Многие торговые компании в Казахстане до сих пор работают в УТ на базе редакции 10.3 или в «Управлении торговым предприятием для Казахстана» редакции 2.0. Программа привычная, доработанная, «всё работает». Проблемы начинаются, когда меняются форматы ЭСФ, требования к кассам, появляется маркировка — а доработки старой базы под это стоят всё дороже. Разберём, чем переход отличается от обычного обновления и как его провести без остановки продаж.
Это не обновление, а переход
Актуальная 1С:Управление торговлей для Казахстана редакции 3 построена на платформе УТ 11. Это другая программа: другая структура данных, другие документы, другой интерфейс. Обновить старую базу «кнопкой» до новой редакции нельзя — данные переносятся.
Что меняется для пользователей заметнее всего:
| Было в УТ 10.3 / УТП | Стало в УТ редакции 3 |
|---|---|
| Договор контрагента определяет цены и оплату | Соглашения с клиентами и поставщиками: цены, скидки, график оплаты, условия отгрузки |
| Типы цен номенклатуры | Виды цен с формулами, ценовыми группами и правилами округления |
| Заказ покупателя резервирует товар | Заказ клиента с обеспечением: резерв со склада, к поставке, отгрузить обособленно |
| Склад вёлся документами менеджера | Можно включить ордерную схему: менеджер оформляет накладную, кладовщик — ордер |
| Отчёты на построителе | Отчёты на СКД с пользовательскими настройками и вариантами |
| Обычный интерфейс | Интерфейс «Такси», работа через браузер и веб-клиент |
Что переносится, а что нет
Мы почти всегда советуем переносить справочники и остатки на дату, а не всю историю.
Переносим:
- номенклатуру с характеристиками, единицами измерения, штрихкодами;
- контрагентов, партнёров, контактные лица, банковские счета;
- склады, организации, подразделения, пользователей;
- текущие цены по видам цен;
- остатки товаров по складам — количество и себестоимость;
- долги клиентов и поставщикам с детализацией по документам;
- открытые заказы клиентов и поставщикам — если на дату перехода их много.
Не переносим (обычно): историю документов за прошлые годы. Её оставляют в старой базе в режиме «только чтение» — для справок и сверок. Перенос истории технически возможен, но дорог: документы старой и новой редакции устроены по-разному, и каждый тип требует своих правил.
Перенос из 1С в 1С делается обработками и правилами конвертации. О нашем подходе к переносу — на странице «Перенос данных 1С».
Главное решение — дата перехода
Удобнее всего начинать с первого числа месяца, лучше квартала. Тогда закрытый период остаётся в старой базе, отчётность за него не пересчитывается, а в новой базе всё начинается с чистого листа.
Перед датой перехода:
- Инвентаризация. Остатки в старой базе должны совпадать с фактом. Перенос «как есть» перенесёт и все ошибки. О том, как провести её быстро, — в статье «Инвентаризация на складе».
- Сверка с клиентами и поставщиками. Хотя бы по крупным. Переносить неподтверждённые долги — значит потом разбираться с ними в новой программе.
- Чистка справочников. Дубли номенклатуры и контрагентов, «старые» позиции без движения за два года — не переносить.
- Список доработок. Какие из них реально используются? Типичная картина — из двадцати доработок старой базы нужны пять, а ещё пять закрывает типовая новая УТ.
Как проходит переход
| Этап | Что делаем | Обычно |
|---|---|---|
| Обследование | Смотрим старую базу, доработки, обмены, отчёты | 1–2 недели |
| Настройка новой УТ | Соглашения, виды цен, склады, права, функциональные опции | 1–3 недели |
| Пробный перенос | Переносим данные в копию, сверяем остатки и долги | 1 неделя |
| Обучение | Менеджеры, кладовщики, руководство | параллельно |
| Боевой перенос | На дату перехода, обычно в выходные | 1–2 дня |
| Сопровождение | Первые недели работы, ответы на вопросы, правки | 2–4 недели |
Пробный перенос — обязательный шаг. На нём всплывают номенклатура без единиц измерения, контрагенты без БИН, отрицательные остатки — всё, что в старой базе годами «не мешало».
Если рядом Бухгалтерия
Старая УТ часто обменивалась с Бухгалтерией для Казахстана старой редакции. Новая УТ рассчитана на обмен с актуальной Бухгалтерией 3.0. Если бухгалтерия ещё не переведена, её придётся переводить одновременно или раньше — иначе обмен не заработает. Варианты схем, в том числе переход сразу на одну базу Комплексной автоматизации, — в статье «УТ и Бухгалтерия с обменом или одна база КА».
Типичные ошибки
- Переносить всю историю «на всякий случай». Время и деньги уходят на данные, которые никто не откроет.
- Повторять старые доработки один в один. Сначала проверьте, нет ли этого в типовой УТ: соглашения, графики оплаты, ценовые группы закрывают многие старые «самописки».
- Переходить в разгар сезона. Для оптовика лучше выбрать спокойный месяц.
- Не обучать склад. Если включаете ордерную схему, кладовщики работают по-новому — им нужно отдельное обучение.
Новая УТ устроена иначе в части цен — разбор есть в статье «Ценообразование в УТ: виды цен, скидки, наценки». Бюджет перехода считается так же, как обычное внедрение: см. «Сколько стоит внедрение Управления торговлей». Лицензию на новую программу можно выбрать в карточке товара.
Что делать с доработками старой базы
Доработки — главный вопрос при переходе. Мы разбираем каждую по трём вопросам: кто ей пользуется, как часто и что будет, если её не станет. Обычно они делятся на три группы:
- Закрываются типовой новой УТ. Цены по клиентам, графики оплаты, контроль долгов, резервы, статусы заказов — то, что в старых редакциях дописывали, в новой есть «из коробки».
- Нужны, но делаются иначе. Печатные формы, отчёты, загрузки прайсов, обмен с сайтом. Их переписывают под новую структуру — желательно расширениями, а не правкой конфигурации, чтобы не усложнять обновления. Почему это важно, — в статье «Обновление 1С с доработками».
- Больше не нужны. Отчёты, которые никто не открывал год, обработки «на один раз», доработки под сотрудника, который давно уволился.
Список доработок с пометками «перенести», «заменить типовым», «удалить» — лучший документ для оценки бюджета перехода.
Как подготовить людей
Новая УТ меняет привычки. Менеджеру, который десять лет оформлял «Реализацию» из «Счёта», нужно привыкнуть к соглашениям и заказам с обеспечением. Кладовщику — к ордерам. Поэтому мы обучаем по ролям, на копии базы с вашими перенесёнными данными, а не на демо. За неделю до перехода каждый пользователь проходит свой типичный день в новой программе. Вопросы, которые всплывают на этом этапе, гораздо дешевле, чем те же вопросы в первый день боевой работы.
Чек-лист готовности к переключению
За неделю до даты перехода пройдите по списку вместе с ответственным от компании:
- Пробный перенос выполнен, остатки товаров и взаиморасчёты сверены со старой базой по итогам и выборочно по позициям.
- Цены, виды цен и скидки проверены на реальных заказах.
- Печатные формы, которые нужны каждый день, открываются и выглядят как положено.
- Обмены с банком, сайтом, Бухгалтерией и оборудованием проверены на тестовых данных.
- Права пользователей настроены по ролям, у каждого сотрудника есть свой вход.
- Обучение проведено по реальным сценариям отдела, а не по общей презентации.
- Назначен день, после которого в старой базе документы больше не вводят.
- Известно, к кому обращаться в первые дни работы и как быстро придёт ответ.
Пункт, который не закрыт, — повод сдвинуть дату, а не «разобраться после запуска».
Частые вопросы
Что проверять в первые дни после перехода?
Остатки по складам, долги ключевых клиентов и поставщиков, цены в заказах и выгрузку в Бухгалтерию. Ошибки переноса чаще всего всплывают именно в этих местах.
Можно ли обновить УТ 10.3 до новой редакции без переноса?
Нет. Новая редакция — другая конфигурация с другой структурой данных. Данные переносятся обработками, а не обновлением.
Сколько длится переход?
Для компании без серьёзных доработок — обычно от одного до двух месяцев от обследования до работы в новой базе. С большим числом доработок и обменов — дольше.
Нужно ли покупать новую лицензию?
Нужна лицензия на актуальную 1С:Управление торговлей для Казахстана. Условия для владельцев старых программ уточняйте у нас — они зависят от действующих правил 1С.
Что делать со старой базой после перехода?
Оставить для справок. Обычно её копируют на сервер, закрывают для изменений и открывают при необходимости посмотреть старые документы.
Можно ли какое-то время работать в двух базах параллельно?
Можно, но недолго и только для проверки — например, неделю вводить ключевые документы в обе программы и сравнивать результат. Долгая параллельная работа удваивает нагрузку на людей и почти всегда заканчивается тем, что одну из баз перестают вести аккуратно. Надёжнее хорошо провести пробный перенос и обучение, а потом переключиться в одну дату.
