Көптеген компанияда ҚЕХС бойынша есептілік әлі күнге дейін Excel-де жиналады: қаржы бөлімі 1С-тен айналым ведомосін жүктеп шығарады, оны баптар бойынша жіктейді, түзетулер жасайды және тоқсанына бір рет аудиторға береді. Кестені барлық формулаларды есте сақтайтын бір адам жүргізгенше жұмыс істейді. 1С:ERP халықаралық есепті сол базада, регламенттелген есеппен қатар жүргізуге мүмкіндік береді. Төменде — бұл қалай құрылғаны, нені баптау керек және әдетте қай жерде сүрінетіні.
Бір базада есептің үш түрі
Қазақстанға арналған ERP-де бір құжат — түсім, өткізу, өнім шығару — бірнеше контурда көрсетіледі:
| Контур | Кім үшін | Немен жүргізіледі |
|---|---|---|
| Регламенттелген есеп | Салық органы, статистика, банктер | ҚР типтік шоттар жоспары, салық тіркелімдері |
| Халықаралық қаржылық есеп | Меншік иелері, шетелдік инвесторлар, аудиторлар, кредиторлар | «Международный» шоттар жоспары, құжаттарды көрсету ережелері |
| Басқарушылық есеп | Директор, қаржы директоры, бағыт басшылары | Операциялық тіркелімдер, бюджеттер, өзіндік құн мен қаржылық нәтиже бойынша есептер |
Деректер бірдей, оларды бағалау және топтау ережелері ерекшеленеді. Сондықтан бір базадағы қатар есеп кестедегі трансформациядан дәлірек: ҚЕХС-тің әр санын құжатқа дейін ашып көруге болады.
ERP-де халықаралық есеп қалай құрылған
Қосу. Ішкі жүйе жүйе параметрлерін баптауда «Международный финансовый учёт» жалаушасымен қосылады. Осыдан кейін бағдарламада тиісті бөлім пайда болады.
Шоттар жоспары. ҚЕХС үшін бөлек «Международный» шоттар жоспары пайдаланылады. Оны өз есептілігіңізге баптауға болады: шоттар, қосалқы шоттар, аналитиканың (субконто) үш түріне дейін. Онда сандық есеп жоқ — ол керек те емес, сан операциялық тіркелімдерде жүргізіледі.
Әдістемелік модель. «1С» фирмасы дайын модельді — шоттар жоспары мен көрсету үлгілерін жеткізеді. Біз әрдайым дерлік содан бастап, оны нөлден құрмай, топтың есеп саясатына қарай пысықтаймыз: бұл жылдамырақ және қолдау оңайырақ.
Өткізбелер. Операциялық есеп деректері бойынша, бапталған ережелер мен үлгілер бойынша автоматты түрде қалыптасады. Яғни ҚЕХС өткізбесі салық есебі өткізбесінен емес, сол құжаттан — өз бағалауымен пайда болады. Операциялық құжаттарда жоқ түзетулер (резервтер, қайта бағалаулар, қайта жіктеулер) бөлек құжаттармен енгізіледі.
Валюталар. Халықаралық есеп функционалдық валютада және ұсыну валютасында жүргізіледі. Шетелдік топтардың еншілес ұйымдары үшін бұл маңызды: бас компанияға есеп доллармен немесе еуромен, ал есеп теңгемен болуы мүмкін.
Есептер. Есептілік нысандары бапталатын есептер арқылы құрылады — баланс, пайда мен залал туралы есеп, ақша қаражатының қозғалысы өз құрылымыңыз бойынша.
Нені және қандай ретпен баптау керек
- ҚЕХС бойынша есеп саясаты. Алдымен әдіснама: қандай активтер қандай бағалауда, резервтерді қалай есептейміз, жалдауды қалай көрсетеміз, функционалдық валюта қандай. Онсыз бағдарламадағы баптау болжауға айналады.
- «Международный» шоттар жоспары. Жеткізілетін модельді жүктеп, оны топ есептілігіне келтіреміз.
- Көрсету ережелері. Операциялардың әр түрі үшін — ҚЕХС-тің қай шоты, қандай бағалауда. Уақыттың негізгі бөлігі осында кетеді.
- Бастапқы қалдықтар. Бастау күніне ҚЕХС бойынша қалдықтар — әдетте Excel-де немесе аудиторда жасалған соңғы трансформациядан.
- Сынақ жабу. Бір айды ескі әдістемемен қатар жауып, нәтижені бап бойынша салыстырамыз.
ERP-ге дейін ҚЕХС бойынша есептілікті трансформациямен дайындаса, алдымен трансформацияның қатар есептен немен ерекшеленетінін және одан нені алуға болатынын оқыған пайдалы: «Есептілікті ҚЕХС-ке трансформациялау».
Басқарушылық есеп: не бар
«Басқарушылық есеп» деп әр директор өзінікін түсінеді. ERP-де оны бірнеше тетік жабады, бұл үшін бөлек шоттар жоспары әдетте керек емес:
- Өзіндік құн және қаржылық нәтиже — тапсырыстар, партиялар, қызмет бағыттары бойынша. Бұл қалай есептелетінін «1С:ERP-де өзіндік құнды есептеу» мақаласында талдаймыз.
- Бюджеттеу — ақша қозғалысы, кірістер мен шығыстар бюджеттері, ҚЖО бойынша жоспар-факт — «1С:ERP-дегі бюджеттеу және қазынашылық» қараңыз.
- Сату, сатып алу, қалдықтар, дебиторлық берешек бойынша талдамалық есептер — операциялық тіркелімдерден, өткізбелерсіз.
Компаниялар тобы бойынша бірыңғай валютадағы басқарушылық баланс пен көрсеткіштер — бұдан тыс жиі сұралатын нәрсе. Шоғырландыруы бар топ туралы сөз болса, оны әр ERP-де емес, бір деңгей жоғары — 1С:Управление холдингомда құрған дұрыс; екі өнімді қалай байланыстыру керектігі «1С:ERP және Управление холдингом» мақаласында, ал шоғырландырудың өзі «Управление холдингомдағы ҚЕХС шоғырландыруы» мақаласында сипатталған.
Типтік қателер
Есеп саясатынан емес, бағдарламадан бастайды. Кеңесші ережелерді баптайды, бухгалтер оларды өзгертеді, аудитор үшінші нұсқаны сұрайды. Бір айлық жұмыс қайта жасауға кетеді.
ҚЕХС салық есебінен «өзі жиналады» деп күтеді. Операциялық құжаттарда қажетті аналитика болмаса (мысалы, негізгі құралдың мақсаты немесе жалдау шарты), көрсету ережелері ештеңе ойлап таппайды. Аналитика жобалау кезеңінде салынады.
ҚЕХС-ті жылына бір рет жабады. Бір жыл ішінде таратылмаған операциялар мен енді ешкім жауабын есіне түсірмейтін сұрақтар жиналады. ҚЕХС бойынша ай сайын немесе кем дегенде тоқсан сайын жабу — қалыпты тәжірибе.
Халықаралық контурға бірде-бір адам жауап бермейді. Бас бухгалтер салық есебіне, қаржы директоры бюджеттерге жауап береді, ал ҚЕХС көрсету ережелерін жаңартулар мен операциялардың жаңа түрлерінен кейін ешкім тексермейді. Иесін тағайындаңыз.
Біз мұны қалай жасаймыз
Халықаралық есепті 1С:ERP енгізу жобасы аясында немесе операциялық есеп іске қосылғаннан кейін бөлек кезеңмен қосамыз — екінші нұсқа жиі ақылдырақ: алдымен тұрақты құжаттар, содан кейін ҚЕХС. Жұмыстар — сағатына 22 000 ₸-ден бастап, көлемін есеп саясатын талдағаннан кейін бағалаймыз.
Іс жүзінде ҚЕХС бойынша алғашқы сынақ жабу ескі трансформациямен алшақтықтарды әрдайым дерлік көрсетеді. Бұл қалыпты: олардың бір бөлігі — біз түзететін көрсету ережелерінің қателері, ал бір бөлігі — бұрын ешкім көрмеген ескі кестелердің қателері. Әр алшақтықты қаржы бөлімімен және қажет болса аудитормен бірге талдаймыз, тек содан кейін ай сайынғы жабуға көшеміз.
ERP-дегі ҚЕХС-ке дайындықтың тексеру парағы
Халықаралық есепті қоспас бұрын компанияның оған дайын екенін тексеріңіз:
- тек салық есебі бойынша емес, ҚЕХС бойынша бекітілген есеп саясаты бар;
- есептілікті кім тұтынатыны түсінікті: аудитор, бас компания, банк — және ол қандай форматта және қандай мерзімде керек;
- функционалдық валюта мен ұсыну валютасы анықталған;
- бастапқы қалдықтарды алатын соңғы трансформацияланған есептілік бар;
- ERP-дегі операциялық есеп тұрақты: құжаттар уақытында өткізіледі, ай қолмен түзетусіз жабылады;
- ай сайынғы жабуға уақыты бар халықаралық контурдың иесі тағайындалған;
- аудитормен ол ERP-де құрылған есептілікті қабылдайтынына және тексеру үшін не керек екеніне келісілген.
Тармақтардың жартысы болмаса, бағдарламаны баптаудан емес, әдіснамадан бастаған жөн. Бұл жоғалған уақыт емес: сол есеп саясаты аудиторға да, есептің кез келген нұсқасында да керек болады.
Жиі қойылатын сұрақтар
ERP-де ҚЕХС-ті бөлек бағдарламасыз жүргізуге бола ма?
Иә. Қазақстанға арналған 1С:ERP-де өз шоттар жоспары, көрсету ережелері және есептері бар халықаралық қаржылық есеп ішкі жүйесі бар. Топты шоғырландыру қажет болғанда бөлек бағдарлама керек — ол үшін Управление холдингом бар.
Әр құжатты екі рет енгізу керек пе?
Жоқ. ҚЕХС өткізбелері сол құжаттардан бапталған ережелер бойынша автоматты түрде қалыптасады. Қолмен операциялық есепте жоқ түзетулер ғана енгізіледі.
ҚЕХС-ті қай валютада жүргізу керек?
Есеп саясаты анықтайтын функционалдық валютада және ұсыну валютасында. ERP екеуін де қолдайды, сондықтан шетелдік бас компанияға есепті оның валютасында алуға болады.
ҚЕХС-ті баптау қанша уақыт алады?
Есеп саясатының дайындығына және операциялар түрлерінің санына байланысты. Әдістемені талдағаннан кейін бағалаймыз; алғашқы сынақ жабуды әдетте операциялық есеп бір-екі ай жұмыс істегеннен кейін жасаймыз.
Қатар есеп Excel-дегі трансформациядан немен жақсы?
Трансформация дайын айналым-сальдо ведомосін алып, оны түзетеді: бастапқыда жылдам, бірақ ҚЕХС-тің әр саны кестедегі формулаларға және оларды есте сақтайтын адамға тәуелді. Қатар есеп ҚЕХС өткізбелерін салық есебі пайдаланатын сол құжаттардан құрады, сондықтан кез келген бапты бастапқы құжатқа дейін ашып көруге болады, ал аудитор соманың қайдан шыққанын көреді. Бұның бағасы — көрсету ережелерін баптау және операциялық есептің тәртібі.
