Бес-жеті компаниядан тұратын топтың меншік иесі әдетте көп есеп және аз жауап алады. Әр еншілес компания өз файлын жібереді, әр директордың өз форматы бар, ал қаржы директоры жұма күні кешке мұны презентацияға жинайды. Дүйсенбіде меншік иесі үш сұрақ қояды, және олардың екеуіне презентацияда жауап жоқ.
Мәселе сандардың санында емес. Меншік иесіне арналған есептілік оның шешімдерінен құрылады: ол неге әсер ете алады және қаншалықты жиі. Төменде — 1С:Управление холдингом жобаларында мұндай пакетті қалай жинайтынымыз және онда нені қалдырып, нені алып тастайтынымыз.
Меншік иесі мен директор әртүрлі нәрсеге қарайды
Еншілестің директоры операциялық нәтижеге жауап береді: сату, шығындар, қорлар, адамдар. Меншік иесі басқа сұрақтарды шешеді: топтың ақшасын қайда салу керек, қай бағытты дамыту керек, директорды ауыстыратын уақыт келді ме, дивидендтерді алуға бола ма, топ жаңа несиеге шыдай ма.
Бұдан бірінші ереже: меншік иесінің пакетінде ол бәрібір пайдаланбайтын операциялық егжей-тегжей болмауы тиіс. 300 SKU бойынша сату есебі коммерциялық директорға қажет. Меншік иесіне бағыттың маржасы және оның динамикасы қажет, ал егжей-тегжей — сұрақ туындаса, басу арқылы.
Нені көрсету керек: жиіліктің үш деңгейі
Біз пакетті жиілік бойынша бөлеміз, өйткені әр жиіліктің өз сұрағы бар.
| Жиілік | Меншік иесінің сұрағы | Нені көрсетеміз |
|---|---|---|
| Апта сайын | Ақшамен бәрі дұрыс па? | Топ бойынша ақша қалдықтары, 2–4 аптаға төлем күнтізбесі, шектен жоғары ірі төлемдер, мерзімі өткен дебиторлық берешек |
| Ай сайын | Жоспарға қатысты қалай келеміз? | Компаниялар мен бағыттар бойынша түсім, жалпы маржа, EBITDA, таза пайда: жоспар, факт, ауытқу; қарыз және таза қарыз; 7–12 KPI |
| Тоқсан сайын | Бизнес дұрыс құрылған ба? | Шоғырландырылған есептілік, бағыттар бойынша капитал рентабельділігі, инвестжобалар, ковенанттар, жыл соңына дейінгі болжам |
Апталық есеп бір экранға сыюы тиіс. Айлық — екі-үш бетке, әр ірі ауытқуға қаржы директорының түсініктемесімен. Тоқсандық ұзын болуы мүмкін, бірақ бірінші бет — кестелер емес, қорытындылар.
Қандай көрсеткіштерді таңдау керек
Біз қысқа тізімнен бастап, оны тек сұраныс бойынша кеңейтуге кеңес береміз. Сауда-өндірістік топ үшін жақсы айлық жиынтық:
- бағыттар бойынша түсім және жалпы маржа;
- топ бойынша және бағыттар бойынша EBITDA;
- операциялық ақша ағыны;
- таза қарыз және таза қарыздың EBITDA-ға қатынасы;
- қорлар мен дебиторлық берешектің күндермен айналымдылығы;
- еңбекақы қорының түсімге қатынасы;
- инвестициялық бағдарламаның орындалуы.
Егер меншік иесі көрсеткіш ауытқыған кезде қандай шешім қабылдайтынын айта алмаса, көрсеткіш артық. Бұл қатаң, бірақ жұмыс істейді: жарты жылдан кейін 40 көрсеткіштен тұратын пакет 12-ге айналады, және оларды шынымен оқиды. Әрқайсысының жоспары болуы үшін KPI-ды топ бюджетімен қалай байланыстыру керектігі «УХ-тағы қаржылық модель және KPI» мақаласында талданған.
Бағыттар туралы бөлек. Егер топта бизнестің бірнеше түрі болса, заңды тұлғалар бойынша қима адастырады: бір компания сауда мен жалға беруді біріктіруі мүмкін. Онда көрсеткіштерді сегменттер бойынша есептеу керек — әдістеме «Сегменттік есептілік (ҚЕХС 8) және топтың басқарушылық қималары» мақаласында сипатталған.
Бұл 1С:Управление холдингом жүйесінде қалай көрінеді
Қазақстанға арналған УХ құжаттамасында «Бизнес-анализ» тарауында меншік иесінің пакетін толығымен дерлік жабатын үш құрал сипатталған.
Негізгі көрсеткіштер мониторы
Әр көрсеткіш бойынша ағымдағы, алдыңғы және жоспарлы мәндер, сондай-ақ олардан есептелген жай-күй мен динамика шығарылатын кесте. Көрсеткіш үшін жоспардан рұқсат етілген және шекті ауытқу беріледі: жай-күй жақсы, қанағаттанарлық немесе дабылды болады. Динамика үшін маңыздылық шегі және өзгерісті түсіндіру бар: түсімнің өсуі — жақсы, мерзімі өткен дебиторканың өсуі — жаман. Көрсеткіштерді жауаптылар және талдау салалары бойынша топтастыруға, ал мақсаттар бойынша басқаруда — мақсаттар ағашымен шығаруға болады. Бұл УХ терминдеріндегі теңгерімді көрсеткіштер жүйесі.
Аналитикалық панельдер
Панель бір экранда бірнеше аналитикалық есепті, кестелерді, диаграммаларды және мониторды жинайды. Есептерді қойындылар бойынша бөлуге болады, мысалы «Ақша», «Жоспар-факт», «Жобалар», — тек ашық қойындыдағы есептер құрылады, сондықтан панель баяуламайды. Панельдегі мониторды тізіммен, «бағдаршамы» бар мақсаттар картасымен немесе мозаикамен көрсетуге болады: әр көрсеткішке ағымдағы және жоспарлы мәні мен ауытқуы бар бір тақта. Көрсеткішті екі рет басу деректер көзіне дейін таратылымды, кезеңдер бойынша динамиканы немесе аналитика қимасындағы құрылымды ашады.
Аналитикалық тарату
Меншік иесі жүйеге кіруге міндетті емес. Тарату кесте бойынша қажетті іріктеулері бар аналитикалық панельге сілтеме жібереді немесе монитор көрсеткіштерінің жай-күйінің өзгергені туралы хабарлайды. Панельді сілтеме бойынша ашу үшін 1С сервері интернеттен веб-клиент арқылы қолжетімді болуы тиіс — мұны инфрақұрылымды жобалау кезінде ескерген жөн. Топтың қалған пайдаланушыларына арналған панельдер мен дашбордтар қалай құрылғанын «Корпоративтік есептілік және дашбордтар» мақаласында сипаттадық.
Меншік иесі панелінің демосын көрсету
Деректерді қаншалықты жиі жаңарту керек
Есептің жиілігі мен деректерді жаңарту жиілігі — әртүрлі нәрсе. Ақша қалдықтары мен төлем күнтізбесін күн сайын жаңартқан жөн: үзінді көшірмелер бәрібір күн сайын жүктеледі. Пайда бойынша жоспар-фактіні ай жабылғанға дейін көрсету қауіпті. Меншік иесі айдың 15-інде «құлдырауды» көреді, ол 30-ына қарай тиеп жөнелтулермен жабылады, ал ол директорларға қоңырау шала бастайды.
Сондықтан пакетте біз жедел деректерді (ақша, сату, дебиторка — күн сайын жаңартылады, жедел деп белгіленеді) және жабылған деректерді (пайда, EBITDA, KPI — тек кезең жабылғаннан кейін) бөлеміз. УХ-тағы есеп даналарының мәртебелері мен нұсқалары бар, сондықтан ереже қарапайым: меншік иесінің пакетіне тек бекітілген сандар түседі, ал жеделдері бөлек белгіленеді.
Біз жиі көретін қателер
Меншік иесіне арналған пакетті қолмен жинайды. Қаржы директоры айына екі күнді презентацияға жұмсайды. Excel формулаларындағы қателерді тоқсаннан кейін табады. Егер деректер УХ-та бар болса, пакетті жинау минуттарды алуы тиіс, ал қаржы директорының уақыты ауытқуларға түсініктемелерге кетуі керек.
Жоспар жоқ. Жоспарсыз факт тек динамиканы көрсетеді. «Түсім 18%-ға өсті» — инфляция 10%, ал жоспар 25% болса, бұл жақсы ма, жаман ба? Жоспарлы мәндерсіз көрсеткіштер мониторы жай-күйді есептемейді.
Әртүрлі есептердегі әртүрлі сандар. Меншік иесіне арналған есептегі, банкке арналған есептегі және бюджеттегі EBITDA әртүрлі есептеледі. Бір әдістемені топ деңгейінде бекітеміз, ал банктерге арналған ковенанттық есептеулерді бөлек жүргізіп, белгілейміз — толығырақ «Ковенанттар және несие беруші банктерге арналған топ есептілігі» мақаласында.
Көрсеткіштер тым көп. Панельде 40 тақта болса, меншік иесі үшеуіне қарайды. Сол үшеуін және тағы бесеуін бірден қалдырған дұрыс.
Түсініктеме графиктен маңыздырақ
Түсініктемесіз сандар сұрақтар туғызады, ал сұрақтар — бір апталық хат алмасуды. Біз қаржы директорынан шектен асқан әр ауытқуға екі-үш сөйлем жазуды сұраймыз: не болды, бұл бір реттік пе әлде жүйелі ме, не істеп жатырмыз. Мысалы: «Көтерменің маржасы жеткізушіні ауыстыру алдында қалдықтарды сатуға байланысты 4 п. п.-ға төмендеді, бір реттік, келесі айда жоспарға оралады». Мұндай түсініктемені меншік иесі бір минутта оқиды, және еншілестің директорына қоңырау шалудың қажеті жоқ. Түсініктемелерді бөлек хатта емес, деректердің жанында, жүйеде сақтаған ыңғайлы — сонда бір жылдан кейін санның неге сондай болғаны көрінеді.
Неден бастау керек
Бірінші қадам — баптау емес, әңгіме. Біз меншік иесінен соңғы жарты жылда қабылдаған шешімдерін және оған жетпеген сандарды атауды сұраймыз. Осы тізімнен пакет құрамы шығады. Екінші қадам — деректер қайдан алынатынын тексеру: қай компаниялар 1С-та жұмыс істейді, кім Excel жібереді, кімде бюджет жоқ. Үшінші — панельдің бірінші нұсқасын өткен тоқсанның деректерінде жинап, қалғанының бәрін баптамай тұрып оны меншік иесіне көрсету.
Егер топ шағын болса және барлық компаниялар есепті бір 1С:Комплексная автоматизация базасында жүргізсе, міндеттердің бір бөлігін кіріктірілген есептер жабады — «Директорға арналған 1С:КА есептері» қараңыз. УХ компаниялар бірнеше, есеп жүйелері әртүрлі, ал меншік иесіне бір сурет қажет болғанда керек. Жеткізілім құрамы — 1С:Управление холдингом карточкасында.
Жиі қойылатын сұрақтар
Меншік иесі есептерді телефоннан немесе планшеттен көре ала ма?
1С веб-клиенті арқылы панельдер бағдарламаны орнатпай-ақ браузерде ашылады. Ол үшін сервер интернеттен қолжетімді болуы тиіс, және мұны қауіпсіздік тұрғысынан қарастыру керек.
Меншік иесінің мониторында қанша көрсеткіш болуы керек?
Әдетте айлық мониторда 7–12, апталықта 3–5. Көбірек болуы мүмкін, бірақ онда көрсеткіштерді талдау салалары бойынша топтастыру керек, әйтпесе оларды оқымайды.
Меншік иесіне әр еншілес бойынша деректерді көру керек пе?
Иә, бірақ бірінші экранда емес. Бірінші экран — топ және бағыттар, еншілестер — таратылым бойынша. Егер бір компания бүкіл топты төмен тартса, монитор дабылды жай-күйді көрсетеді, және меншік иесі егжей-тегжейді өзі ашады.
Есептерді пошта арқылы алуға бола ма?
Иә. УХ-тағы аналитикалық тарату панельге сілтемені кесте бойынша жібереді немесе монитор көрсеткіштерінің жай-күйінің өзгергені туралы хабарлайды.
Еншілестердің бір бөлігі деректерді Excel-де жіберсе, не істеу керек?
Панельде барлық компаниялар болуы үшін оларды деректер жинау нысандарымен УХ-қа жүктеу. Жүктеу нұсқалары — «УХ-та еншілес базалардан деректер жинау» мақаласында.
