Второй магазин ломает учёт, который отлично работал в первом. Цены меняются в одном месте и забываются в другом, товар «есть по базе» в соседней точке, а выручку собственник собирает по телефону. Сеть на 1С:Рознице решает это двумя способами — одной общей базой или центральной базой с базами магазинов. Выбор между ними и есть главное решение проекта.
Два варианта архитектуры
Одна база на сервере. Все магазины подключаются к одной информационной базе через интернет (удалённый рабочий стол или веб-клиент). Плюс — никакого обмена: данные всегда одни. Минус — без интернета касса в магазине не работает с базой.
Распределённая база. В центре — главная база (офис, собственник, закупки), в каждом магазине — своя база, которая регулярно обменивается с центром. Магазин продаёт, даже если интернет пропал, а данные доезжают при восстановлении связи.
| Критерий | Одна база | Центр + магазины |
|---|---|---|
| Работа без интернета | Нет | Да |
| Актуальность данных в центре | Мгновенно | С задержкой до следующего обмена |
| Сложность администрирования | Ниже | Выше: обмены, ошибки синхронизации |
| Требования к каналу | Стабильный интернет во всех точках | Достаточно периодической связи |
| Лицензии | Сервер или ПРОФ-лицензии на все одновременные сеансы | ПРОФ в каждой точке + центр |
В Казахстане мы чаще видим второй вариант: в торговых центрах и на окраинах интернет бывает нестабильным, а касса, которая встала, — это прямые потери.
Что нужно по лицензиям
Сеть строится только на 1С:Рознице ПРОФ: базовая версия однопользовательская и не рассчитана на объединение точек. В каждой базе, где одновременно работает несколько человек, нужны клиентские лицензии по числу одновременных сеансов. Подробный расчёт — в статье «Что нужно для автоматизации магазина: смета».
Что передаётся при обмене
Из центра в магазины:
- номенклатура, штрихкоды, единицы измерения;
- цены и установки цен;
- маркетинговые акции, скидки, дисконтные карты;
- пользователи и их права;
- документы перемещения товаров на магазин.
Из магазинов в центр:
- чеки и отчёты о розничных продажах;
- кассовые смены, выемки и инкассация;
- приёмка, списания, инвентаризации;
- новые дисконтные карты, выданные на кассе.
Правило, которое экономит много нервов: справочники ведутся только в центре. Если магазин может сам заводить номенклатуру, через месяц в базе будут «Вода 0,5» и «Вода 0.5 л» с разными штрихкодами, и отчёт по продажам сети перестанет сходиться.
Как часто обмениваться
Частота обмена — компромисс между актуальностью и нагрузкой. Ориентиры:
- цены и акции — до открытия магазина и при каждом изменении;
- продажи в центр — несколько раз в день или по закрытию смены;
- перемещения — по факту отправки.
Обмен настраивается по расписанию и запускается регламентным заданием. Типичная ошибка — настроить обмен «вручную, по кнопке», а через неделю узнать, что в одном магазине его не запускали с понедельника.
Склад и закупки: когда Розницы мало
Розница умеет перемещения между магазинами и приёмку от поставщика в каждой точке. Но если у сети есть распределительный склад, централизованные закупки по потребности магазинов и оптовые продажи, удобнее связка: склад, закупки и опт — в 1С:Управлении торговлей, магазины — в Рознице, с обменом между ними. Когда сеть переросла Розницу, разбираем в статье «Кому нужна 1С:Управление торговлей».
Бухгалтерию сети ведут отдельно — в 1С:Бухгалтерии, куда передаются итоги продаж и движения товаров. Если магазины оформлены на разные ТОО или ИП, это учитывается в настройке обмена: каждая организация получает свои документы.
Где обычно ломается
Разные релизы в центре и в магазинах. Обмен между базами разных версий может не пройти. Обновлять нужно все базы сети в одном окне.
Коллизии. Один и тот же документ изменили в центре и в магазине до обмена. Программа выберет одну версию, вторая потеряется. Решение — права: магазин не правит то, что пришло из центра.
Очередь неотправленных данных. Магазин неделю без связи, потом пытается отправить всё сразу. Следите за монитором обмена: последний успешный обмен по каждой точке должен быть сегодняшним.
Номенклатура в магазине. См. правило выше: только центр.
Цены и акции в сети
Самая частая просьба собственника сети — разные цены в разных магазинах. В Рознице это решается видами цен: например, «Розничная» для обычных точек и «Розничная ТЦ» для магазина в торговом центре с более высокой арендой. Цена меняется в центре одним документом установки цен и уезжает в нужные магазины при обмене.
С акциями то же: маркетинговая акция создаётся в центре, и в ней указывается, в каких магазинах она действует. Ошибка, которую мы видим регулярно, — акцию запускают «с сегодняшнего дня», а обмен с магазином проходит вечером. Утром кассиры продают по старым условиям, покупатели спорят. Акции и новые цены заводите заранее — с датой начала в будущем.
Права и роли
В сети особенно важно, кто что может делать. Минимальный набор ролей:
| Роль | Где работает | Что может |
|---|---|---|
| Кассир | База магазина | Продажа, возврат по чеку с подтверждением старшего, смена |
| Управляющий магазином | База магазина | Приёмка, перемещения, инвентаризация, отчёты своей точки |
| Товаровед сети | Центр | Номенклатура, цены, акции, заказы поставщикам |
| Собственник | Центр | Отчёты по всей сети, без права менять документы |
Права в магазине урезанные: никакого изменения справочников и цен. Так вы не только защищаетесь от ошибок, но и снижаете риск коллизий при обмене.
Контроль кассиров можно дополнить видеонаблюдением, связанным с чеками, — см. услугу интеграция 1С и Hikvision.
Чек-лист подключения нового магазина
Каждую новую точку мы подключаем по одному и тому же списку. Он короткий, но пропуск любого пункта потом оборачивается днём разбирательств.
- База магазина создана из актуальной центральной базы, релиз совпадает с центром.
- В центре заведены склад магазина, кассы и вид цен, по которому он продаёт.
- Пользователи магазина созданы в центре, права урезаны: без изменения справочников и цен.
- Расписание обмена включено, первый обмен прошёл в обе стороны без ошибок.
- На кассе пробиты пробная продажа и возврат, чек дошёл до центральной базы.
- Остатки магазина введены и сверены с пересчётом товара в зале и на складе точки.
- Назначен человек, который каждое утро смотрит дату последнего обмена по всем точкам.
Как заметить, что обмен сбоит
Ошибка обмена редко выглядит как сообщение на экране. Чаще она проявляется в цифрах:
- выручка точки за вчера в отчёте центра меньше суммы закрытых кассовых смен этой точки;
- остаток товара в центре не совпадает с тем, что видит управляющий в базе магазина;
- новая цена есть в центре, но кассир пробивает старую;
- дисконтную карту, выданную в одном магазине, не принимают в другом.
Любой из этих признаков — повод открыть монитор обмена по точке, а не исправлять документы руками. Ручная правка в одной базе почти всегда создаёт новое расхождение при следующем обмене.
Как запускаем сеть
- Проектируем: какие базы, кто где работает, что и куда передаётся.
- Настраиваем центральную базу: справочники, цены, акции, права.
- Создаём базы магазинов из центральной, настраиваем обмен и расписание.
- Запускаем один магазин, неделю работаем в нём, правим.
- Подключаем остальные по одному.
Пилот на одной точке кажется потерей времени, но именно на нём выясняется, что кассиры не закрывают смену, а цены на акционный товар приходят не тем видом цены.
Частые вопросы
Сколько магазинов выдерживает Розница?
Ограничение не в количестве магазинов, а в объёме данных и дисциплине обмена. При росте числа точек и складов разумно перейти на связку с Управлением торговлей.
Можно ли объединить магазины разных юрлиц?
Да. В Рознице ведётся несколько организаций, каждая продажа оформляется от своей. Для бухгалтерии данные передаются по организациям.
Что видит собственник в центре?
Выручку, средний чек, продажи по магазинам и товарам, остатки по точкам — по состоянию на последний обмен.
Можно ли начать с одной базы и перейти на распределённую?
Да, базы магазинов создаются из центральной. Но спроектировать схему лучше сразу — так справочники будут готовы к обмену.
Что делать, если в магазине несколько дней не было интернета?
Магазин продолжает продавать в своей базе, а накопленные данные уйдут в центр при первом успешном обмене. После восстановления связи проверьте в центре дату последнего обмена по точке и сверьте выручку за эти дни с закрытыми кассовыми сменами. Цены и акции, изменённые в центре за это время, магазин получит тоже только после обмена — их стоит проверить на кассе.
Мы настраиваем сети в рамках услуги автоматизация магазина розничной торговли: от схемы баз до пилотного запуска.
