Посчитать зарплату — половина дела. Вторая половина — выплатить её вовремя, тем, кому нужно, и так, чтобы бухгалтерия увидела те же суммы. На этом этапе у многих компаний ЗУП заканчивается и начинается Excel: выгрузили сумму, вручную собрали реестр для банка, отправили. А через месяц выясняется, что кому-то заплатили дважды, а у кого-то «потерялась» доплата. Разберём, как выстроить выплаты внутри 1С:Зарплата и управление персоналом для Казахстана.
Сроки и требования ТК РК
| Правило | Норма |
|---|---|
| Зарплата выплачивается в тенге не реже раза в месяц, не позже первой декады следующего месяца; дата — в трудовом или коллективном договоре | п. 1 ст. 113 ТК РК |
| Если день выплаты — выходной или праздник, платят накануне | п. 1 ст. 113 ТК РК |
| Каждый месяц работника извещают о составных частях зарплаты, удержаниях, перечисленных ОПВ и сумме к выплате — письменно или электронно | п. 2 ст. 113 ТК РК |
| За задержку — пеня из 1,25-кратной базовой ставки Нацбанка за каждый день | п. 3 ст. 113 ТК РК |
| При увольнении — расчёт не позднее трёх рабочих дней после прекращения договора | п. 4 ст. 113 ТК РК |
| Отпускные — не позднее чем за три рабочих дня до отпуска | п. 4 ст. 92 ТК РК |
Извещение о составных частях зарплаты — это расчётный листок. В ЗУП он формируется из начислений автоматически, его можно распечатать или отправить сотруднику. А с сервисом самообслуживания сотрудники получают листки сами.
Кстати, о «первой декаде»: если дата выплаты 10-е число и оно выпадает на субботу, платить нужно в пятницу, 9-го. Календарь в ЗУП знает выходные и праздники, но дату выплаты в ведомости ставит человек.
Способы выплаты в ЗУП
В карточке сотрудника задаётся, как он получает деньги. От этого зависит, в какую ведомость он попадёт.
| Способ | Документ в ЗУП | Когда подходит |
|---|---|---|
| По зарплатному проекту | «Ведомость в банк» | Основной способ: у компании договор с банком, у сотрудников карты этого банка |
| На личные счета | «Ведомость на счета» | Сотрудник получает зарплату на свою карту в другом банке |
| Наличными | «Ведомость в кассу» | Небольшие компании, разовые выплаты |
Чтобы ведомость в банк заполнилась, в ЗУП нужно завести зарплатный проект (банк, договор) и указать у каждого сотрудника лицевой счёт или карту. Новые сотрудники — самая частая причина «пустых» строк: человека приняли, счёт ещё не открыт, ведомость его не видит.
Аванс, окончательный расчёт и межрасчётные выплаты
Аванс. У сотрудника в кадровых данных задаётся способ расчёта аванса: фиксированной суммой, процентом от оклада или расчётом за первую половину месяца. Ведомость на аванс заполняется по этим настройкам.
Окончательный расчёт. Ведомость за месяц после начисления зарплаты. ЗУП сам вычтет выплаченный аванс и удержания.
Межрасчётные выплаты. Отпускные, больничные, расчёт при увольнении платятся не дожидаясь конца месяца — отдельной ведомостью сразу из документа. Если вы платите отпускные в общей ведомости в конце месяца, срок в три рабочих дня почти гарантированно нарушен. Подробнее — в статье «Отпуска в ЗУП».
Реестр для банка
Ведомость в банк можно выгрузить в файл для загрузки в интернет-банк. Формат файла у каждого банка свой — его нужно согласовать с банком при подключении зарплатного проекта и проверить на первой выплате на одном-двух сотрудниках.
Порядок, который мы рекомендуем:
- Сформировать и проверить ведомость в ЗУП.
- Выгрузить реестр, загрузить в банк.
- После подтверждения банком — отметить ведомость как оплаченную.
- Сверить: сумма ведомости = сумма платёжки = сумма в выписке.
Если реестр собирается руками, а ведомость в ЗУП не проводится, программа «не знает», что деньги ушли. Задолженность по зарплате в отчётах ЗУП будет висеть, а следующая ведомость попытается выплатить те же суммы снова.
Связь с бухгалтерией
Выплата — это и движение денег в бухгалтерии. Если зарплата считается в ЗУП, а деньги проходят через 1С:Бухгалтерию, договоритесь, где «главная» информация о выплате:
- ведомости создаются в ЗУП и передаются в бухгалтерию;
- платёжные поручения и списание с расчётного счёта — в бухгалтерии, по ведомости.
Как настроить обмен и проводки по зарплате — в статье «Обмен ЗУП с Бухгалтерией». О банковских документах на стороне бухгалтерии — в статье «Банк и касса в Бухгалтерии».
Налоги и взносы с выплаченной зарплаты перечисляются не позднее 25 числа следующего месяца. Ставки — в статье «ОПВ, ОПВР, СО, ВОСМС, ООСМС в ЗУП».
Права доступа к выплатам
Ведомость в банк — это фактически платёжный документ. Мы рекомендуем разделять роли: расчётчик формирует ведомость, а отправляет реестр в банк и подтверждает оплату другой человек — бухгалтер или финансовый директор. В ЗУП это делается через профили доступа пользователей.
Ещё одна мера, которая занимает пять минут в месяц: перед отправкой сравнить итог ведомости с итогом прошлого месяца. Если сумма выросла на 30 % без видимой причины — повод посмотреть строки до отправки, а не после. Чаще всего это задвоенная премия или сотрудник, попавший в ведомость дважды.
Чек-лист выплаты на каждый месяц
Выплаты повторяются каждый месяц, и именно поэтому их делают «на автомате». Список, который мы оставляем расчётчику и бухгалтеру после настройки:
Перед авансом
- у новых сотрудников указан лицевой счёт или карта зарплатного проекта;
- у сотрудников, принятых в середине месяца, проверен способ расчёта аванса;
- дата выплаты не выпадает на выходной или праздник.
Перед окончательным расчётом
- зарплата за месяц начислена и проверена;
- итог ведомости сравнён с итогом прошлого месяца, крупные отличия объяснены;
- в ведомости нет сотрудников, которым уже заплатили отдельной ведомостью при увольнении или отпуске.
После отправки в банк
- ведомость отмечена как оплаченная после подтверждения банка;
- сумма ведомости совпала с платёжкой и выпиской;
- возвраты от банка, если были, отражены по конкретным сотрудникам;
- расчётные листки сформированы и отправлены сотрудникам.
В течение месяца
- отпускные выплачены не позднее чем за три рабочих дня до начала отпуска;
- расчёт с уволенными выплачен не позднее трёх рабочих дней после прекращения договора.
Последние два пункта проверяются не раз в месяц, а по каждому документу: межрасчётные выплаты не ждут общей ведомости.
Частые ошибки
- Выплата «мимо» ЗУП. Деньги отправили реестром из Excel, ведомость не провели. Задолженность в базе не совпадает с реальностью.
- Новый сотрудник без счёта. Не попал в ведомость, выплату сделали вручную, потом забыли отразить.
- Повторная выплата. Ведомость за месяц создали дважды. Перед выплатой сверяйте сумму ведомости с остатком задолженности по зарплате в отчётах ЗУП.
- Отпускные в общей ведомости. Нарушение срока ТК РК.
- Задержка без пени. Если зарплату задержали, пеня по п. 3 ст. 113 ТК РК — обязанность работодателя, а не жест доброй воли. В ЗУП её удобно начислять отдельным видом начисления.
Частые вопросы
Когда нужно выплатить зарплату за месяц?
Не позже первой декады следующего месяца, в дату, указанную в трудовом или коллективном договоре. Если она выпадает на выходной или праздник — накануне (п. 1 ст. 113 ТК РК).
Можно ли платить часть сотрудников на карты, часть наличными?
Да. Способ выплаты задаётся для каждого сотрудника, и ЗУП разведёт их по разным ведомостям — в банк, на счета, в кассу.
Обязательно ли выдавать расчётные листки?
Работодатель обязан ежемесячно извещать работника о составных частях зарплаты, удержаниях и перечисленных ОПВ — письменно или в электронной форме (п. 2 ст. 113 ТК РК). Расчётный листок из ЗУП эту задачу решает.
Что делать, если банк вернул часть платежей?
Не отменять всю ведомость. Отразить возврат по конкретным сотрудникам, исправить реквизиты и выплатить им повторно отдельной ведомостью.
Как выплатить расчёт уволенному сотруднику?
Это межрасчётная выплата: после проведения документа «Увольнение» создайте по нему отдельную ведомость, не дожидаясь окончательного расчёта за месяц. Срок — не позднее трёх рабочих дней после прекращения трудового договора (п. 4 ст. 113 ТК РК). Потом проверьте, что сотрудник не попал повторно в общую ведомость за месяц.
Настроим зарплатный проект, аванс и выплаты в 1С:ЗУП и свяжем их с бухгалтерией — от 22 000 ₸ в час. Почему стоит переходить на актуальную редакцию — на странице «Почему нужно перейти на ЗУП 3.1». Лицензия 1С:Зарплата и управление персоналом ПРОФ — 136 250 ₸.
