Торговый агент объехал двенадцать точек, записал заказы в блокнот, вечером продиктовал их оператору — и к утру половина позиций уже не в наличии, а у двух магазинов просроченный долг, о котором агент не знал. Мобильное приложение с обменом в 1С:Управление торговлей решает эту цепочку целиком: агент видит остатки, цены и долги клиента прямо в точке, а заказ попадает в базу через минуту после оформления.
Ниже — какие бывают схемы работы, что выгружать агенту, как выбрать приложение и что проверить до запуска.
Три схемы работы агентов
| Схема | Как работает | Что нужно в 1С |
|---|---|---|
| Pre-selling (предзаказ) | Агент собирает заказы, склад отгружает на следующий день | Заказы клиентов, резервы, доставка |
| Van-selling (продажа с машины) | Агент возит товар с собой и продаёт сразу | Склад-машина, реализация и оплата в точке |
| Мерчендайзинг | Контроль выкладки, фото полок, анкеты | Задачи и отчёты по точкам, иногда без продаж |
Большинство дистрибьюторов в Казахстане работают по первой схеме. Van-selling сложнее с учётной стороны: машина — это отдельный склад, у агента на руках деньги, а продажа в точке должна сразу закрывать вопрос документов для покупателя. Поэтому с него редко начинают — сначала отлаживают предзаказ.
Что выгружать агенту из УТ
Агенту на планшете не нужна вся база. Нужно ровно то, что помогает продать и не ошибиться:
- свои клиенты и торговые точки — адреса, контакты, маршрут по дням недели;
- номенклатура с картинками и группами — только та, что агенту разрешено продавать;
- цены — тот вид цен, который положен клиенту по соглашению, а не «розничная для всех»;
- остатки — свободные, то есть за вычетом резервов, а не общие на складе;
- долги клиента и просрочка — чтобы агент сам видел, что этому клиенту сначала нужно забрать оплату;
- история заказов — что клиент брал в прошлый раз.
Пункт про цены — главный источник проблем. Если в УТ ценообразование настроено через соглашения с клиентами и разные виды цен, приложение должно забирать именно цену по соглашению. Иначе агент обещает одну цену, а в накладной выходит другая. Как устроены виды цен и скидки, — в статье «Ценообразование в УТ».
С остатками похожая история. Агент видит «на складе 40 коробок», оформляет заказ на 30, а 25 уже зарезервированы под другой заказ. Выгружайте свободный остаток и договоритесь, как часто он обновляется: раз в день утром — минимум, при плотных продажах — несколько раз в день.
Что приходит обратно в УТ
От агента в базу попадают:
- заказы клиентов — с видом цен, скидками и желаемой датой доставки;
- оплаты, если агент собирает наличные или фиксирует перевод;
- новые клиенты — лучше в виде заявки, которую проверяет офис, а не сразу в справочник;
- визиты, фотоотчёты, анкеты — если включён мерчендайзинг.
Пункт 3 стоит обсудить заранее. Если разрешить агентам создавать контрагентов напрямую, через полгода в базе будут «ТОО Ромашка», «Ромашка ТОО» и «Ромашка магазин» — три карточки одного клиента. Для Казахстана это особенно неприятно: у контрагента должен быть корректный БИН, иначе потом не выписать ЭСФ. Проверку дублей по БИН мы ставим на стороне 1С при загрузке.
Заказ от агента в УТ проходит обычный путь: резерв, проверка кредитного лимита, отгрузка. Если у клиента превышен лимит или есть просрочка, заказ остановится на согласовании — так же, как заказ от менеджера в офисе. Подробнее о механизме — в статьях «Продажи в УТ» и «Дебиторка и график платежей в УТ».
Какое приложение выбрать
Готовых решений для работы агентов с 1С несколько. Есть мобильный клиент самой УТ, но фирма «1С» указывает для него российскую УТ 11.5.6 и выше, а казахстанская редакция 3.4 построена на базе УТ 11.4 — поэтому для казахстанских баз этот путь обычно не подходит. На практике выбирают специализированные приложения для мобильной торговли, которые обмениваются с УТ через свой модуль.
Мы работаем с Моби-С — это решение для сбора заказов, продажи с машины и мерчендайзинга с обменом с 1С без изменения типовой конфигурации. Последнее важно: базу потом можно обновлять без переделки обмена.
На что смотреть при выборе любого приложения:
- работа без интернета — в области связь пропадает, агент должен оформлять заказы офлайн и отправлять, когда сеть появится;
- поддержка вашей редакции УТ — именно казахстанской, с её реквизитами и видами цен;
- как устроен обмен — расширение или внешняя обработка лучше, чем правка конфигурации;
- контроль агента — GPS-отметки визитов, время в точке, план по маршруту;
- стоимость владения — лицензия на каждого агента, сервер обмена, поддержка.
Что проверить в УТ до запуска
Мобильное приложение показывает то, что есть в базе. Если в базе беспорядок, агент получит его на планшет. Чек-лист перед запуском:
- у каждого клиента назначен менеджер (агент) — иначе непонятно, кому его выгружать;
- соглашения с клиентами и виды цен заполнены, без «старых» соглашений с истёкшим сроком;
- у номенклатуры есть единицы измерения упаковок — агент продаёт коробками, а не штуками;
- кредитные лимиты и условия оплаты актуальны;
- заведены склады, с которых отгружают заказы агентов;
- в номенклатуре нет дублей и позиций «не использовать», которые всё ещё попадают в выгрузку.
Обычно на этот чек-лист уходит больше времени, чем на настройку самого обмена. Зато после него и офисные менеджеры начинают работать спокойнее.
Как запускать
Не переводите сразу всех агентов. Рабочий сценарий:
- Выбрать двух-трёх агентов, которые не боятся техники, и один-два маршрута.
- Две недели они работают на планшетах, оператор параллельно проверяет каждый заказ.
- Собрать замечания: какие поля лишние, где агент ошибается, сколько времени уходит на заказ.
- Поправить настройки и выгрузку, затем подключать остальных группами.
Если агенты продают ещё и в розничные магазины с маркированным товаром, заранее проверьте, как приложение работает с кодами маркировки, — это отдельный сценарий, его лучше обсудить до покупки лицензий. Общие сведения — в статье «Маркировка в УТ».
Программа учёта — 1С:Управление торговлей для Казахстана. Для работы офиса с агентами обычно хватает редакции ПРОФ — 136 250 ₸, плюс клиентские лицензии по числу офисных пользователей. Агенты, работающие только в мобильном приложении, лицензии 1С обычно не занимают — уточняйте это условие у поставщика приложения. Настройка склада и отгрузок под заказы агентов — часть услуги автоматизации склада, а связка с доставкой описана в статье «Доставка и логистика в УТ».
Что измерять после запуска
Чтобы понять, окупилось ли решение, зафиксируйте до запуска несколько цифр и сравните через два-три месяца: сколько визитов агент делает за день, сколько времени проходит от заказа до отгрузки, сколько заказов приходится исправлять в офисе, какая доля заказов отклоняется из-за долгов клиента. Обещать конкретный прирост мы не будем — он зависит от маршрутов и дисциплины, — но без этих цифр разговор об эффекте превращается в ощущения.
Частые вопросы
Может ли агент работать без интернета?
Это зависит от приложения. У специализированных решений для мобильной торговли офлайн-режим обычно есть: заказы копятся на устройстве и уходят в 1С при появлении связи. Проверьте это до выбора.
Нужна ли отдельная лицензия 1С на каждого агента?
Зависит от того, как приложение подключается к базе. Если обмен идёт через модуль обмена, а не через подключение агента к базе напрямую, лицензии 1С на агентов обычно не нужны — но условие лицензирования нужно уточнить у поставщика приложения.
Сколько времени занимает внедрение?
Сам обмен настраивается быстро, основное время уходит на порядок в справочниках и пилот. Работы оплачиваются по часам — от 22 000 ₸ в час, оценку даём после разбора вашей базы.
Подойдёт ли это, если у нас УТ с доработками?
Да, если обмен приложения не требует правки конфигурации. Доработанные реквизиты, которые нужны агенту, добавляются в выгрузку отдельно.
