Жалақыны есептеу — істің жартысы. Екінші жартысы — оны уақытында, тиісті адамдарға және бухгалтерия да сол сомаларды көретіндей етіп төлеу. Көптеген компанияларда дәл осы кезеңде ЗУП аяқталып, Excel басталады: соманы жүктеп шығарды, банкке тізілімді қолмен жинады, жіберді. Ал бір айдан кейін біреуге екі рет төленгені, біреудің қосымша төлемі «жоғалып кеткені» анықталады. 1С:Зарплата и управление персоналом для Казахстана ішінде төлемдерді қалай құру керектігін қарастырайық.
ҚР ЕК мерзімдері мен талаптары
| Ереже | Норма |
|---|---|
| Жалақы теңгемен айына кемінде бір рет, келесі айдың бірінші онкүндігінен кешіктірілмей төленеді; күні еңбек немесе ұжымдық шартта көрсетіледі | ҚР ЕК 113-бабының 1-тармағы |
| Төлем күні демалыс немесе мереке күніне сәйкес келсе, оның қарсаңында төлейді | ҚР ЕК 113-бабының 1-тармағы |
| Қызметкерге ай сайын жалақының құрамдас бөліктері, ұстап қалулар, аударылған МЗЖ және төленетін сома туралы жазбаша немесе электрондық түрде хабарланады | ҚР ЕК 113-бабының 2-тармағы |
| Кешіктіргені үшін — әр күнге Ұлттық банктің базалық мөлшерлемесінің 1,25 еселенген мөлшерінен өсімпұл | ҚР ЕК 113-бабының 3-тармағы |
| Жұмыстан шыққанда — шарт тоқтатылғаннан кейін үш жұмыс күнінен кешіктірілмей есеп айырысу | ҚР ЕК 113-бабының 4-тармағы |
| Демалыс ақысы — демалысқа дейін үш жұмыс күнінен кешіктірілмей | ҚР ЕК 92-бабының 4-тармағы |
Жалақының құрамдас бөліктері туралы хабарлама — бұл есеп парағы. ЗУП-та ол есептеулерден автоматты түрде қалыптасады, оны басып шығаруға немесе қызметкерге жіберуге болады. Ал өзіне-өзі қызмет көрсету сервисімен қызметкерлер парақтарды өздері алады.
Айтпақшы, «бірінші онкүндік» туралы: егер төлем күні айдың 10-ы болса және ол сенбіге сәйкес келсе, жұмаға, 9-ына төлеу керек. ЗУП күнтізбесі демалыс пен мереке күндерін біледі, бірақ ведомостағы төлем күнін адам қояды.
ЗУП-тағы төлеу тәсілдері
Қызметкер карточкасында ол ақшаны қалай алатыны көрсетіледі. Оның қай ведомосқа түсетіні соған байланысты.
| Тәсіл | ЗУП-тағы құжат | Қашан қолайлы |
|---|---|---|
| Жалақы жобасы бойынша | «Ведомость в банк» | Негізгі тәсіл: компанияның банкпен шарты бар, қызметкерлерде сол банктің карталары бар |
| Жеке шоттарға | «Ведомость на счета» | Қызметкер жалақыны басқа банктегі өз картасына алады |
| Қолма-қол | «Ведомость в кассу» | Шағын компаниялар, біржолғы төлемдер |
Банкке ведомость толтырылуы үшін ЗУП-та жалақы жобасын (банк, шарт) енгізіп, әр қызметкерге дербес шотты немесе картаны көрсету керек. Жаңа қызметкерлер — «бос» жолдардың ең жиі себебі: адам қабылданды, шот әлі ашылмады, ведомость оны көрмейді.
Аванс, түпкілікті есеп айырысу және есептеуаралық төлемдер
Аванс. Қызметкердің кадрлық деректерінде авансты есептеу тәсілі көрсетіледі: тіркелген сомамен, лауазымдық жалақының пайызымен немесе айдың бірінші жартысы үшін есептеумен. Аванс ведомосы осы баптаулар бойынша толтырылады.
Түпкілікті есеп айырысу. Жалақы есептелгеннен кейінгі ай үшін ведомость. ЗУП төленген аванс пен ұстап қалуларды өзі шегереді.
Есептеуаралық төлемдер. Демалыс ақысы, ауырғаны үшін төлемдер, жұмыстан шыққандағы есеп айырысу ай соңын күтпей — құжаттан бірден жеке ведомоспен төленеді. Егер демалыс ақысын ай соңында ортақ ведомоспен төлесеңіз, үш жұмыс күні мерзімі бұзылатыны дерлік сөзсіз. Толығырақ — «ЗУП-тағы демалыстар» мақаласында.
Банкке арналған тізілім
Банкке ведомосты интернет-банкке жүктеу үшін файлға жүктеп шығаруға болады. Файл форматы әр банкте өзінше — оны жалақы жобасын қосқан кезде банкпен келісіп, алғашқы төлемде бір-екі қызметкерде тексеру керек.
Біз ұсынатын тәртіп:
- ЗУП-та ведомосты қалыптастырып, тексеру.
- Тізілімді жүктеп шығарып, банкке жүктеу.
- Банк растағаннан кейін — ведомосты төленген деп белгілеу.
- Салыстыру: ведомость сомасы = төлем тапсырмасының сомасы = үзіндідегі сома.
Егер тізілім қолмен жиналса, ал ЗУП-тағы ведомость жүргізілмесе, бағдарлама ақшаның кеткенін «білмейді». ЗУП есептерінде жалақы бойынша берешек ілулі тұрады, ал келесі ведомость сол сомаларды қайта төлеуге тырысады.
Бухгалтериямен байланыс
Төлем — бұл бухгалтериядағы ақша қозғалысы да. Егер жалақы ЗУП-та есептеліп, ақша 1С:Бухгалтерия арқылы өтсе, төлем туралы «басты» ақпарат қай жерде болатынын келісіп алыңыз:
- ведомостар ЗУП-та жасалып, бухгалтерияға беріледі;
- төлем тапсырмалары және есеп айырысу шотынан есептен шығару — бухгалтерияда, ведомость бойынша.
Жалақы бойынша алмасу мен өткізбелерді қалай баптау керек — «ЗУП пен Бухгалтерия алмасуы» мақаласында. Бухгалтерия жағындағы банк құжаттары туралы — «Бухгалтериядағы банк және касса» мақаласында.
Төленген жалақыдан салықтар мен жарналар келесі айдың 25-інен кешіктірілмей аударылады. Мөлшерлемелер — «ЗУП-тағы МЗЖ, ЖМЗЖ, ӘА, МӘМСҚ, МӘМСА» мақаласында.
Төлемдерге қол жеткізу құқықтары
Банкке ведомость — іс жүзінде төлем құжаты. Біз рөлдерді бөлуге кеңес береміз: ведомосты есептеуші қалыптастырады, ал тізілімді банкке жіберіп, төлемді басқа адам — бухгалтер немесе қаржы директоры растайды. ЗУП-та бұл пайдаланушылардың қол жеткізу профильдері арқылы жасалады.
Айына бес минут алатын тағы бір шара: жіберер алдында ведомость қорытындысын өткен айдың қорытындысымен салыстыру. Егер сома көрінерлік себепсіз 30 %-ға өссе — бұл жолдарды жібергеннен кейін емес, жібергенге дейін қарауға себеп. Көбінесе бұл екі рет есептелген сыйлықақы немесе ведомосқа екі рет түскен қызметкер болады.
Әр айға арналған төлем чек-листі
Төлемдер ай сайын қайталанады, сондықтан да оларды «автоматты түрде» жасайды. Баптаудан кейін есептеуші мен бухгалтерге қалдыратын тізіміміз:
Аванс алдында
- жаңа қызметкерлерде жалақы жобасының дербес шоты немесе картасы көрсетілген;
- ай ортасында қабылданған қызметкерлердің авансты есептеу тәсілі тексерілген;
- төлем күні демалыс немесе мереке күніне түспейді.
Түпкілікті есеп айырысу алдында
- айдағы жалақы есептелген және тексерілген;
- тізімдеменің қорытындысы өткен айдың қорытындысымен салыстырылған, ірі айырмашылықтар түсіндірілген;
- тізімдемеде жұмыстан шыққанда немесе демалыс кезінде бөлек тізімдемемен төленген қызметкерлер жоқ.
Банкке жібергеннен кейін
- тізімдеме банк растағаннан кейін төленген деп белгіленген;
- тізімдеменің сомасы төлем тапсырмасымен және үзінді көшірмемен сәйкес келген;
- банктен қайтарулар болса, нақты қызметкерлер бойынша көрсетілген;
- есеп парақтары қалыптастырылып, қызметкерлерге жіберілген.
Ай ішінде
- демалыс ақысы демалыс басталғанға дейін кемінде үш жұмыс күні бұрын төленген;
- жұмыстан шыққандармен есеп айырысу шарт тоқтатылғаннан кейін үш жұмыс күнінен кешіктірілмей төленген.
Соңғы екі тармақ айына бір рет емес, әр құжат бойынша тексеріледі: есептеуаралық төлемдер жалпы тізімдемені күтпейді.
Жиі қателер
- ЗУП-ты «айналып өткен» төлем. Ақшаны Excel-ден тізіліммен жіберді, ведомосты жүргізбеді. Базадағы берешек шындыққа сәйкес келмейді.
- Шоты жоқ жаңа қызметкер. Ведомосқа түспеді, төлемді қолмен жасады, кейін көрсетуді ұмытты.
- Қайта төлеу. Ай үшін ведомость екі рет жасалды. Төлер алдында ведомость сомасын ЗУП есептеріндегі жалақы бойынша берешек қалдығымен салыстырыңыз.
- Демалыс ақысы ортақ ведомоста. ҚР ЕК мерзімін бұзу.
- Өсімпұлсыз кешіктіру. Егер жалақы кешіктірілсе, ҚР ЕК 113-бабының 3-тармағы бойынша өсімпұл — жұмыс берушінің ізгі ниет белгісі емес, міндеті. ЗУП-та оны жеке есептеу түрімен есептеген ыңғайлы.
Жиі қойылатын сұрақтар
Ай үшін жалақыны қашан төлеу керек?
Келесі айдың бірінші онкүндігінен кешіктірілмей, еңбек немесе ұжымдық шартта көрсетілген күні. Егер ол демалыс немесе мереке күніне сәйкес келсе — оның қарсаңында (ҚР ЕК 113-бабының 1-тармағы).
Қызметкерлердің бір бөлігіне картаға, бір бөлігіне қолма-қол төлеуге бола ма?
Иә. Төлеу тәсілі әр қызметкер үшін көрсетіледі, ал ЗУП оларды әртүрлі ведомостарға — банкке, шоттарға, кассаға бөледі.
Есеп парақтарын беру міндетті ме?
Жұмыс беруші қызметкерге жалақының құрамдас бөліктері, ұстап қалулар және аударылған МЗЖ туралы ай сайын жазбаша немесе электрондық түрде хабарлауға міндетті (ҚР ЕК 113-бабының 2-тармағы). ЗУП-тағы есеп парағы бұл міндетті шешеді.
Банк төлемдердің бір бөлігін қайтарса, не істеу керек?
Бүкіл ведомосты болдырмау керек емес. Нақты қызметкерлер бойынша қайтаруды көрсетіп, деректемелерді түзетіп, оларға жеке ведомоспен қайта төлеу керек.
Жұмыстан шыққан қызметкерге есеп айырысуды қалай төлеуге болады?
Бұл есептеуаралық төлем: «Увольнение» құжатын өткізгеннен кейін ай бойынша түпкілікті есеп айырысуды күтпей, ол бойынша бөлек тізімдеме құрыңыз. Мерзімі — еңбек шарты тоқтатылғаннан кейін үш жұмыс күнінен кешіктірмей (ҚР ЕК 113-бабының 4-тармағы). Содан кейін қызметкер айдағы жалпы тізімдемеге қайта түспегенін тексеріңіз.
1С:ЗУП-та жалақы жобасын, аванс пен төлемдерді баптап, оларды бухгалтериямен байланыстырамыз — сағатына 22 000 ₸-ден бастап. Өзекті редакцияға неліктен көшу керектігі — «Неліктен ЗУП 3.1-ге көшу керек» бетінде. 1С:Зарплата и управление персоналом ПРОФ лицензиясы — 136 250 ₸.
