Себестоимость в 1С:ERP почти никогда не «ломается» в момент расчёта. Она ломается раньше — в настройке статей, в правилах распределения, в документах, проведённых задним числом. Когда в конце месяца финансовый директор видит отрицательную маржу по ходовому изделию, искать нужно не в отчёте, а в том, как затраты попали на выпуск. Ниже — как это устроено и где чаще всего ошибаются.
Два вида расчёта
ERP считает себестоимость по данным оперативного учёта и делает это двумя способами.
Предварительный расчёт — по средней взвешенной оценке, без полного закрытия. Он нужен, чтобы видеть ориентировочную валовую прибыль в течение месяца. Его можно поставить регламентным заданием, например каждую ночь.
Фактический расчёт — по итогам месяца, с полным расчётом стоимости партий движения номенклатурных затрат. Именно он формирует финансовый результат.
Способ списания задаётся в учётной политике: средняя за месяц или ФИФО. ФИФО работает только при партионном учёте. Менять способ посреди года мы не советуем — сравнение периодов становится бессмысленным, а налоговые последствия нужно отдельно согласовать с бухгалтерией.
Статьи затрат и статьи калькуляции
Это два разных справочника, и их путают постоянно.
| Справочник | Отвечает на вопрос | Пример |
|---|---|---|
| Статья расходов | Куда относится расход по экономическому смыслу | «Электроэнергия цеха» — на себестоимость производства, распределяемая |
| Статья калькуляции | В какой строке калькуляции выпуска окажется затрата | «Общепроизводственные расходы», «Материалы», «Оплата труда» |
У каждой статьи расходов есть вариант распределения: на себестоимость производства (прямые или распределяемые), на себестоимость продаж, на финансовый результат и другие. От этого выбора зависит, окажется ли расход в стоимости продукции или уйдёт сразу в расходы периода.
Частая ошибка на старте — завести одну статью «Прочие расходы» с вариантом «на финансовый результат» и относить на неё всё подряд, включая аренду цеха. Себестоимость получается заниженной, маржа — красивой, а через полгода выясняется, что продукция продаётся в минус.
Как затраты попадают на выпуск
Прямые затраты
Материалы и полуфабрикаты, списанные в производство, учитываются в подразделении как незавершённое производство. Прямые расходы с аналитикой по партии производства сразу относятся на конкретную партию. Если аналитика — заказ на производство или группа продукции, расход распределяется по базе.
Распределяемые затраты
Для них есть документ «Распределение расходов» и правило распределения. В правиле задаются подразделения, база распределения и партии, на которые расход ляжет. Правило может распределять и по статьям.
На практике база выбирается из того, что реально коррелирует с расходом. Электроэнергия цеха — по машино-часам, если они учитываются. Зарплата мастера — по трудозатратам основных рабочих. Распределять всё «пропорционально материалам» проще всего, но для изделий с дорогим сырьём и простой обработкой это даёт завышенную себестоимость, а для трудоёмких — заниженную.
Общехозяйственные расходы
Расходы управления распределяются на направления деятельности — по выручке, себестоимости продаж, валовой прибыли или прямым производственным затратам. В себестоимость отдельного изделия они обычно не входят, но для управленческой маржи по направлениям без них не обойтись.
Незавершённое производство
Все номенклатурные затраты, пока выпуск не оформлен, живут в незавершённом производстве подразделения. Распределяемые расходы можно отнести и на партии, оставшиеся в НЗП, или перераспределить на другие статьи.
Нормативные расходы с отклонениями фиксируются производственными документами и попадают в себестоимость автоматически. Расхождения учётных остатков с фактическими выявляются инвентаризацией и распределяются на конец периода. Отсюда практическое правило: инвентаризацию НЗП проводите до закрытия месяца, а не после.
Закрытие месяца
Фактический расчёт выполняется в рабочем месте «Закрытие месяца». В нём собраны все операции периода по порядку, и в рамках закрытия автоматически выполняются:
- распределение расходов на себестоимость товаров;
- распределение расходов на себестоимость продаж;
- распределение по объектам возникновения затрат;
- сам расчёт себестоимости.
Каждая операция показывает статус. Если шаг закончился ошибкой, следующие лучше не запускать, пока не разобрались.
Чек-лист перед закрытием
Мы прогоняем его с клиентами каждый месяц на сопровождении:
- Все выпуски и этапы оформлены, нет «висящих» заказов с выданными материалами без выпуска.
- Нет отрицательных остатков по складам и в НЗП.
- Все расходы имеют статью с понятным вариантом распределения.
- Правила распределения покрывают все подразделения, где есть распределяемые расходы.
- Документы прошлого периода никто не перепровёл после последнего закрытия.
Пятый пункт — самый коварный. Один документ поступления, исправленный задним числом, тянет за собой пересчёт всех следующих месяцев. Если такое случается часто, стоит закрывать периоды датой запрета изменения.
Где искать, если себестоимость «странная»
Когда цифра в отчёте выглядит неправдоподобно, мы идём по одному и тому же маршруту.
Сначала — остатки. Отрицательный остаток материала на дату списания почти гарантированно искажает стоимость: программа списывает то, чего по учёту ещё нет, и оценивает это по случайной цене. Отчёт по остаткам на конец каждого дня месяца быстро показывает такие места.
Потом — статьи расходов. Откройте ведомость по статьям и посмотрите, что ушло на финансовый результат, а что — в производство. Если аренда цеха или зарплата мастеров оказались «на финансовом результате», себестоимость занижена.
Дальше — правила распределения. Проверьте, что у каждого подразделения с распределяемыми расходами есть правило, и что база распределения не нулевая. Если в месяце не было выпуска в подразделении, а расходы были, они должны куда-то лечь — и правило должно это предусматривать.
И только потом — сам расчёт. Ошибки собственно алгоритма встречаются редко. В нашей практике почти всегда виноваты данные, а не программа.
Отдельная тема — возвратные отходы. Если их не указать в спецификации, вся стоимость сырья ложится на основную продукцию. Если указать по завышенной цене, себестоимость основной продукции окажется ниже реальной.
Как связаны себестоимость и планирование
Себестоимость считается из тех же этапов и спецификаций, что и производственный график. Поэтому неточные нормы бьют и по плану, и по стоимости. Как устроены этапы и ресурсные спецификации, мы показали в статье «Планирование производства в 1С:ERP». Если управленческая себестоимость должна отличаться от регламентированной, это тема для отдельного разговора — «МСФО и управленческий учёт в 1С:ERP».
Компании, которые переходят с УПП, обычно удивляются, насколько расчёт в ERP прозрачнее, но и насколько строже он к порядку документов. О подводных камнях такого перехода — в статье «Переход с УПП на 1С:ERP». Если ERP пока кажется избыточной, проверьте, хватит ли вашей себестоимости возможностей КА: «Когда Комплексной автоматизации мало».
Настройку учёта затрат мы делаем в рамках внедрения 1С:ERP или отдельным проектом на работающей базе. Работы — от 22 000 ₸ в час.
Частые вопросы
Почему себестоимость отличается от месяца к месяцу без видимых причин?
Чаще всего из-за распределяемых расходов: база распределения меняется вместе с объёмом выпуска. Ещё одна причина — документы прошлых периодов, изменённые задним числом.
Можно ли посмотреть себестоимость до конца месяца?
Да, для этого есть предварительный расчёт по средней взвешенной оценке. Он ориентировочный, окончательная цифра появляется после фактического расчёта при закрытии месяца.
Что выбрать: среднюю или ФИФО?
ФИФО требует партионного учёта и строже к порядку документов. Для большинства производств хватает средней за месяц. Выбор лучше сделать один раз на старте и согласовать с учётной политикой организации.
Сколько длится закрытие месяца в ERP?
Сам расчёт — от минут до часов в зависимости от объёма базы и сервера. Основное время уходит на подготовку: проверку выпусков, остатков и статей. С отлаженным чек-листом это обычно один-два рабочих дня.
Можно ли считать себестоимость по каждому заказу?
Да, если прямые расходы ведутся с аналитикой по заказу на производство или по партии производства. Тогда затраты относятся на заказ напрямую, а распределяемые расходы ложатся на него по правилу распределения. Для позаказного производства это обычная схема, но она требует дисциплины: каждое списание материалов должно ссылаться на заказ.
