Қазақстандағы көптеген сауда компаниялары әлі күнге дейін 10.3 редакциясы негізіндегі УТ-да немесе 2.0 редакциясындағы «Управление торговым предприятием для Казахстана»-да жұмыс істейді. Бағдарлама үйреншікті, пысықталған, «бәрі жұмыс істейді». Қиындықтар ЭСФ форматтары, кассаларға қойылатын талаптар өзгергенде, таңбалау пайда болғанда басталады — ал ескі базаны бұған пысықтау барған сайын қымбаттайды. Көшу кәдімгі жаңартудан немен ерекшеленетінін және оны сатуды тоқтатпай қалай жүргізуге болатынын талдайық.
Бұл жаңарту емес, көшу
Қазақстанға арналған өзекті 1С:Управление торговлей 3-редакциясы УТ 11 платформасында құрылған. Бұл басқа бағдарлама: басқа деректер құрылымы, басқа құжаттар, басқа интерфейс. Ескі базаны жаңа редакцияға «батырмамен» жаңарту мүмкін емес — деректер көшіріледі.
Пайдаланушылар үшін ең байқалатын өзгерістер:
| УТ 10.3 / УТП-да болды | УТ 3-редакциясында болды |
|---|---|
| Контрагент шарты бағалар мен төлемді анықтайды | Клиенттермен және жеткізушілермен келісімдер: бағалар, жеңілдіктер, төлем кестесі, тиеп жөнелту шарттары |
| Номенклатура баға типтері | Формулалары, баға топтары және дөңгелектеу ережелері бар баға түрлері |
| Сатып алушы тапсырысы тауарды резервтейді | Қамтамасыз етуі бар клиент тапсырысы: қоймадан резерв, жеткізуге, оқшау тиеп жөнелту |
| Қойма менеджер құжаттарымен жүргізілді | Ордерлік схеманы қосуға болады: менеджер жүкқұжатты, қоймашы ордерді ресімдейді |
| Құрастырғыштағы есептер | Пайдаланушылық баптаулары мен нұсқалары бар СКД есептері |
| Қарапайым интерфейс | «Такси» интерфейсі, браузер және веб-клиент арқылы жұмыс |
Не көшіріледі, не көшірілмейді
Біз әрдайым дерлік бүкіл тарихты емес, анықтамалықтар мен күнге қалдықтарды көшіруге кеңес береміз.
Көшіреміз:
- сипаттамалары, өлшем бірліктері, штрихкодтары бар номенклатураны;
- контрагенттерді, серіктестерді, байланыстағы тұлғаларды, банк шоттарын;
- қоймаларды, ұйымдарды, бөлімшелерді, пайдаланушыларды;
- баға түрлері бойынша ағымдағы бағаларды;
- қоймалар бойынша тауар қалдықтарын — саны мен өзіндік құнын;
- құжаттар бойынша егжей-тегжейлі клиенттер мен жеткізушілерге қарыздарды;
- ашық клиент және жеткізуші тапсырыстарын — көшу күніне олар көп болса.
Көшірмейміз (әдетте): өткен жылдардағы құжаттар тарихын. Оны анықтамалар мен салыстырулар үшін ескі базада «тек оқу» режимінде қалдырады. Тарихты көшіру техникалық тұрғыдан мүмкін, бірақ қымбат: ескі және жаңа редакция құжаттары әртүрлі құрылған, әр түрге өз ережелері керек.
1С-тан 1С-қа көшіру өңдеулер мен конвертация ережелерімен жасалады. Көшіруге біздің тәсіл — «1С деректерін көшіру» бетінде.
Басты шешім — көшу күні
Айдың, жақсырақ тоқсанның бірінші күнінен бастаған ыңғайлы. Сонда жабық кезең ескі базада қалады, ол үшін есептілік қайта есептелмейді, ал жаңа базада бәрі таза парақтан басталады.
Көшу күніне дейін:
- Түгендеу. Ескі базадағы қалдықтар нақты жағдаймен сәйкес келуі керек. «Сол күйінде» көшіру барлық қателерді де көшіреді. Оны қалай жылдам өткізу керектігі — «Қоймадағы түгендеу» мақаласында.
- Клиенттермен және жеткізушілермен салыстыру. Кем дегенде ірілерімен. Расталмаған қарыздарды көшіру — кейін олармен жаңа бағдарламада айналысу деген сөз.
- Анықтамалықтарды тазалау. Номенклатура мен контрагенттердің қайталанулары, екі жыл бойы қозғалыссыз «ескі» позициялар — көшірілмейді.
- Пысықтаулар тізімі. Олардың қайсысы шынымен пайдаланылады? Типтік көрініс — ескі базаның жиырма пысықтауынан бесеуі керек, тағы бесеуін типтік жаңа УТ жабады.
Көшу қалай өтеді
| Кезең | Не істейміз | Әдетте |
|---|---|---|
| Зерттеу | Ескі базаны, пысықтауларды, алмасуларды, есептерді қараймыз | 1–2 апта |
| Жаңа УТ-ны баптау | Келісімдер, баға түрлері, қоймалар, құқықтар, функционалдық опциялар | 1–3 апта |
| Сынақ көшіру | Деректерді көшірмеге көшіріп, қалдықтар мен қарыздарды салыстырамыз | 1 апта |
| Оқыту | Менеджерлер, қоймашылар, басшылық | қатар |
| Нақты көшіру | Көшу күніне, әдетте демалыс күндері | 1–2 күн |
| Сүйемелдеу | Жұмыстың алғашқы апталары, сұрақтарға жауаптар, түзетулер | 2–4 апта |
Сынақ көшіру — міндетті қадам. Онда өлшем бірлігі жоқ номенклатура, БСН-сыз контрагенттер, теріс қалдықтар — ескі базада жылдар бойы «кедергі болмаған» нәрсенің бәрі шығады.
Қасында Бухгалтерия болса
Ескі УТ көбіне ескі редакциядағы Бухгалтерия для Казахстана-мен алмасқан. Жаңа УТ өзекті Бухгалтерия 3.0-мен алмасуға арналған. Бухгалтерия әлі көшірілмесе, оны бір мезгілде немесе ертерек көшіруге тура келеді — әйтпесе алмасу жұмыс істемейді. Схемалар нұсқалары, соның ішінде бірден Комплексная автоматизация-ның бір базасына көшу — «Алмасуы бар УТ және Бухгалтерия немесе бір КА базасы» мақаласында.
Типтік қателер
- Бүкіл тарихты «қалай болғанда да» көшіру. Уақыт пен ақша ешкім ашпайтын деректерге кетеді.
- Ескі пысықтауларды бірдей қайталау. Алдымен бұл типтік УТ-да бар ма, тексеріңіз: келісімдер, төлем кестелері, баға топтары көптеген ескі «өзі жазылғандарды» жабады.
- Маусымның қызған кезінде көшу. Көтерме саудагерге тыныш айды таңдаған дұрыс.
- Қойманы оқытпау. Ордерлік схеманы қоссаңыз, қоймашылар жаңаша жұмыс істейді — оларға бөлек оқыту керек.
Жаңа УТ бағалар бөлігінде басқаша құрылған — талдау «УТ-дағы баға белгілеу: баға түрлері, жеңілдіктер, үстемелер» мақаласында бар. Көшу бюджеті кәдімгі енгізу сияқты есептеледі: «Управление торговлей енгізу қанша тұрады» қараңыз. Жаңа бағдарламаға лицензияны тауар карточкасында таңдауға болады.
Ескі базаның пысықтауларымен не істеу керек
Пысықтаулар — көшудегі басты мәселе. Біз әрқайсысын үш сұрақ бойынша талдаймыз: оны кім пайдаланады, қаншалықты жиі және ол болмаса не болады. Әдетте олар үш топқа бөлінеді:
- Типтік жаңа УТ жабады. Клиенттер бойынша бағалар, төлем кестелері, қарызды бақылау, резервтер, тапсырыс күйлері — ескі редакцияларда жазып толықтырған нәрсе жаңасында «қораптан» бар.
- Керек, бірақ басқаша жасалады. Баспа нысандары, есептер, прайстарды жүктеу, сайтпен алмасу. Оларды жаңа құрылымға қайта жазады — жаңартуларды күрделендірмеу үшін конфигурацияны түзетумен емес, кеңейтімдермен жасаған дұрыс. Мұның неге маңызды екені — «Пысықтаулары бар 1С-ты жаңарту» мақаласында.
- Енді керек емес. Бір жыл бойы ешкім ашпаған есептер, «бір реттік» өңдеулер, баяғыда жұмыстан кеткен қызметкерге арналған пысықтаулар.
«Көшіру», «типтікпен ауыстыру», «жою» белгілері бар пысықтаулар тізімі — көшу бюджетін бағалау үшін ең жақсы құжат.
Адамдарды қалай дайындау
Жаңа УТ әдеттерді өзгертеді. Он жыл бойы «Счёт»-тан «Реализация» ресімдеген менеджерге келісімдер мен қамтамасыз етуі бар тапсырыстарға үйренуі керек. Қоймашыға — ордерлерге. Сондықтан біз демода емес, көшірілген деректеріңіз бар база көшірмесінде рөлдер бойынша оқытамыз. Көшуге бір апта қалғанда әр пайдаланушы жаңа бағдарламада өзінің типтік күнін өтеді. Осы кезеңде шығатын сұрақтар нақты жұмыстың бірінші күніндегі дәл сондай сұрақтардан әлдеқайда арзан.
Ауыстыруға дайындық чек-парағы
Көшу күніне бір апта қалғанда компания тарапынан жауаптымен бірге тізім бойынша өтіңіз:
- Сынақ көшіру орындалған, тауар қалдықтары мен өзара есеп айырысулар ескі базамен қорытындылар бойынша және позициялар бойынша іріктеп салыстырылған.
- Бағалар, баға түрлері және жеңілдіктер нақты тапсырыстарда тексерілген.
- Күнде керек басып шығару нысандары ашылады және тиісінше көрінеді.
- Банкпен, сайтпен, Бухгалтериямен және жабдықпен алмасулар тест деректерінде тексерілген.
- Пайдаланушы құқықтары рөлдер бойынша бапталған, әр қызметкердің өз кіруі бар.
- Оқыту жалпы презентация бойынша емес, бөлімнің нақты сценарийлері бойынша өткізілген.
- Ескі базада құжаттар енді енгізілмейтін күн белгіленген.
- Жұмыстың алғашқы күндерінде кімге жүгіну керектігі және жауап қаншалықты тез келетіні белгілі.
Жабылмаған тармақ — «іске қосқаннан кейін анықтау» емес, күнді ауыстыруға себеп.
Жиі қойылатын сұрақтар
Көшкеннен кейінгі алғашқы күндері нені тексеру керек?
Қоймалар бойынша қалдықтарды, негізгі клиенттер мен жеткізушілердің қарыздарын, тапсырыстардағы бағаларды және Бухгалтерияға жүктеп шығаруды. Көшіру қателері көбінесе дәл осы жерлерде шығады.
УТ 10.3-ті жаңа редакцияға көшірусіз жаңартуға бола ма?
Жоқ. Жаңа редакция — басқа деректер құрылымы бар басқа конфигурация. Деректер жаңартумен емес, өңдеулермен көшіріледі.
Көшу қанша уақытқа созылады?
Елеулі пысықтаулары жоқ компания үшін — әдетте зерттеуден жаңа базада жұмысқа дейін бір-екі ай. Пысықтаулар мен алмасулар көп болса — ұзағырақ.
Жаңа лицензия сатып алу керек пе?
Өзекті 1С:Управление торговлей для Казахстана-ға лицензия керек. Ескі бағдарламалар иелеріне арналған шарттарды бізден нақтылаңыз — олар 1С-тың қолданыстағы ережелеріне байланысты.
Көшкеннен кейін ескі базамен не істеу керек?
Анықтамалар үшін қалдыру. Әдетте оны серверге көшіріп, өзгертуге жабады және ескі құжаттарды қарау қажет болғанда ашады.
Біраз уақыт екі базада қатар жұмыс істеуге бола ма?
Болады, бірақ ұзақ емес және тек тексеру үшін — мысалы, бір апта негізгі құжаттарды екі бағдарламаға енгізіп, нәтижені салыстыру. Ұзақ қатар жұмыс адамдарға жүктемені екі есе арттырады және әрдайым дерлік базалардың бірін мұқият жүргізуді тоқтатумен аяқталады. Сынақ көшіруді және оқытуды жақсы өткізіп, кейін бір күнде ауысқан сенімдірек.
