Топтың меншік иесі дүйсенбі күні таңертең бір нәрсені көргісі келеді: қанша тапты, шоттарда қанша ақша бар, мәселелер қайда. Оның орнына ол сәрсенбіге қарай әртүрлі «еншілестерден» он бес Excel-файлдан тұратын жиынтық алады, әрқайсысында өз баптары мен өз форматы, ал жиынтық кестедегі сандар қаржы директоры жиналыста айтқан сандармен сәйкес келмейді.
1С:Управление холдингом бағдарламасындағы корпоративтік есептілік дәл осыны шешеді: бір деректер, бір әдістеме, әртүрлі адамдарға әртүрлі көрініс. Ол неден құрылатынын талдайық.
УХ-тағы есептілік неден тұрады
| Құрал | Кім үшін | Не көрсетеді |
|---|---|---|
| Есептер (есеп даналары, талдамалық есептер) | Қаржы қызметі | Егжей-тегжейлі нысандар: КШБ, АҚҚБ, баланс, сегменттер бойынша есептер, жоспар-факт |
| Талдау панельдері | Қаржы директоры, бағыт жетекшілері | Бір терезеде бірнеше байланысты аймақ: кестелер, диаграммалар, KPI виджеттері |
| KPI мониторы | Меншік иесі, басқарма | Негізгі көрсеткіштер және олардың динамикасы бір терезеде |
| Жіберу | Барлығы | Кесте бойынша немесе KPI өзгергенде есептер |
| Excel-клиент | Талдаушылар, экономистер | Үйреншікті Excel-де есептермен және бюджеттермен жұмыс |
Барлық құралдар деректерді УХ-тың бір базасынан алады, оған топ компанияларының есеп жүйелерінен факт, бюджеттер және шоғырландырылған көрсеткіштер жиналады.
Бірыңғай әдістеме әдемі графиктерден маңыздырақ
Корпоративтік есептілікті құрудағы басты жұмыс — дашборд дизайны емес, түсім, EBITDA, қарыз деп нені санайтыны туралы келісім. «Еншілестер» маржаны әртүрлі есептегенше, кез келген панель салыстыруға келмейтін сандарды көрсетеді.
УХ-та көрсеткіштер мен олардың алгоритмдері топ деңгейінде бір рет беріледі. Жіктеуіштерді, аналитиканы және бюджет модельдерін бизнес-пайдаланушы бағдарламашысыз өзі баптайды. Компаниялардың деректері салыстыру (мэппинг) арқылы бірыңғай корпоративтік анықтамалықтарға келтіріледі — бұл туралы толығырақ «Топтың НАА-сын басқару» мақаласында.
Біздің жұмыс тәртібіміз мынадай:
- Қазір меншік иесі мен басқармаға кететін барлық есептерді жинау.
- Оларда кездесетін көрсеткіштерді және әрқайсысы әр компанияда қалай есептелетінін жазып алу.
- Бірыңғай әдістемені бекіту — 3–5 беттік бір құжат.
- Тек содан кейін жүйеде нысандарды құру.
2–3 қадамдар әдетте есептерді баптаудан көп уақыт алады. Есесіне олардан кейін «сізде неге басқа сан» деген сұрақ жоғалады.
Талдау панельдері
УХ-тағы талдау панелі — бірнеше тізім мен тәуелді аймақтар жиналған нысан. Бір аймақта компанияны басасыз — көршілес аймақтарда оның көрсеткіштері жаңарады. Панельге диаграммаларды, KPI виджеттерін, жобалар бюджеттерінің жиынтық кестелерін, есептерді, тіпті инвестициялық жобалар бойынша Гант диаграммаларын орналастыруға болады. Болжамды мәндер де шығарылады.
Бастау үшін практикалық панельдер жиынтығы:
- Меншік иесінің панелі: түсім, EBITDA, таза қарыз, топтың ақша қаражаты, бюджеттен ауытқу — компаниялар бойынша және жалпы.
- Қаржы директорының панелі: КШБ және АҚҚБ жоспар-фактісі, төлем күнтізбесі, ковенанттар.
- Бағыт жетекшісінің панелі: өз бизнесінің көрсеткіштері, өткен жылмен салыстыру.
Құжатқа дейін ашып көру
УХ-тың күшті жағы — көрсеткішті төмен қарай ашып көру: шоғырландырылған саннан компанияға, компаниядан бапқа, баптан құжатқа. Деректер «1С:Предприятие 8» платформасындағы базадан тікелей қосылым арқылы келсе, сыртқы есеп жүйесіндегі бастапқы құжатты ашуға болады.
Бұл жиналыстардың сипатын өзгертеді. «Наурызда логистикаға мұндай шығыстар қайдан» деген сұрақ «келесі аптаға дейін анықтау» тапсырмасымен емес, экранда бір минутта шешіледі.
«Еншілес» есепті 1С-та жүргізбей, деректерді нысанмен немесе Excel-мен жіберсе, ашып көру жүктелген жолда аяқталады. Мұны алдын ала білген жөн және егжей-тегжей керек болса, оны деректер жинау нысанында қарастыру керек. Жүктеу нұсқалары «УХ-қа еншілес базалардан деректер жинау» мақаласында сипатталған.
KPI мониторы және теңгерімді көрсеткіштер жүйесі
KPI мониторы — негізгі көрсеткіштерге бір терезеде шолу, теріс динамика мен өсу нүктелерін анықтаумен. BSC әдістемесімен жұмыс істейтіндер үшін УХ-та мақсаттардың стратегиялық картасы, жеке есеп карталары, табыс факторларының салмақтық коэффициенттері және озық индикаторлардың теріс динамикасы туралы хабарламалар бар.
Тәжірибеден кеңес: меншік иесінің мониторында 8–10 көрсеткіштен артық болмауы керек. Олар отыз болғанда, көз қызылдарды көруді қояды.
KPI және қаржылық модель тақырыбы «УХ-тағы қаржылық модель және KPI» мақаласында толық талданған, ал меншік иесіне қандай көрсеткіштерді және қаншалықты жиі көрсету керектігі — «Топ меншік иесіне арналған есептілік» мақаласында.
Қаржылық жай-күйді талдау
УХ-та жедел талдаудың дайын әдістемелік моделі бар: өтімділік, қаржылық тұрақтылық, пайдалылық. Әзірлеуші деректері бойынша 40 қаржылық коэффициент есептеледі және мәтіндік қорытынды қалыптастырылады. Дереккөзі — есеп жүйелерінің деректері немесе шоғырландырылған есептілік.
Бұл, мысалы, банкпен келіссөз алдында ыңғайлы: банк өз коэффициенттерін есептейді, ал сіз оларды алдын ала көресіз.
Excel-клиент және жіберу
Excel-ден толық бас тартудың қажеті жоқ. Бюджеттеу және басқарушылық есептілікті талдау үшін УХ-та жұқа клиент пен веб-клиентке қоса Microsoft Excel-ге арналған add-on клиент бар. Экономист таныс кестеде жұмыс істейді, бірақ деректер жұмыс үстеліндегі файлда емес, базадан алынып, базаға сақталады.
Есептерді жіберу кесте бойынша (мысалы, әр дүйсенбі сағат 8:00-де) немесе оқиға бойынша — KPI өзгергенде бапталады.
Жабу регламенті және мерзімдер
Топ есептілігі компаниялардың есеп базалары жабылғаннан жылдам бола алмайды. Сондықтан нысандармен бірге әрдайым жабу регламентін жазамыз:
| Ай аяқталғаннан кейінгі күн | Не болады |
|---|---|
| 1–3 | Компаниялар бастапқы құжаттарды, банкті, кассаны жабады |
| 4–5 | Есеп базаларында кезеңді жабу, деректерді УХ-қа жүктеу |
| 6 | ТІА салыстыру, айырмашылықтарды реттеу |
| 7–8 | Шоғырландыру, көрсеткіштерді бақылау |
| 9 | Меншік иесі мен басқармаға есептілік жиынтығы |
Бұл норма емес, бағдар: үш компаниясы бар сауда тобында цикл қысқарақ, ондаған компаниясы және шетелдік «еншілестері» бар өндірістік топта ұзағырақ болуы мүмкін. Маңыздысы — күндер жазылған және әр қадамның жауаптысы бар.
УХ-та жабудың барысы жүйеде көрінеді: қай компания деректерді жүктеді, қай жерде тексерістер өтпеді, ТІА-ның қай жұптары салыстырылмаған. Қаржы директоры бас бухгалтерлерге қоңырау шалуды қойып, қай қадамда тұрып қалғанын жай ғана қарайды.
Типтік қателер
- Дашбордтан бастау. Келісілмеген деректердегі әдемі панель бірінші аптадан-ақ жүйеге деген сенімді бұзады.
- Барлық ескі есептерді бірдей көшіру. Олардың жартысын ешкім ашпайды. Алушылардан нақты нені оқитынын сұраңыз.
- Көрсеткіш иесін тағайындамау. Әр KPI-дің оның әдістемесіне жауап беретін және ауытқуларды түсіндіретін адамы болуы керек.
- Құқықтарды ұмыту. Бағыт жетекшісі көршілес бизнестің жалақысын көрмеуі керек. Компаниялар мен көрсеткіштерге құқықтар бірінші күннен бапталады.
Есеп бір 1С:Управление нашей фирмой-да жүргізілетін шағын топтар үшін бұл міндеттердің бір бөлігін кіріктірілген есептер жабады — қараңыз: «Меншік иесіне арналған УНФ есептері». УХ компаниялар бірнешеу және есеп әртүрлі жүйелерде болғанда керек.
Есептілікті қадам бойынша қалай іске қосамыз
- Алушылар мен шешімдер тізімі. Әр алушы үшін — ол қандай шешімдер қабылдайды және ол үшін қандай сандар қажет. Шешімге байланбаған есептерді бірінші кезекте жасамаймыз.
- Көрсеткіштер анықтамалығы. Әр KPI үшін — формула, деректер көзі, кезеңділік және иесі. Бұл құжатқа қаржы директоры қол қояды.
- Бір-екі компаниядағы пилот. Фактіні жүктеп, негізгі нысандарды құрамыз да, оны компаниялар бұрын тапсырғанмен салыстырамыз. Қалғандарын қоспас бұрын алшақтықтарды талдаймыз.
- Тираждау. Топтың қалған компанияларын қосып, тексерулер мен жабу регламентін іске қосамыз.
- Панельдер және KPI. Сандар есеппен сәйкес келгенде ғана басшылыққа арналған талдау панельдері мен KPI мониторын жинаймыз.
- Жіберу және құқықтар. Кім нені көретінін және кесте бойынша нені алатынын баптаймыз.
Дайындық чек-парағы
- Әр көрсеткіштің иесі және жазылған әдістемесі бар.
- Есеп базаларынан факт Excel-де қолмен түзетусіз жүктеледі.
- Тексерулер қай компания деректерді жүктемегенін немесе бақылаудан өтпегенін көрсетеді.
- ТІА жұптары хат алмасуда емес, жүйеде салыстырылады.
- Компаниялар мен көрсеткіштерге құқықтар бапталған және тестілік пайдаланушыда тексерілген.
- Меншік иесіне арналған пакет қолмен жиналмай, батырмамен қалыптастырылады.
Кемінде екі тармақ орындалмаса, дашборд әдемі, бірақ даулы сандарды көрсетеді — алдымен оларды жапқан дұрыс.
Жиі қойылатын сұрақтар
УХ есептерін браузерден қарауға бола ма?
Иә, УХ-та веб-клиент бар. Оған қоса — кестелерде жұмыс істеуге үйренгендер үшін Excel-ге арналған add-on.
Есептілікті баптау қанша уақыт алады?
Компаниялар санына, деректерді жүктеу тәсіліне және әдістеменің дайындығына байланысты. Уақыттың көбі нысандарға емес, көрсеткіштерді келісуге кетеді. 1С енгізу жұмыстары — сағатына 22 000 ₸-ден бастап, бағалауды зерттеуден кейін береміз.
Дашбордтар құру үшін еншілес компаниялардың есебін УХ-та жүргізу керек пе?
Жоқ. УХ қондырма бола алады: факт есеп базаларынан жүктеледі, ал есептілік УХ-та құрылады.
«Еншілестер» әртүрлі бағдарламаларда жұмыс істесе, УХ сәйкес келе ме?
Иә, бұл негізгі сценарийлердің бірі. 1С деректері тікелей, басқа жүйелерден — нысандар, Excel, веб-сервистер немесе ADO арқылы қосылады.
Іске қосылғаннан кейін топта УХ-тағы есептілікті кім жүргізуі керек?
Әдетте — басқарушы компанияның қаржы қызметіндегі әдіснамашылардың немесе талдаушылардың шағын тобы. Олар көрсеткіштер анықтамалығына, нысандар мен тексерулерге жауап береді. Компаниялардың бухгалтерлері тек өз базаларын уақытында жауып, тексеру ескертулерін жояды.
