Логист в оптовой компании часто живёт в Excel: менеджеры присылают ему номера заказов, он раскидывает их по машинам, водитель уезжает с распечаткой, а бухгалтерия узнаёт о возврате через три дня. В 1С:Управление торговлей для Казахстана всё это можно вести в самой программе — от адреса доставки в заказе клиента до отметки, что груз доставлен. Ниже — как устроен механизм, что настроить и где обычно ошибаются.
Редакция 3.4 казахстанской УТ построена на базе российской УТ 11.4, поэтому логика доставки у них общая: распоряжения на отгрузку (заказы клиентов, реализации, перемещения) собираются в задания на перевозку, задание привязывается к машине и водителю, а склад видит, что и к какому рейсу собрать.
Что нужно включить и заполнить
Доставка — отдельная функциональная опция. Пока её не включили в настройках раздела склада и доставки, в документах нет нужных полей. После включения появляется раздел «Склад и доставка» → «Управление доставкой».
Справочники, без которых механизм не заработает:
| Справочник | Зачем нужен | Типичная ошибка |
|---|---|---|
| Зоны доставки | Группируют адреса: «Алматы, Алатауский район», «Каскелен», «Талгар» | Зоны нарезаны слишком мелко — логист тратит время на выбор |
| Транспортные средства | Машина, грузоподъёмность, объём кузова | Не заполнены вес и объём — программа не подскажет перегруз |
| Водители (физлица или сотрудники) | Кто везёт | Водитель-подрядчик не заведён, его вписывают в комментарий |
| Вес и объём номенклатуры | Расчёт загрузки машины | Пустые поля у половины товаров — «вес рейса» равен нулю |
Последний пункт — самый недооценённый. Без веса и объёма у номенклатуры задание на перевозку формально создаётся, но смысла в нём мало: нельзя понять, влезет ли рейс в «Газель». Мы обычно начинаем проект с выгрузки номенклатуры с пустыми весами и просим склад заполнить хотя бы ходовые позиции.
Способ доставки в заказе клиента
В заказе клиента менеджер указывает способ доставки. Варианты, которые встречаются на практике:
- самовывоз — клиент забирает со склада сам;
- наша доставка до клиента — тогда нужны адрес, зона и желаемое время;
- доставка перевозчиком — сторонняя транспортная компания;
- доставка силами клиента с нашего склада по его поручению.
От способа зависит, попадёт ли заказ в список на планирование рейсов. Типичная ситуация: менеджеры по привычке оставляют «самовывоз» по умолчанию, логист не видит заказ, и машина уезжает без него. Лечится просто — значение по умолчанию в настройках менеджера или у партнёра. Если клиент всегда получает доставку, пропишите это в карточке партнёра, чтобы способ подставлялся сам.
Адрес доставки берите из контактной информации партнёра, а не вписывайте в комментарий. Комментарий не попадает ни в отборы, ни в отчёты по зонам.
Задание на перевозку: от плана к рейсу
Задание на перевозку — центральный документ логиста. В нём:
- выбирается машина и водитель, дата и время рейса;
- добавляются распоряжения — заказы, накладные, перемещения, которые надо отвезти;
- видна суммарная масса и объём относительно возможностей машины;
- статусом отмечается, на каком этапе рейс — от формирования до выполнения.
Удобнее всего работать не с отдельными документами, а через рабочее место доставки: слева — распоряжения, ожидающие отправки, с отбором по зоне и дате, справа — рейсы. Логист перетаскивает заказы по машинам, как раньше делал в таблице, только теперь склад сразу видит результат.
При ордерной схеме склада связка ещё теснее: в расходном ордере указывается задание на перевозку, и кладовщик собирает товар под конкретный рейс. Об ордерной схеме и сборке подробно — в статьях о подборе заказа и обзоре склада в УТ.
Печатные формы и документы для водителя
Водителю в рейс нужен маршрутный лист — список точек с адресами, контактами и суммами к получению. Он печатается из задания на перевозку. Накладные по каждому клиенту печатаются из отгрузочных документов.
Отдельный вопрос — товарно-транспортная накладная и путевой лист по казахстанским правилам перевозок грузов. Состав их сведений меняется, и типовая печатная форма может отставать от требований. Что именно должно быть в документах, разобрано в статье «ТТН и путевой лист». Если форма в вашей базе не совпадает с актуальными требованиями — это дорабатывается внешней печатной формой без изменения конфигурации.
Контроль: доставлено или нет
Самое слабое место во многих компаниях — обратная связь из рейса. Водитель вернулся, часть товара привёз назад, а в программе всё «отгружено». Порядок, который мы ставим на проектах:
- задание переводится в «выполнено» только после возвращения водителя и сверки;
- по каждой точке отмечается результат: доставлено, отказ, частичная доставка;
- отказ оформляется возвратом или корректировкой реализации в тот же день, а не в конце месяца.
Если клиенту выписан ЭСФ на всю сумму, а он принял половину, — придётся оформлять исправленный или дополнительный счёт-фактуру. Поэтому чем раньше в программе видна частичная доставка, тем меньше работы у бухгалтерии. Про ЭСФ и СНТ при отгрузке — в статье «ЭСФ и СНТ из УТ».
Сторонний перевозчик
Когда везёт транспортная компания, задание на перевозку тоже полезно: в нём указывается перевозчик, а стоимость его услуг можно отнести на дополнительные расходы. Тогда в отчёте по валовой прибыли видно, во что обходится доставка конкретному клиенту или в конкретную зону. Это один из вопросов, которые собственники задают чаще всего: «а мы вообще зарабатываем на доставке в область?» Как построить такой анализ — в статье «Аналитика в УТ».
Где доставка в УТ заканчивается
Механизм в типовой УТ закрывает планирование рейсов, загрузку и контроль. Чего в нём нет «из коробки»:
- оптимизации маршрута по карте и пробкам;
- GPS-трекинга машины в реальном времени;
- мобильного приложения водителя с фотоотчётом в типовой казахстанской редакции.
Эти задачи решаются интеграцией со специализированными сервисами или мобильными решениями. Если у вас уже есть торговые агенты с планшетами, логично посмотреть на одну платформу и для них, и для экспедиторов — об этом в статье «Мобильный торговый агент для УТ».
С чего начать внедрение доставки
Наш порядок на проектах:
- Заполнить вес и объём у номенклатуры (хотя бы 80 % оборота).
- Нарезать зоны доставки так, как реально ездят машины, — 5–15 зон обычно достаточно.
- Завести транспорт и водителей.
- Настроить способ доставки по умолчанию у партнёров.
- Две недели вести задания параллельно со старой таблицей, затем таблицу убрать.
Шаг 5 не формальность: за две недели всплывают исключения — «срочные» заказы после обеда, догрузы, клиенты с двумя адресами.
Это часть общей настройки склада; полный набор работ описан на странице автоматизации склада. Программа — 1С:Управление торговлей для Казахстана, поставка ПРОФ — 136 250 ₸.
Как понять, что доставка настроена хорошо
Три признака, по которым мы проверяем результат через месяц после запуска. Логист планирует рейсы на завтра за полчаса, а не за два часа. Менеджер может ответить клиенту, в каком рейсе его заказ, не звоня на склад. Бухгалтерия узнаёт о возвратах из рейса в тот же день. Если хотя бы один пункт не выполняется — ищите, на каком шаге информация снова ушла в телефон или таблицу.
Частые вопросы
Нужна ли ордерная схема склада, чтобы пользоваться доставкой?
Нет. Задания на перевозку работают и без ордеров. Ордерная схема полезна, когда отгрузку собирает отдельная команда склада и нужно контролировать сборку под каждый рейс.
Можно ли включить в один рейс и доставку клиентам, и перемещение на другой склад?
Да, в задание на перевозку можно добавить разные распоряжения — заказы клиентов, реализации и перемещения.
Сколько стоит настроить доставку?
Работы оплачиваются по часам, от 22 000 ₸ в час. Объём зависит от того, нужна ли доработка печатных форм и интеграция с картами; оценку даём после разговора с логистом.
Подойдёт ли доставка в УТ, если у нас 30 машин?
Типовой механизм рассчитан на планирование рейсов вручную логистом. При большом парке обычно добавляют сервис оптимизации маршрутов и интегрируют его с УТ.
