Компаниялар топтарының көпшілігінде қаржылық модель бар — бұл бір адам ғана білетін үлкен Excel файлы. Ол сол адам демалысқа кетпейінше жұмыс істейді. Модельді Қазақстанға арналған 1С:Управление холдингом (УХ) бағдарламасына көшіру тек «бір автор» мәселесін ғана шешпейді: сандар қолмен көшірілмей, есеп жүйелерінен жинала бастайды, ал әр KPI-дың түсінікті көзі пайда болады. УХ-тағы модель неден тұратынын және оған қалай келу керегін айтамыз.
УХ-тағы қаржылық модель неден тұрады
УХ терминдерімен қаржылық модель — топтың ортақ құрылымына құрылған өзара байланысты бюджеттер жиынтығы. Оның негізгі элементтері:
| Элемент | Бұл не | Мысал |
|---|---|---|
| Ұйымдық-қаржылық құрылым | Топ компаниялары және қаржылық жауапкершілік орталықтары (ҚЖО) | Басқарушы компания, үш ЖШС, филиал |
| Бюджет баптары | БДР, БДДС және ресурстар қозғалысы бюджетінің жолдары | «Өткізуден түскен түсім», «Жеткізушілерге төлем» |
| Аналитикалар | Баптардың қималары: бапқа қосымша үшеуге дейін, сонымен қатар ҚЖО, валюта, жоба, контрагент, шарт | Өңірлер және тауар топтары бойынша түсім |
| Көрсеткіштер мен формулалар | Бір көрсеткіштерді басқалардан есептеу | Маржа = түсім − өзіндік құн |
| Сценарийлер | Деректер қабаттары: жоспар, факт, резерв, болжам | Толығырақ — сценарийлер туралы мақалада |
| Есептер | Әртүрлі пайдаланушыларға арналған есептілік жиынтықтары | Директорлар кеңесіне арналған пакет |
Маңызды жайт: бизнес-пайдаланушы жіктеуіштерді, аналитикаларды және көрсеткіштерді өзі анықтап, бюджеттік модельдер мен есептілік жиынтықтарын әзірлей алады. Ішкі жүйені «1С» фирмасы осылай сипаттайды, ал іс жүзінде бұл қаржы қызметі модельді бағдарламашысыз өзгертеді дегенді білдіреді — егер оны оқытса.
Үш бюджет және олар қалай байланысқан
БДР (кірістер мен шығыстар бюджеті) — есептеулер: түсім, өзіндік құн, шығыстар, пайда.
БДДС (ақша қаражатының қозғалысы бюджеті) — ақша: күндер мен шоттар бойынша түсімдер мен төлемдер.
Ресурстар қозғалысы бюджеті — заттай және құндық көрсеткіштер: қорлар, негізгі құралдар, персонал.
УХ-та лимиттеу үш бюджетте де жұмыс істейді. Лимиттер жоспарлау кезеңінде беріледі және екі деңгейде бақыланады — шарттардың төлем кестелері («Резервирование бюджета» құжаттары) және операцияға өтінімдер. Осылайша қаржылық модель «кейінге» арналған есеп болудан қалып, күнделікті төлемдерге әсер ете бастайды. Лимиттер механикасы «УХ-тағы шарттар мен лимиттерді басқару» мақаласында талданған.
Бюджеттер арасындағы байланыс есептеу ережелерімен беріледі. Мысалы, БДР-дағы түсім төлем шарттарын ескере отырып БДДС түсімдеріне айналады: 30 % аванс, қалғаны 45 күннен кейін. Мұндай ережелер бапталса, сату жоспарының өзгеруі ақша ағынын да автоматты түрде жылжытады — УХ тәуелді бюджеттерді қайта есептейді.
KPI: нені есептеу керек және қайдан алу керек
Холдингтегі KPI үш топқа бөлінеді, әрқайсысының өз деректер көзі бар.
Қаржылық KPI — түсім, EBITDA, маржиналдық, капитал рентабельділігі, қарыз жүктемесі (таза қарыз / EBITDA). Егер қарыз жүктемесі несие шартына ковенант ретінде енгізілсе, оны банктің формуласы бойынша есептеу керек — «Ковенанттар және несие беруші банктерге арналған топ есептілігі» қараңыз. Бюджеттерден және еншілес компаниялардың есеп жүйелерінен жиналған фактіден есептеледі.
Операциялық KPI — өндіріс көлемі, қуаттардың жүктелуі, қорлардың айналымдылығы, күнмен есептелген дебиторлық берешек. Көзі — сол есеп базалары, бірақ тек сомалар емес, заттай көрсеткіштер де керек.
Жобалық KPI — NPV, IRR, өтелу мерзімі, табыстылық индексі. УХ оларды инвестициялық жобалардың бюджеттері бойынша автоматты түрде есептейді.
Стратегиялық деңгей үшін УХ-та теңгерімді көрсеткіштер жүйесі (Balanced Scorecard) әдістемесі бойынша басқару бар: топ мақсаттары перспективаларға жіктеледі, әр мақсаттың көрсеткіштері мен мақсатты мәндері болады. Осылайша меншік иесі сандар жиынтығын емес, «стратегиялық мақсат → көрсеткіш → жауапты ҚЖО» байланысын көреді.
Модельді Excel-ден қалай көшіру керек: тәртібі
- Файлды түгендеу. Барлық парақтарды, көрсеткіштер мен формулаларды жазып шығамыз. Әдетте көрсеткіштердің үштен бірі ешкімге керек емес болып шығады, тағы үштен бірі бір-бірін қайталайды.
- Бірыңғай құрылым. Бүкіл топ үшін ұйымдық-қаржылық құрылым мен баптар анықтамалығын келісеміз. Бұл ең ұзақ кезең, өйткені еншілес компаниялардың бір нәрсеге өз атаулары бар. Бірыңғай НАА-сыз модель тоғыспайды — «Топтың НАА басқаруы» қараңыз.
- Факт көздері. Әр көрсеткіш үшін факт қайдан алынатынын көрсетеміз: еншілес компанияның 1С базасынан тікелей қосылу арқылы, сыртқы жүйеден, қолмен енгізу нысанынан. Нұсқалар — «УХ-та еншілес базалардан деректер жинау» мақаласында.
- Есептеу ережелері. Формулаларды көшіреміз, бірақ бірге-бір емес: Excel-де он аралық парақ арқылы есептелген нәрсе УХ-та жиі бір ережемен сипатталады.
- Параллель кезең. Бір-екі ай модельді Excel-де де, УХ-та да жүргізіп, қорытындыларды салыстырамыз. Алшақтықтар әрдайым дерлік жүйеден емес, ескі файлдан қате табады.
- Есептер мен дашбордтар. Басқармаға арналған пакет, әр еншілес компания директорына арналған есеп. Есептілік тақырыбы — «Корпоративтік есептілік және дашбордтар» мақаласында.
Excel-ден кетуге дайын емес қаржыгерлерге УХ-тың Microsoft Excel қондырмасы жарайды: жұмыс үйреншікті кестелерде жүреді, бірақ деректер базада сақталып, есептеледі.
Біз жиі көретін қателер
Анықтамасы жоқ KPI. Бір компанияда «рентабельділікті» түсімнен, екіншісінде өзіндік құннан есептейді. Әр KPI-ға карточка керек: формула, көз, кезеңділік, жауапты.
Тым егжей-тегжейлі жоспар. Әр номенклатуралық позицияны топ деңгейінде жоспарлауға тырысады. Басқарушы компанияға бұл қажет емес — егжей-тегжей есеп жүйелерінде қалады, УХ-қа агрегаттар барады.
Кешіккен факт. Модель әдемі, бірақ фактіні тоқсанына бір рет жүктейді. Сонда KPI құрал емес, тарихқа айналады. Деректер жинау регламенті есептердің әдемілігінен маңыздырақ.
ҚЕХС бойынша басқарушылық есептіліксіз модель. Егер топ банктер немесе инвесторлар алдында ҚЕХС бойынша есеп берсе, ал модель ҰҚЕС негізінде құрылса, көрсеткіштер сыртқы пайдаланушылар көретін нәрседен алшақтайды. УХ-та ҚЕХС бойынша есеп бар — «УХ-та ҚЕХС бойынша есептілікті шоғырландыру» қараңыз.
Бұған дәл УХ керек пе
Егер топ шағын болса және бәрі бір базада жүргізілсе, бюджеттеуді 1С:ERP да жаба алады — салыстыруды «1С:ERP ме, әлде Комплексная автоматизация ма» мақаласынан және «1С:Управление холдингом деген не және ERP-ден айырмашылығы» шолуынан қараңыз. Компаниялар әртүрлі, есеп жүйелері бірнешеу болғанда және қаржылық модельді олардың «үстінен» жинау керек болғанда УХ қажет. Лицензиялар — 1С:Управление холдингом для Казахстана карточкасында, әдіскер мен кеңесшілердің жұмысы — сағатына 22 000 ₸-ден бастап.
KPI карточкасы: мысал
KPI әртүрлі түсіндірілмеуі үшін әрқайсысына карточка ашамыз. Қарыз жүктемесіне арналған мысал:
| Өріс | Мәні |
|---|---|
| Көрсеткіш | Таза қарыз / EBITDA |
| Формула | (Несиелер мен қарыздар − ақша қаражаты) / соңғы 12 айдағы EBITDA |
| Көзі | Еншілестердің есеп жүйелерінен алынып, УХ-та шоғырландырылған факт |
| Кезеңділік | Ай сайын |
| Мақсатты мән | Меншік иесі немесе несие шарттарының талаптары белгілейді |
| Жауапты | Топтың қаржы директоры |
Мұндай карточкалар жарты бет алады, бірақ директорлар кеңесіндегі даулардың жартысын алып тастайды.
Көшіргеннен кейін модельді қалай тексеру керек
Excel-ден көшіру нысандар бапталған кезде емес, УХ сандары әдеттегі модельмен сәйкес келгенде аяқталады. Біз былай тексереміз:
- Жабық кезеңде салыстыру. Бекітілген Excel бар өткен тоқсанды алып, әр бап бойынша қорытындыны салыстырамыз. Айырмашылық дөңгелектеуден көп болса — қолмен түзетпей, себебін іздейміз.
- Бюджеттер байланысын тексеру. Бір болжамның өзгеруі, мысалы сату көлемінің, БДР, БДДС және болжамды балансқа өтуі керек. Тек бір нысан өзгерсе, байланыс бапталмаған.
- Дереккөздерді бақылау. Әр KPI карточкасында деректер көзі көрсетілген. Қолмен енгізілетін көрсеткішті бөлек белгілейміз — көбінесе дәл солар алшақтайды.
- Көрсеткіш иелерімен өткізу. Қаржы директоры мен бағыт басшылары өз сандарын есеп басқармаға жіберілгенге дейін қарайды.
Жабық кезеңдегі салыстыру сәйкес келмейінше, Excel-модельді өшірмейміз.
Жиі қойылатын сұрақтар
KPI құрамын қаншалықты жиі қайта қарау керек?
Көрсеткіштер құрамы әдетте топтың мақсаттары өзгерген кезде бюджеттік циклмен бірге қайта қаралады. KPI-ды кезеңнің ортасында өзгертуге болады, бірақ онда өткен айлармен салыстырудың мәні жоғалады — мұндай өзгерістерді бөлек тіркеңіз.
УХ-та бухгалтериясыз тек қаржылық модельді жүргізуге бола ма?
Иә. «1С» фирмасы сипаттаған пайдалану сценарийлерінің бірі — басқарушы компаниядағы CPM класындағы дербес шешім, есеп жүйелерінің үстіндегі «қондырма».
Модельде қанша көрсеткіш болуы керек?
Басшылық шынымен қарайтын көлемде. Басқарма пакеті үшін әдетте 15–25 KPI жеткілікті; қалғаны — ашып көрсетулер.
Енгізуден кейін модельді кім жүргізуі керек?
Басқарушы компанияның қаржы қызметі. Егер бапты немесе формуланы тек мердігер өзгерте алса, модель бизнестен тез қалып қояды — сондықтан жобаға әдіскерді оқытуды енгіземіз.
Жобалар бойынша KPI есептеуге бола ма?
Иә, NPV, IRR, өтелу мерзімі мен табыстылық индексін УХ инвестициялық жобалардың бюджеттері бойынша есептейді. Толығырақ — «УХ-тағы инвестициялық жобалар».
Модельдің бір бөлігін Excel-де қалдыруға бола ма?
Болады, өтпелі кезеңде бұл қалыпты. Бірақ басқармаға арналған KPI құрылатын есептеулерді УХ-қа бірінші болып көшірген дұрыс: көшіру қатесінің бағасы дәл сол жерде ең жоғары.
