнында жүргізіледі. Банкпен ERP 1CClientBankExchange немесе ISO 20022 форматындағы файлдар арқылы, ал DirectBank-ті қолдайтын банктермен тікелей алмасады. IBAN бар шетелдік банктердегі шоттар да қолдау табады. Қазақстандағы банкіңізде қандай формат пен алмасу тәсілі қолжетімді екенін жобаның басында тексереміз: үзінділерді бір басумен жүктеу мүмкіндігі осыған байланысты.
Төлемдерді бөлу: шарт, тапсырыс немесе жүкқұжат бойынша
Бұл баптауды кеш еске алады, ал дебиторлық берешек қалай көрінетінін дәл осы анықтайды.
| Есеп айырысуды егжейлеу нұсқасы | Төлем қалай бөлінеді | Кімге жарайды |
|---|---|---|
| Шарттар бойынша | Есеп айырысу тұтас шарт бойынша бақыланады | Тұрақты жеткізілімдері бар ұзақ шарттар |
| Тапсырыстар бойынша | Төлем тапсырыстарға түсіп, ФИФО бойынша жүкқұжаттарға есепке алынады | Тапсырыс бойынша жұмыс, нақты тапсырысқа алдын ала төлем |
| Есеп айырысу құжаттары бойынша | Әр жүкқұжат бөлек бақыланады | Клиенттер нақты шоттар бойынша төлегенде |
Аралас нұсқалар да бар, мысалы, тапсырыс бойынша аванс және жүкқұжаттар бойынша қарыз. Төлем тәртібі төлем кестесімен беріледі — төлем күнтізбесі күтілетін түсімдерді содан алады. Келісімдерде төлем кестесі толтырылмаса, күнтізбе кіріс ақша бойынша бос болады, және бұл «ERP-дегі күнтізбе жұмыс істемейді» деген сөздің ең жиі себебі.
Бюджеттеу: модель, сценарийлер, жоспар-факт
Бюджет моделі
«Бюджеттеу» ішкі жүйесінің негізі — ұйымдар мен бөлімшелерге дейін егжейленген, кез келген күрделіліктегі бюджеттерден тұратын модель. Модельдер қанша болса да болады: мысалы, біреуі тұтас топқа, екіншісі — инвестициялық жобаға.
Модельге сату, сатып алу және өндіріс жоспарлары жүктеледі. Серіктестер, шарттар және АҚҚ баптары бойынша аналитикалар жоспарлау құжаттарынан автоматты түрде тартылады. Төлемдерді бюджет бабы бойынша немесе аванс пен жөнелтуден кейінгі төлемге бөліп жоспарлауға болады.
Сценарийлер және жылжымалы жоспар
Сценарийлер жоспардың бірнеше нұсқасын қатар ұстауға, мысалы, базалық және пессимистік, және оларды әртүрлі валюталарда салыстыруға мүмкіндік береді: операция, сценарий, басқарушылық немесе регламенттелген есеп валютасында. Жылжымалы жоспарлау көкжиекті жылжытады: үш айға алдағы жоспар ай сайын нақтыланып, жаңа кезеңмен толықтырылады.
Факт қайдан алынады
Нақты деректерді бюджет үш көзден алады:
- Жедел есеп — шаруашылық операциялар.
- Регламенттелген немесе халықаралық есеп — шоттар бойынша қалдықтар мен айналымдар.
- Еркін деректер — қалғанының бәріне арналған бапталатын сызба.
Осы жиынтықтан есептер құралады: «Бюджет» (тек жоспар), «Сравнение сценариев» және «План-фактный анализ».
Бюджеттен алынатын лимиттер
Лимиттер бюджеттеуде жүргізілсе, олардың үш түрі бар: рұқсат беретін (қалдықтан асатын өтінімді өткізуге тыйым салады), қосымша шектейтін (мысалы, бап лимитінің ішіндегі серіктеске лимит) және ақпараттық (тек ескертеді). Біз әдетте ақпараттықтан бастаймыз: екі-үш ай компания асып кетулерді көреді, бірақ тоқтамайды, содан кейін негізгі баптарды рұқсат беретінге ауыстырады.
Бюджеттік процесс
Регламент жауапты орындаушылармен кезеңдер ретінде сипатталады — жоспарды енгізу, есептеу, орындалуын бақылау, факторлық талдау. «Монитор бюджетных процессов» мерзімдерден кім кешігіп жатқанын және тапсырмалар қай жерде қайшы келетінін көрсетеді. Бес бөлімшесі бар компания үшін бұл артық болуы мүмкін; холдинг үшін — Excel үлгілерін таратудан құтқарады.
АҚҚ баптары және бюджет баптары: қалай батып кетпеу керек
Баптар анықтамалығы — қазынашылықтың да, бюджеттің де іргетасы. Ондағы қателер ең қымбатқа түседі, өйткені барлық құжаттарды өткен күнмен түзетуге тура келеді.
Жобаларда қолданатын бірнеше ереже:
- Баптар олар бойынша қанша шешім қабылданса, сонша болуы керек. Директор «Кеңсе тауарлары» мен «Шаруашылық тауарларына» ешқашан бөлек қарамаса, екі бап керек емес. Ешкім шешім қабылдамайтын елу АҚҚ бабы тек қазынашының жұмысын баяулатады.
- Иерархия — жауапкершілік бойынша. Баптар топтарын әр топтың өтінімдерді келісетін және лимитке жауап беретін иесі болатындай құрған ыңғайлы.
- Салықтар мен жалақы — бөлек. Бюджетке төлемдер мен персоналға төлемдердің өз мерзімдері бар, оларды төлем күнтізбесінде бөлек жолдармен көрген пайдалы.
- Бюджет баптары мен АҚҚ баптары — бір нәрсе емес. Кірістер мен шығыстар бюджеті есептеулермен, ақша қозғалысы бюджеті төлемдермен өмір сүреді. Оларды байланыстыруға болады, бірақ бір анықтамалыққа араластырмаған жөн.
Бастапқыдағы типтік мәселе — бухгалтерия өз АҚҚ баптарын «есеп үшін» жүргізіп отыр, ал қаржы қызметі басқаларын қалайды. Бір анықтамалық туралы алғашқы үш айлық жұмыстан кейін емес, баптауға дейін келіскен дұрыс.
Қандай ретпен қосу керек
Тәжірибеміз мына реттілікті ұсынады:
- Банк және касса, үзінділерді жүктеу, дұрыс АҚҚ баптары.
- Жұмсауға өтінімдер қарапайым келісу бағытымен.
- Төлем күнтізбесі — клиенттермен және жеткізушілермен келісімдерде төлем кестелері толтырылғаннан кейін.
- Лимиттер негізгі баптар бойынша, алдымен ақпараттық.
- Бюджет моделі — есеп кемінде бір тоқсан тұрақты болып, фактіні жүйеден алуға болатын кезде.
Қисық деректердегі бюджет жоспар-фактіні емес, есептің сапасын көрсетеді. Сондықтан бюджеттеу әрдайым дерлік жобаның екінші кезегінде жүреді — бұл кезектерді «1С:ERP енгізу кезеңдері мен мерзімдері» мақаласында сипаттағанымызбен сәйкес келеді.
Кірістер мен шығыстар бюджеті өзіндік құнға сүйенеді, сондықтан алдымен оның есебін реттеген жөн — «1С:ERP-де өзіндік құнды есептеу» қараңыз. Басқа қимада немесе ҚЕХС бойынша басқарушылық есептілік керек болса, «1С:ERP-дегі ҚЕХС және басқарушылық есеп» оқыңыз. Жиынтық бюджеті бар компаниялар тобы үшін бөлек өнім бар — талдауы «1С:ERP және Управление холдингом» мақаласында.
Мұның бәрі Қазақстанға арналған 1С:ERP енгізу жобасына кіреді. Бағдарлама лицензиясы — 3 750 000 ₸, жұмыстар — сағатына 22 000 ₸-ден бастап.
Жиі қойылатын сұрақтар
Қазынашылықты бюджеттеусіз пайдалануға бола ма?
Иә. Өтінімдер, АҚҚ баптары бойынша лимиттер және төлем күнтізбесі бюджет моделінсіз де жұмыс істейді. Бюджеттеу лимиттердің икемді кезеңдері мен қосымша аналитикаларды қосады.
ERP-дегі бюджет Excel-ден несімен жақсы?
Факт есептен автоматты түрде, ал жоспар — сату, сатып алу және өндіріс жоспарларынан тартылады. Кестелерді қолмен жинаудың қажеті жоқ, жоспар-фактіні айына бір рет емес, кез келген күні қарауға болады.
Төлем күнтізбесінде неге күтілетін түсімдер жоқ?
Көбіне клиенттердің келісімдерінде немесе тапсырыстарында төлем кестесі толтырылмаған. Күнтізбе жоспарлы төлемдерден құрылады — олар болмаса, түсімдер де жоқ.
Бюджеттің қанша сценарийі керек?
Бастау үшін біреуі — базалық жеткілікті. Екінші сценарийдің мағынасы компания нұсқаларды үнемі салыстырып, олар бойынша шешім қабылдауға дайын болғанда бар.
