Жаңа касса бағдарламасына көшу бағдарламаның өзімен емес, ауысу күнімен қорқытады: кеше кассир үйреншікті терезеде жұмыс істеді, бүгін — басқасында, ал сатып алушылар кезекте тұр. Жақсы жаңалық: деректерді алдын ала дайындасаңыз, көшудің өзі бір кешке созылады. Жаман жаңалық: алғашқы айдағы мәселелердің көбі «сол күйінде» көшірілген деректерден.
Төменде — дүкендерді басқа касса және тауар есебі бағдарламаларынан, Excel-ден және ескі 1С конфигурацияларынан 1С:Розницаға көшіргенде қолданатын жоспарымыз.
Нені көшіру керек, нені — жоқ
| Деректер | Көшіру керек пе? | Түсініктеме |
|---|---|---|
| Штрихкодтары бар номенклатура | Иә | Көшірудің басты мақсаты |
| Өлшем бірліктері, қаптамалар | Иә | Салмақты және даналық тауарды қолмен тексеру |
| Сату бағалары | Иә | Көшу күніне өзекті |
| Қалдықтар | Иә | Түгендеу нәтижелері бойынша жақсырақ |
| Жеткізушілер | Иә | Тарихсыз анықтамалық |
| Дисконттық карталар және жинақтар | Әдетте иә | Сатып алушы жеңілдігін жоғалтпауы керек |
| Жылдар бойғы сату тарихы | Көбіне жоқ | Анықтама үшін ескі бағдарламада қалады |
| Жабылмаған құжаттар | Жоқ | Ескі бағдарламада жабылады |
Сату тарихын көшіру — жиі өтініш және жиі қате. Ол қымбат, ал жылына бірнеше есеп үшін ғана керек. Әдетте ескі базаны «тек оқу үшін» қалдырады, ал Розницада қалдықтардан бастайды.
1-қадам. Номенклатураны жүктеп шығару және тазалау
Кез келген дерлік касса бағдарламасы тауарларды Excel немесе CSV-ге шығара алады: атауы, артикулы, штрихкоды, бірлігі, бағасы, тобы. Ары қарай — тазалау:
- Қайталанулар. Бір тауар әртүрлі штрихкодпен екі атаумен. Біріктіру.
- Штрихкоды жоқ тауарлар. Не ішкі штрихкод беріп, заттаңба басу, не кодсыз салмақты/даналық ретінде енгізу.
- Еркін атаулар. «Тауар 1», «Әртүрлі», «Пакет» — бұл не екенін анықтау.
- Топтар. Ескі бағдарламаның тарихына емес, иесіне керек есептерге қарай қайта құру.
Осы қадамда бірден чекке қойылатын талаптар туралы ойлану керек: чектегі атау тауар туралы деректерге сәйкес болуы тиіс. Мұның касса мен ОФД-мен қалай байланысты екені — «Онлайн-касса және 1С» мақаласында.
2-қадам. Розницаны баптау
Деректер тазаланып жатқанда бағдарламаны баптаймыз:
- Ұйым, дүкен, дүкен қоймасы.
- Баға түрлері және дөңгелектеу ережелері.
- Ұйым ҚҚС төлеуші болса, ҚҚС мөлшерлемелері.
- Кассалар және жабдықты қосу. Құрамы туралы толығырақ — «1С:Розницаға арналған жабдық жиынтығы» мақаласында.
- Пайдаланушылар және құқықтар: кассир бағаларды өзгертпеуі және бақылаусыз қайтару жасамауы керек.
- Жеңілдіктер мен дисконттық карталар — бұрын қолданылған ережелер бойынша.
3-қадам. Жүктеу
Номенклатура мен бағалар дайындалған кестеден жүктеледі: Розницада кестелік құжаттан деректерді жүктеу бар. Бастапқы бағдарлама да 1С болса (мысалы, ескі конфигурация немесе Управление торговлей), алмасу немесе базадан базаға жүктеп шығару қолданылады.
Жүктегеннен кейінгі міндетті тексеру: сөреден кездейсоқ алынған 20–30 тауарды сынақ кассасында өткізу. Біреуі де штрихкод бойынша табылмаса немесе қате бағамен табылса — деректерде жүйелі қате бар, оны іске қосуға дейін табу керек.
4-қадам. Түгендеу және қалдықтар
Қалдықтарды ескі бағдарламадан көшіруге болады, бірақ көшу күні түгендеу жасауға кеңес береміз. Себебі қарапайым: ескі бағдарламада жиналған айырмашылықтар әйтпесе жаңасына көшеді, ал бір айдан кейін оларды кім жасағаны белгісіз болады.
Дүкен үлкен болса, түгендеуді көшуге дейін бірнеше күн бұрын бөліктермен жүргізіп, соңғы кеші тек сатылғанды қайта санауға болады. ТСД-мен бұл айтарлықтай жылдамырақ.
5-қадам. Ауысу күні
Түсімі ең аз күнді таңдаңыз. Тәртібі:
- Ескі кассада ауысымды жабу, Z-есепті алу.
- Кассаны да ауыстырсаңыз, ескі ББМ-ді жабу немесе тіркеуден шығару.
- Түгендеу бойынша қалдықтарды енгізу.
- Розницада ауысым ашу, сынақ чегін және қайтаруды өткізу.
- Алғашқы сағаттарда кассирдің жанында — маман немесе оқудан өткен аға кассир.
Бағдарламамен бірге онлайн-касса да ауысса, көшуді ББМ-ді салық органдарында тіркеумен және ОФД-мен шартпен келісу керек — бұл бір кеште жасалмайды. 1С ішіндегі касса — 1С:Webkassa — көшу кезінде жиі таңдалады: касса мен есеп арасындағы алмасу қажет болмай қалады.
Кассирлерді оқыту: бірінші күнге дейін не көрсету керек
Кассирлер — Розницаның басты пайдаланушылары, бірінші күннің тыныш өтуін дәл солар анықтайды. Ауысуға дейін әр кассир сынақ базасында өз қолымен:
- сканерлеп, тауарды қолмен іздеп және дисконттық картамен сатуды өткізуі;
- қолма-қол ақшамен, картамен және аралас төлемді қабылдауы;
- чек бойынша қайтару жасауы — бүгінгі және кешегі;
- төлемге дейін қателесіп қосылған позицияны жоюы;
- ақша салып, алуы;
- ауысымды ашып, жабуы, X-есепті алуы керек.
Бөлек — басқарушы немесе аға кассир: тауарды қабылдау, баға белгілерін басумен қайта бағалау, түгендеу, кассалар бойынша түсімді қарау.
«Кассадағы шпаргалка» жақсы жұмыс істейді — ең жиі бес операция және қоңырау шалатын телефон жазылған парақ. Алғашқы күндері кассирлер оны шынымен оқиды.
Көшуден кейінгі алғашқы екі апта
Ауысқаннан кейін үш нәрсені қадағалаңыз:
- Кассада табылмаған тауарлар. Әр осындай жағдай — өткізіп алынған штрихкод. Тізім жүргізіп, кодтарды сол күні қосыңыз.
- Кассадағы айырмашылықтар. Рәсім орныққанша қолма-қол ақшаны әр ауысым сайын есеппен салыстырыңыз.
- Теріс қалдықтар. Тауар сатылып жатса, ал база бойынша жоқ болса, қабылдау жүргізілмеген немесе басқа қоймаға жүргізілген.
Екі аптадан кейін өтімді топтарға іріктеп түгендеу жүргізіңіз — ол көшірудің қаншалықты таза өткенін көрсетеді. Салықтық бөлік Розница сатуларды беретін 1С:Бухгалтерияда қалады.
Ауысу алдындағы чек-парақ
Көшуге бір күн қалғанда тізім бойынша тексеріп шығыңыз. Егер бір тармақ жабылмаса, жартылай дайын күйде іске қосылғаннан гөрі ауысуды кейінге қалдырған дұрыс.
- Номенклатура жүктелді, сынақ кассасында штрихкодтар мен бағаларды іріктеп тексеру өтті.
- Салмақты тауар бөлек тексерілді: таразы салмақты береді, килограмм бағасы дұрыс есептеледі.
- Баға түрлері мен дөңгелектеу сөрелердегі баға белгілерімен сәйкес келеді.
- Кассирлердің құқықтары бапталды және әкімші емес, кассирдің тіркелгісімен тексерілді.
- Әр кассада жабдық қосылды: сканер, чек принтері, ақша жәшігі, эквайринг.
- Дисконттық карталар жүктелді, сынақ чегінде жеңілдік іске қосылады.
- Түгендеу бланкілері немесе ТСД дайын, қайта санауға адамдар тағайындалды.
- Барлық кассирлер сынақ базасында оқудан өтті.
- Бірінші күні байланыста болатын маманның байланысы бар.
- Ескі бағдарлама қарап шығу үшін қолжетімді болып қалады.
Көшірудің таза өткенін қалай тексеруге болады
«Тауар кассада табылды» деген бір тексеріс аз. Жүктегеннен кейін бірден ескі және жаңа базаның бақылау сандарын салыстырамыз — сонда қателер бірінші сатып алушыға дейін көрінеді.
| Нені салыстыру | Қалай | Айырмашылық нені білдіреді |
|---|---|---|
| Номенклатура позицияларының саны | Ескі бағдарламадағы санауыш пен Розницадағы номенклатура тізімі | Жолдардың бір бөлігі жүктелмеген немесе телнұсқалар жүктелген |
| Штрихкодтар саны | Ескі бағдарламадан жүктеп шығару және штрихкодтар бойынша есеп | Қаптамалардың қосымша кодтары жоғалған |
| Сату бағасындағы қалдықтар сомасы | Бір күнге екі бағдарламадағы қалдықтар бойынша есеп | Бағада немесе санда қате бар |
| Дисконттық карталар саны | Екі бағдарламадағы карталар тізімі | Иесі жоқ немесе жеңілдік түрі қате карталар |
| 20–30 өтімді тауардың бағасы | Сөредегі баға белгілерімен салыстыру | Басқа баға түрі жүктелген |
Позициялар саны сәйкес келіп, қалдықтар сомасы алшақ болса, себеп әрдайым дерлік өлшем бірліктерінде: тауар данамен енгізілген, ал қалдық қаптамамен келген.
Типтік қателер
«Сол күйінде» көшіру. Ескі бағдарламадағы қайталанулар мен қоқыс жаңасына көшіп, онда жылдар бойы өмір сүреді.
Кассирлерді оқыту жоқ. Бір аптадан кейін сізде қайтарудың бес тәсілі болады.
Ескі бағдарлама бірден өшірілді. Оны бір айға қарау режимінде қалдырыңыз: ескі чекті немесе жеткізушіні табу керек болады.
Мереке алдындағы жұмада көшу. Шарықтау ағыны мен жаңа бағдарлама — нашар үйлесім.
Екі бағдарлама қатар. «Бір апта екеуінде де жұмыс істейік» қос енгізу мен айырмашылықтарға айналады. Бір күнде ауысыңыз.
Жиі қойылатын сұрақтар
Көшу қанша уақытқа созылады?
Дайындық — тауарлар саны мен деректердің күйіне байланысты бірнеше күннен бірнеше аптаға дейін. Ауысу күнінің өзі — бір кеш.
Дисконттық карталарды көшіруге бола ма?
Иә, карталар иелерімен және жеңілдік түрлерімен бірге жүктеледі. Жинақтаушы жеңілдіктерге арналған жинақталған сомалар бастапқы деректермен енгізіледі.
Бір дүкеннен желіге көшеміз — нені ескеру керек?
Орталық базаны және дүкен базаларын бірден жобалау. Қараңыз: «Дүкендер желісіне арналған Розница».
Айдың ортасында көшуге бола ма?
Болады. Касса үшін күн бухгалтериядағыдай маңызды емес: ауысуға дейінгі сатылымдар ескі бағдарламада, кейінгілері Розницада қалады. Ең бастысы — осы айдағы түсімді бухгалтер қайдан алатынын алдын ала келісу, сонда ол екі рет есептелмейді әрі жоғалмайды.
Көшу күні келетін жеткізілімдерді не істеу керек?
Ескі бағдарламаның соңғы кешінде және жаңасының алғашқы таңында тауар қабылдамаған дұрыс. Жеткізілімді ауыстыру мүмкін болмаса, оны түгендеу бойынша қалдықтарды енгізгеннен кейін Розницада қабылдаңыз — сонда тауар екі рет саналмайды.
Деректерді кім көшіреді?
Кесте бойынша өзіңіз де, біз де — 1С деректерін көшіру немесе дүкенді автоматтандыру аясында. Жұмыстар — сағатына 22 000 ₸-ден бастап, көлемі деректердің күйіне байланысты.
Дүкенде қатар көтерме сауда жүрсе, алдымен Сізге Управление торговлей емес, дәл Розница керек екенін тексеріңіз.
