Основные средства в КА обычно настраивают в последнюю очередь: продажи, склад и производство кажутся важнее. А потом в первом же закрытии месяца амортизация ложится не на те затраты, ремонт станка уходит в общехозяйственные расходы, и себестоимость продукции перестаёт быть похожей на правду. Разберём, что КА умеет по основным средствам, как в ней учитывать ремонты и где проходит граница, за которой нужна отдельная система ремонтов.
Что КА умеет по основным средствам
В Комплексной автоматизации весь жизненный цикл ОС оформляется документами:
| Этап | Что оформляется | На что влияет |
|---|---|---|
| Поступление | Приобретение оборудования, услуги по доставке и монтажу | Формирование первоначальной стоимости |
| Принятие к учёту | Срок полезного использования, способ амортизации, налоговая группа, подразделение, статья затрат | Амортизация в бухгалтерском и налоговом учёте |
| Перемещение | Смена подразделения или ответственного | Куда относится амортизация |
| Модернизация | Увеличение стоимости, иногда — срока | Новая база для амортизации |
| Ремонт | Затраты на поддержание в рабочем состоянии | Расходы периода, стоимость ОС не меняется |
| Списание или продажа | Выбытие объекта | Остаточная стоимость — в расходы или себестоимость продажи |
Амортизация начисляется при закрытии месяца, вместе с остальными регламентными операциями. Это значит, что ошибку в карточке ОС вы увидите не в момент принятия к учёту, а в отчётах после закрытия.
Налоговая амортизация в Казахстане считается по группам фиксированных активов, с предельными нормами из Налогового кодекса. Как это отражается в 1С и чем бухгалтерский учёт ОС отличается от налогового, мы подробно разобрали в статье «Основные средства и НМА в 1С». Здесь сосредоточимся на том, что специфично для КА.
Главное отличие КА: амортизация идёт в себестоимость
В Бухгалтерии амортизация просто ложится на счёт затрат. В КА она становится частью управленческой себестоимости: попадает на статью расходов, распределяется на подразделения, направления деятельности и выпуск продукции. Поэтому в карточке ОС важны две вещи, которые в Бухгалтерии часто заполняют «как получится»:
- Подразделение-владелец. Станок цеха должен принадлежать цеху, а не «основному подразделению». Иначе амортизация уйдёт в общие расходы.
- Статья расходов и аналитика. Амортизация производственного оборудования — в производственные затраты, офисной техники — в административные. От этого зависит, увидит ли директор реальную себестоимость. Почему себестоимость в КА «летит» и как это исправить, — в статье «Себестоимость в КА».
Как учитывать ремонты в КА
Полноценной подсистемы управления ремонтами — графиков планово-предупредительных ремонтов, учёта наработки оборудования, заказов на ремонт с нормативами — в КА нет. Это функциональность 1С:ERP и отраслевого решения 1С:ТОиР. Сравнение мы приводили в статье «1С:ERP или Комплексная автоматизация».
Но учитывать затраты на ремонт в КА можно и нужно. Типовая схема, которую мы настраиваем:
- Подрядный ремонт. Услуги подрядчика оформляются поступлением услуг на статью расходов «Ремонт оборудования» с аналитикой по подразделению. Если нужно видеть затраты по каждому объекту, добавляют аналитику по основному средству или ведут ремонт отдельным заказом.
- Хозяйственный ремонт своими силами. Запчасти и материалы списываются со склада документом внутреннего потребления на ту же статью и подразделение. Работы ремонтников — через зарплату, с отнесением на подразделение.
- Модернизация вместо ремонта. Если работы улучшают объект — новый узел, увеличение мощности, — это модернизация, и она увеличивает стоимость ОС. Разделять ремонт и модернизацию — решение бухгалтера на основании учётной политики и Налогового кодекса; программа лишь даёт оба документа.
Отчёт по затратам на ремонт в разрезе подразделений и статей строится из стандартных отчётов по расходам. Для владельца этого часто достаточно: видно, сколько стоит содержание цеха и какое оборудование обходится дороже всего.
Типичные ошибки
ОС заведены, но не приняты к учёту. Оборудование куплено, лежит на счёте вложений, амортизация не идёт. Проверяется отчётом по ведомости ОС: объект есть, а амортизации за месяц нет.
Один срок полезного использования для всего. При переносе из старой программы всем объектам ставят одинаковый срок. Для бухгалтерии это может пройти, для себестоимости — нет.
Ремонт капитализируют. Обычный ремонт оформляют модернизацией, чтобы «не портить» прибыль месяца. Через год стоимость ОС раздута, налоговая амортизация считается неправильно.
Запчасти покупают «на ремонт» и сразу списывают. На складе остатков нет, а в цехе лежат запасные подшипники. Правильнее приходовать запчасти на склад и списывать по факту установки.
Перемещение не оформлено. Оборудование перевезли из одного цеха в другой, а в базе оно осталось за старым подразделением. Амортизация продолжает ложиться не туда.
Инвентаризация основных средств
Раз в год, а для дорогого оборудования чаще, полезно сверять базу с реальностью. В КА инвентаризация ОС оформляется документом: программа заполняет список объектов по подразделению и ответственному, комиссия отмечает фактическое наличие, а по результатам оформляются списание или перемещение. Удобно распечатать инвентарные номера на этикетках и наклеить на оборудование — тогда при следующей инвентаризации объект находится за секунды, а спорных «вот этот станок или тот» не остаётся.
Когда нужен ТОиР или ERP
Признаки, что учёта затрат на ремонт уже мало:
- оборудование дорогое, и простой стоит больше, чем ремонт;
- ремонты нужно планировать по графику или по наработке, а не «когда сломалось»;
- есть ремонтная служба со своими нарядами, нормативами и складом запчастей;
- нужно считать затраты на ремонт по каждому объекту за весь срок службы и сравнивать с покупкой нового.
В этом случае смотрят на 1С:ERP, где управление ремонтами встроено, или на интеграцию КА с отраслевым решением. Подробнее о границе между продуктами — в статье «Когда КА мало и пора на ERP».
Учёт ОС и затрат на ремонт мы настраиваем в рамках внедрения Комплексной автоматизации или проверяем на сопровождении КА. Работы — от 22 000 ₸ в час.
Как мы переносим ОС при переходе на КА
Перенос основных средств — одна из самых кропотливых частей перехода с Бухгалтерии или УТ на КА. Порядок, который мы используем:
- Инвентаризация до переноса. Сверяем список объектов в старой базе с тем, что реально стоит в цехах и офисе. Списанное, но не оформленное, оформляем в старой базе.
- Справочник подразделений. Сначала в КА строится структура подразделений, потом к ней привязываются объекты. Обратный порядок даёт «всё на основном подразделении».
- Загрузка остатков. По каждому объекту: первоначальная стоимость, накопленная амортизация в бухгалтерском и налоговом учёте, оставшийся срок, способ амортизации, налоговая группа.
- Контрольное закрытие месяца. Первый месяц в КА закрываем вместе с бухгалтером и сравниваем амортизацию с последним месяцем в старой программе. Расхождение больше копеек — повод искать ошибку в карточках.
Общий порядок перехода описан в статье «Переход с УТ и Бухгалтерии на КА».
Чек-лист перед закрытием месяца по основным средствам
Ошибки по ОС дешевле поймать до закрытия месяца, чем после. Перед регламентными операциями мы просим бухгалтера пройти пять пунктов:
- Всё оборудование, купленное в месяце и введённое в эксплуатацию, принято к учёту — не висит на счёте вложений.
- У новых объектов указаны подразделение и статья расходов, а не значения по умолчанию.
- Перемещения между цехами и складами оформлены документами в том же месяце, когда оборудование фактически переехало.
- Ремонты, выполненные подрядчиками, отражены как расходы периода, а не как модернизация — если только работы действительно не улучшили объект.
- Запчасти, списанные на ремонт, соответствуют тому, что реально установлено.
После закрытия полезно бросить взгляд на отчёт по амортизации в разрезе подразделений: если цех внезапно получил ноль, а «основное подразделение» — всю сумму, значит, где-то в карточках ОС не тот владелец.
Частые вопросы
Есть ли в КА графики планово-предупредительных ремонтов?
Нет. Графики ППР, наработка и заказы на ремонт есть в 1С:ERP и в отраслевом решении 1С:ТОиР. В КА учитываются затраты на ремонт: услуги подрядчиков, материалы и зарплата ремонтников.
Как перенести основные средства в КА из Бухгалтерии?
Вводом начальных остатков по каждому объекту: первоначальная стоимость, накопленная амортизация, оставшийся срок, налоговая группа. Обязательно заполните подразделение и статью расходов — в Бухгалтерии их часто нет.
Где увидеть, во сколько обходится ремонт конкретного станка?
Если при оформлении затрат указывать аналитику по объекту, — в отчёте по расходам с отбором по этой аналитике. Без такой аналитики видны затраты только по подразделению.
Когда начисляется амортизация?
При закрытии месяца, регламентной операцией. Поэтому до закрытия проверьте, что все новые объекты приняты к учёту, а выбывшие — списаны.
Что делать, если амортизация за прошлые месяцы начислена неправильно?
Сначала исправить причину в карточке объекта, затем решить с бухгалтером, как отразить исправление: если отчётность за период уже сдана, это вопрос учётной политики, а не только перепроведения документов. После этого месяцы перезакрываются по порядку.
