Переход на новую кассовую программу пугает не самой программой, а днём переключения: вчера кассир работал в привычном окне, сегодня — в другом, а покупатели стоят в очереди. Хорошая новость: если подготовить данные заранее, сам переход занимает один вечер. Плохая: большинство проблем первого месяца — от данных, которые перенесли «как есть».
Ниже — план, который мы используем при переводе магазинов на 1С:Розницу с других кассовых и товароучётных программ, Excel и старых конфигураций 1С.
Что переносить, а что нет
| Данные | Переносить? | Комментарий |
|---|---|---|
| Номенклатура со штрихкодами | Да | Главное, ради чего затевается перенос |
| Единицы измерения, упаковки | Да | Проверить вручную весовой и штучный товар |
| Цены продажи | Да | Актуальные на день перехода |
| Остатки | Да | Лучше по результатам инвентаризации |
| Поставщики | Да | Справочник без истории |
| Дисконтные карты и накопления | Обычно да | Покупатель не должен потерять скидку |
| История продаж за годы | Чаще нет | Остаётся в старой программе для справки |
| Незакрытые документы | Нет | Закрываются в старой программе |
Перенос истории продаж — частая просьба и частая ошибка. Она дорогая, а нужна для пары отчётов в год. Обычно старую базу оставляют «только для чтения», а в Рознице начинают с остатков.
Шаг 1. Выгрузка и чистка номенклатуры
Почти любая кассовая программа умеет выгрузить товары в Excel или CSV: наименование, артикул, штрихкод, единица, цена, группа. Дальше — чистка:
- Дубли. Один товар под двумя названиями с разными штрихкодами. Объединить.
- Товары без штрихкода. Либо присвоить внутренние штрихкоды и напечатать этикетки, либо завести как весовые/штучные без кода.
- Свободные наименования. «Товар 1», «Разное», «Пакет» — разобраться, что это.
- Группы. Перестроить под отчёты, которые нужны собственнику, а не под историю старой программы.
На этом шаге стоит сразу подумать о требованиях к чеку: наименование в чеке должно соответствовать данным о товаре. Как это связано с кассой и ОФД — в статье «Онлайн-касса и 1С».
Шаг 2. Настройка Розницы
Пока данные чистятся, настраиваем программу:
- Организация, магазин, склад магазина.
- Виды цен и правила округления.
- Ставки НДС, если организация — плательщик.
- Кассы и подключение оборудования. Подробнее о составе — в статье «Комплект оборудования под 1С:Розницу».
- Пользователи и права: кассир не должен менять цены и делать возврат без контроля.
- Скидки и дисконтные карты — по правилам, которые действовали раньше.
Шаг 3. Загрузка
Номенклатура и цены загружаются из подготовленной таблицы: в Рознице есть загрузка данных из табличного документа. Если исходная программа — тоже 1С (например, старая конфигурация или Управление торговлей), используется обмен или выгрузка из базы в базу.
Обязательная проверка после загрузки: пробить на тестовой кассе 20–30 случайных товаров со стеллажа. Если хотя бы один не нашёлся по штрихкоду или нашёлся с неправильной ценой — в данных системная ошибка, и её надо найти до запуска.
Шаг 4. Инвентаризация и остатки
Переносить остатки из старой программы можно, но мы советуем на день перехода сделать инвентаризацию. Причина простая: расхождения, накопленные в старой программе, иначе переедут в новую, и через месяц будет непонятно, кто их сделал.
Если магазин большой, инвентаризацию можно провести по частям за несколько дней до перехода, а в последний вечер пересчитать только то, что продавалось. С ТСД это заметно быстрее.
Шаг 5. День переключения
Выбирайте день с наименьшей выручкой. Порядок:
- Закрыть смену в старой кассе, снять Z-отчёт.
- Закрыть или снять с регистрации старую ККМ — если меняете и кассу.
- Ввести остатки по инвентаризации.
- Открыть смену в Рознице, пробить тестовый чек и возврат.
- Первые часы рядом с кассиром — специалист или старший кассир, который прошёл обучение.
Если вместе с программой меняется онлайн-касса, переход надо согласовать с регистрацией ККМ в налоговых органах и договором с ОФД — это не делается за один вечер. Касса внутри 1С — 1С:Webkassa — частый выбор при переходе: отпадает обмен между кассой и учётом.
Обучение кассиров: что показать до первого дня
Кассиры — главные пользователи Розницы, и именно они определяют, будет ли первый день спокойным. До переключения каждый кассир должен своими руками на тестовой базе:
- пробить продажу со сканированием, с ручным поиском товара и с дисконтной картой;
- принять оплату наличными, картой и смешанную;
- сделать возврат по чеку — сегодняшнему и вчерашнему;
- удалить ошибочно добавленную позицию до оплаты;
- внести и изъять деньги;
- открыть и закрыть смену, снять X-отчёт.
Отдельно — управляющий или старший кассир: приёмка товара, переоценка с печатью ценников, инвентаризация, просмотр выручки по кассам.
Хорошо работает «шпаргалка у кассы» — лист с пятью самыми частыми операциями и телефоном, по которому звонить. В первые дни кассиры её действительно читают.
Первые две недели после перехода
После переключения следите за тремя вещами:
- Товары, не найденные на кассе. Каждый такой случай — пропущенный штрихкод. Ведите список и дозаводите коды в тот же день.
- Расхождения в кассе. Сверяйте наличные с отчётом каждую смену, пока процедура не устоится.
- Отрицательные остатки. Если товар продаётся, а по базе его нет, значит, приёмку не провели или провели не на тот склад.
Через две недели проведите выборочную инвентаризацию ходовых групп — она покажет, насколько чисто прошёл перенос. Налоговая часть остаётся за 1С:Бухгалтерией, куда Розница передаёт продажи.
Чек-лист накануне переключения
За день до перехода пройдите по списку. Если хотя бы один пункт не закрыт, переключение лучше сдвинуть, чем запускаться наполовину готовыми.
- Номенклатура загружена, выборочная проверка штрихкодов и цен на тестовой кассе пройдена.
- Весовой товар проверен отдельно: весы передают вес, цена за килограмм считается верно.
- Виды цен и округление совпадают с ценниками на полках.
- Права кассиров настроены и проверены под учётной записью кассира, а не администратора.
- Оборудование подключено на каждой кассе: сканер, принтер чеков, денежный ящик, эквайринг.
- Дисконтные карты загружены, скидка срабатывает на тестовом чеке.
- Бланки инвентаризации или ТСД готовы, люди на пересчёт назначены.
- Все кассиры прошли обучение на тестовой базе.
- Есть контакт специалиста, который будет на связи в первый день.
- Старая программа остаётся доступной для просмотра.
Как проверить, что перенос прошёл чисто
Одной проверки «товар нашёлся на кассе» мало. Мы сверяем контрольные цифры старой и новой базы сразу после загрузки — так ошибки видны до первого покупателя.
| Что сравнить | Как | Что значит расхождение |
|---|---|---|
| Количество позиций номенклатуры | Счётчик в старой программе и в списке номенклатуры Розницы | Часть строк не загрузилась или загрузились дубли |
| Количество штрихкодов | Выгрузка из старой программы и отчёт по штрихкодам | Потерялись дополнительные коды упаковок |
| Сумма остатков в ценах продажи | Отчёт по остаткам в обеих программах на одну дату | Ошибка в ценах или в количестве |
| Количество дисконтных карт | Список карт в обеих программах | Карты без владельца или с неверным видом скидки |
| Цены 20–30 ходовых товаров | Сравнить с ценниками на полке | Загружен не тот вид цен |
Если расходится сумма остатков, а количество позиций совпадает, почти всегда дело в единицах измерения: товар заведён в штуках, а остаток пришёл в упаковках.
Типичные ошибки
Перенос «как есть». Дубли и мусор из старой программы переезжают в новую и живут там годами.
Нет обучения кассиров. Через неделю у вас пять способов сделать возврат.
Старая программа выключена сразу. Оставьте её на месяц в режиме просмотра: понадобится найти старый чек или поставщика.
Переход в пятницу перед праздниками. Пиковый поток и новая программа — плохое сочетание.
Две программы параллельно. «Поработаем неделю в обеих» превращается в двойной ввод и расхождения. Переключайтесь в один день.
Частые вопросы
Сколько длится переход?
Подготовка — от нескольких дней до нескольких недель, в зависимости от числа товаров и состояния данных. Сам день переключения — один вечер.
Можно ли перенести дисконтные карты?
Да, карты загружаются вместе с владельцами и видами скидок. Накопленные суммы для накопительных скидок вводятся начальными данными.
Переходим с одного магазина на сеть — что учесть?
Сразу спроектировать центральную базу и базы магазинов. См. «Розница для сети магазинов».
Можно ли перейти в середине месяца?
Можно. Для кассы дата не так важна, как для бухгалтерии: продажи до переключения остаются в старой программе, после — в Рознице. Главное — договориться с бухгалтером, откуда он возьмёт выручку за этот месяц, чтобы она не задвоилась и не потерялась.
Что делать с поставками, которые придут в день перехода?
Лучше не принимать товар в последний вечер старой программы и в первое утро новой. Если поставку не перенести, примите её уже в Рознице после ввода остатков по инвентаризации — так товар не будет посчитан дважды.
Кто переносит данные?
Можете сами по таблице, можем мы — в рамках переноса данных 1С или автоматизации магазина. Работы — от 22 000 ₸ в час, объём зависит от состояния данных.
Если в магазине параллельно идёт опт, сначала проверьте, что вам нужна именно Розница, а не Управление торговлей.
