Собственник группы из пяти-семи компаний обычно получает много отчётов и мало ответов. Каждая дочка присылает свой файл, у каждого директора свой формат, а финансовый директор в пятницу вечером сводит это в презентацию. В понедельник собственник задаёт три вопроса, и на два из них ответа в презентации нет.
Проблема не в количестве цифр. Отчётность для собственника строится от его решений: на что он может повлиять и как часто. Ниже — как мы собираем такой пакет на проектах 1С:Управление холдингом и что в нём оставляем, а что убираем.
Собственник и директор смотрят на разное
Директор дочки отвечает за операционный результат: продажи, затраты, запасы, люди. Собственник решает другие вопросы: куда вложить деньги группы, какое направление развивать, не пора ли менять директора, можно ли забрать дивиденды, выдержит ли группа новый кредит.
Отсюда первое правило: в пакете собственника не должно быть операционной детализации, которую он всё равно не использует. Отчёт о продажах по 300 SKU нужен коммерческому директору. Собственнику нужна маржа направления и её динамика, а детализация — по клику, если возникнет вопрос.
Что показывать: три уровня частоты
Мы раскладываем пакет по частоте, потому что у каждой частоты свой вопрос.
| Частота | Вопрос собственника | Что показываем |
|---|---|---|
| Еженедельно | Всё ли в порядке с деньгами? | Остатки денег по группе, платёжный календарь на 2–4 недели, крупные платежи выше порога, просроченная дебиторка |
| Ежемесячно | Как идём относительно плана? | Выручка, валовая маржа, EBITDA, чистая прибыль по компаниям и направлениям: план, факт, отклонение; долг и чистый долг; 7–12 KPI |
| Ежеквартально | Правильно ли устроен бизнес? | Консолидированная отчётность, рентабельность капитала по направлениям, инвестпроекты, ковенанты, прогноз до конца года |
Еженедельный отчёт должен помещаться на один экран. Месячный — на две-три страницы, с комментарием финансового директора к каждому крупному отклонению. Квартальный может быть длинным, но первая страница — выводы, а не таблицы.
Какие показатели выбрать
Мы советуем начинать с короткого списка и расширять его только по запросу. Хороший месячный набор для торгово-производственной группы:
- выручка и валовая маржа по направлениям;
- EBITDA группы и по направлениям;
- операционный денежный поток;
- чистый долг и отношение чистого долга к EBITDA;
- оборачиваемость запасов и дебиторской задолженности в днях;
- фонд оплаты труда к выручке;
- исполнение инвестиционной программы.
Если собственник не может сказать, какое решение он примет при отклонении показателя, показатель лишний. Это жёстко, но работает: через полгода пакет из 40 показателей превращается в 12, и их действительно читают. Как связать KPI с бюджетом группы, чтобы у каждого был план, разобрано в статье «Финансовая модель и KPI в УХ».
Отдельно про направления. Если в группе несколько видов бизнеса, разрез по юрлицам вводит в заблуждение: одна компания может совмещать торговлю и аренду. Тогда показатели нужно считать по сегментам, — методика описана в статье «Сегментная отчётность (МСФО 8) и управленческие разрезы группы».
Как это выглядит в 1С:Управление холдингом
В документации УХ для Казахстана в главе «Бизнес-анализ» описаны три инструмента, которые закрывают пакет собственника почти целиком.
Монитор ключевых показателей
Таблица, где по каждому показателю выводятся текущее, предыдущее и плановое значения, а также рассчитанные из них состояние и динамика. Для показателя задаются допустимое и предельное отклонение от плана: состояние становится хорошим, удовлетворительным или тревожным. Есть порог существенности для динамики и трактовка изменения: рост выручки — хорошо, рост просроченной дебиторки — плохо. Показатели можно группировать по ответственным и по областям анализа, а при управлении по целям — выводить деревом целей. Это и есть сбалансированная система показателей в терминах УХ.
Аналитические панели
Панель собирает на одном экране несколько аналитических отчётов, таблиц, диаграмм и монитор. Отчёты можно разложить по закладкам, например «Деньги», «План-факт», «Проекты», — формируются только отчёты на открытой закладке, поэтому панель не тормозит. Монитор на панели можно показать списком, картой целей со «светофором» или мозаикой: по плитке на показатель, с текущим и плановым значением и отклонением. Двойной щелчок по показателю открывает расшифровку до источника данных, динамику по периодам или структуру в разрезе аналитики.
Аналитическая рассылка
Собственник не обязан заходить в систему. Рассылка отправляет по расписанию ссылку на аналитическую панель с нужными отборами или сообщает об изменении состояния показателей монитора. Чтобы открыть панель по ссылке, сервер 1С должен быть доступен через веб-клиент из интернета, — это стоит учесть при проектировании инфраструктуры. Как устроены панели и дашборды для остальных пользователей группы, мы описали в статье «Корпоративная отчётность и дашборды».
Показать демо панели собственника
Как часто обновлять данные
Частота отчёта и частота обновления данных — разные вещи. Остатки денег и платёжный календарь имеет смысл обновлять ежедневно: выписки и так грузятся каждый день. План-факт по прибыли до закрытия месяца показывать опасно. Собственник увидит «провал» 15-го числа, который к 30-му закроется отгрузками, и начнёт звонить директорам.
Поэтому в пакете мы разделяем оперативные данные (деньги, продажи, дебиторка — обновляются ежедневно, помечены как оперативные) и закрытые данные (прибыль, EBITDA, KPI — только после закрытия периода). У экземпляров отчётов в УХ есть статусы и версии, поэтому правило простое: в пакет собственника попадают только утверждённые цифры, а оперативные помечаются отдельно.
Ошибки, которые мы видим чаще всего
Пакет для собственника собирают руками. Финансовый директор тратит два дня в месяц на презентацию. Ошибки в формулах Excel находят через квартал. Если данные уже есть в УХ, сборка пакета должна занимать минуты, а время финансового директора — уходить на комментарии к отклонениям.
Нет плана. Факт без плана показывает только динамику. «Выручка выросла на 18%» — хорошо это или плохо, если инфляция 10%, а план был 25%? Монитор показателей без плановых значений не посчитает состояние.
Разные цифры в разных отчётах. EBITDA в отчёте для собственника, в отчёте для банка и в бюджете считается по-разному. Одну методику закрепляем на уровне группы, а ковенантные расчёты для банков ведём отдельно и подписываем, — подробнее в статье «Ковенанты и отчётность группы для банков-кредиторов».
Слишком много показателей. Если на панели 40 плиток, собственник смотрит на три. Лучше сразу оставить эти три и ещё пять.
Комментарий важнее графика
Цифры без объяснений порождают вопросы, а вопросы — переписку на неделю. Мы просим финансового директора к каждому отклонению больше порога писать две-три фразы: что произошло, разовое это или системное, что делаем. Например: «Маржа опта упала на 4 п. п. из-за распродажи остатков перед сменой поставщика, разово, в следующем месяце вернётся к плану». Такой комментарий собственник читает за минуту, и звонок директору дочки не нужен. Комментарии удобно хранить рядом с данными, в системе, а не в отдельном письме, — тогда через год видно, почему цифра была такой.
С чего начать
Первый шаг — не настройка, а разговор. Мы просим собственника перечислить решения, которые он принимал за последние полгода, и цифры, которых ему не хватало. Из этого списка получается состав пакета. Второй шаг — проверить, откуда возьмутся данные: какие компании работают в 1С, кто присылает Excel, у кого нет бюджета. Третий — собрать первую версию панели на данных прошлого квартала и показать её собственнику до того, как настраивать всё остальное.
Если группа небольшая и все компании ведут учёт в одной базе 1С:Комплексная автоматизация, часть задач закрывают встроенные отчёты, — см. «Отчёты 1С:КА для директора». УХ нужен, когда компаний несколько, учётные системы разные, а собственнику нужна одна картина. Состав поставки — в карточке 1С:Управление холдингом.
Частые вопросы
Может ли собственник смотреть отчёты с телефона или планшета?
Через веб-клиент 1С панели открываются в браузере, без установки программы. Для этого сервер должен быть доступен из интернета, и это нужно предусмотреть с точки зрения безопасности.
Сколько показателей должно быть в мониторе собственника?
Обычно 7–12 в месячном мониторе и 3–5 в еженедельном. Больше можно, но тогда показатели нужно группировать по областям анализа, иначе их не будут читать.
Нужно ли собственнику видеть данные по каждой дочке?
Да, но не в первом экране. Первый экран — группа и направления, дочки — по расшифровке. Если одна компания тянет вниз всю группу, монитор покажет тревожное состояние, и собственник откроет детализацию сам.
Можно ли получать отчёты по почте?
Да. Аналитическая рассылка в УХ отправляет ссылку на панель по расписанию или сообщает об изменении состояния показателей монитора.
Что делать, если часть дочек присылает данные в Excel?
Загружать их в УХ формами сбора данных, чтобы в панели были все компании. Варианты загрузки — в статье «Сбор данных из дочерних баз в УХ».
