Көтерме сауда компаниясындағы логист көбіне Excel-де жұмыс істейді: менеджерлер оған тапсырыс нөмірлерін жібереді, ол оларды көліктерге бөледі, жүргізуші басып шығарылған қағазбен кетеді, ал бухгалтерия қайтарылған тауар туралы үш күннен кейін біледі. 1С:Управление торговлей для Казахстана жүйесінде мұның бәрін бағдарламаның өзінде жүргізуге болады — клиент тапсырысындағы жеткізу мекенжайынан бастап жүк жеткізілді деген белгіге дейін. Төменде — механизм қалай құрылған, нені баптау керек және әдетте қай жерде қателеседі.
Қазақстандық УТ-ның 3.4 редакциясы ресейлік УТ 11.4 негізінде жасалған, сондықтан жеткізу логикасы ортақ: тиеп жөнелтуге арналған өкімдер (клиент тапсырыстары, өткізулер, орын ауыстырулар) тасымалдау тапсырмаларына жиналады, тапсырма көлікке және жүргізушіге байланады, ал қойма қай рейске не жинау керектігін көреді.
Нені қосып, толтыру керек
Жеткізу — жеке функционалдық опция. Оны қойма және жеткізу бөлімінің баптауларында қоспайынша, құжаттарда қажетті өрістер болмайды. Қосқаннан кейін «Склад и доставка» → «Управление доставкой» бөлімі пайда болады.
Механизм жұмыс істеуі үшін қажет анықтамалықтар:
| Анықтамалық | Не үшін керек | Жиі қате |
|---|---|---|
| Жеткізу аймақтары | Мекенжайларды топтайды: «Алматы, Алатау ауданы», «Қаскелең», «Талғар» | Аймақтар тым ұсақ бөлінген — логист таңдауға уақыт жоғалтады |
| Көлік құралдары | Көлік, жүк көтергіштігі, шанақ көлемі | Салмақ пен көлем толтырылмаған — бағдарлама артық жүктемені көрсетпейді |
| Жүргізушілер (жеке тұлғалар немесе қызметкерлер) | Кім апарады | Мердігер жүргізуші енгізілмеген, оны түсініктемеге жазады |
| Номенклатураның салмағы мен көлемі | Көлік жүктемесін есептеу | Тауарлардың жартысында өрістер бос — «рейс салмағы» нөлге тең |
Соңғы тармақ ең жиі назардан тыс қалады. Номенклатурада салмақ пен көлем болмаса, тасымалдау тапсырмасы формалды түрде құрылады, бірақ одан пайда аз: рейс «Газельге» сыя ма, түсіну мүмкін емес. Біз жобаны әдетте салмағы бос номенклатураны жүктеп шығарудан бастаймыз және қоймадан ең болмағанда өтімді позицияларды толтыруды сұраймыз.
Клиент тапсырысындағы жеткізу тәсілі
Клиент тапсырысында менеджер жеткізу тәсілін көрсетеді. Тәжірибеде кездесетін нұсқалар:
- өзі алып кету — клиент қоймадан өзі алады;
- клиентке дейін біздің жеткізу — онда мекенжай, аймақ және қалаған уақыт керек;
- тасымалдаушы арқылы жеткізу — бөгде көлік компаниясы;
- клиенттің тапсырмасы бойынша біздің қоймадан клиенттің өз күшімен жеткізу.
Тапсырыстың рейстерді жоспарлау тізіміне түсуі тәсілге байланысты. Жиі жағдай: менеджерлер әдет бойынша әдепкі «өзі алып кетуді» қалдырады, логист тапсырысты көрмейді, көлік онсыз кетеді. Емі қарапайым — менеджер баптауларында немесе серіктесте әдепкі мән. Клиент әрдайым жеткізу алатын болса, тәсіл өзі қойылуы үшін мұны серіктес карточкасына жазыңыз.
Жеткізу мекенжайын түсініктемеге жазбай, серіктестің байланыс ақпаратынан алыңыз. Түсініктеме іріктеулерге де, аймақтар бойынша есептерге де түспейді.
Тасымалдау тапсырмасы: жоспардан рейске дейін
Тасымалдау тапсырмасы — логистің негізгі құжаты. Онда:
- көлік пен жүргізуші, рейстің күні мен уақыты таңдалады;
- апару керек өкімдер — тапсырыстар, жүкқұжаттар, орын ауыстырулар қосылады;
- көліктің мүмкіндігіне қатысты жалпы салмақ пен көлем көрінеді;
- мәртебе арқылы рейстің қай кезеңде екені белгіленеді — қалыптастырудан орындалуға дейін.
Жеке құжаттармен емес, жеткізудің жұмыс орны арқылы жұмыс істеу ыңғайлы: сол жақта — аймақ пен күн бойынша іріктелген, жөнелтуді күтіп тұрған өкімдер, оң жақта — рейстер. Логист тапсырыстарды бұрын кестеде істегендей көліктерге бөледі, тек енді қойма нәтижені бірден көреді.
Қойманың ордерлік сұлбасында байланыс одан да тығыз: шығыс ордерінде тасымалдау тапсырмасы көрсетіледі, қоймашы тауарды нақты рейске жинайды. Ордерлік сұлба мен жинау туралы толығырақ — тапсырысты іріктеу және УТ-дағы қойма шолуы мақалаларында.
Жүргізушіге арналған баспа нысандары мен құжаттар
Жүргізушіге рейске маршруттық парақ керек — мекенжайлары, байланыстары және алынатын сомалары бар нүктелер тізімі. Ол тасымалдау тапсырмасынан басып шығарылады. Әр клиенттің жүкқұжаттары тиеп жөнелту құжаттарынан басылады.
Жеке мәселе — қазақстандық жүк тасымалдау қағидалары бойынша тауар-көлік жүкқұжаты мен жол парағы. Олардағы мәліметтер құрамы өзгеріп отырады, ал типтік баспа нысаны талаптардан қалып қоюы мүмкін. Құжаттарда нақты не болуы керектігі «ТТН және жол парағы» мақаласында талданған. Базаңыздағы нысан қазіргі талаптарға сәйкес келмесе — бұл конфигурацияны өзгертпей, сыртқы баспа нысанымен пысықталады.
Бақылау: жеткізілді ме, жоқ па
Көптеген компаниялардағы ең әлсіз жер — рейстен кері байланыс. Жүргізуші қайтып келді, тауардың бір бөлігін кері әкелді, ал бағдарламада бәрі «тиеп жөнелтілген». Біз жобаларда енгізетін тәртіп:
- тапсырма жүргізуші қайтып келіп, салыстыру жүргізілгеннен кейін ғана «орындалды» күйіне ауыстырылады;
- әр нүкте бойынша нәтиже белгіленеді: жеткізілді, бас тарту, ішінара жеткізу;
- бас тарту ай соңында емес, сол күні қайтарумен немесе өткізуді түзетумен ресімделеді.
Клиентке бүкіл сомаға ЭСФ жазылса, ал ол жартысын ғана қабылдаса — түзетілген немесе қосымша шот-фактура ресімдеуге тура келеді. Сондықтан ішінара жеткізу бағдарламада неғұрлым ерте көрінсе, бухгалтерияның жұмысы соғұрлым аз болады. Тиеп жөнелту кезіндегі ЭСФ және СНТ туралы — «УТ-дан ЭСФ және СНТ» мақаласында.
Бөгде тасымалдаушы
Көлік компаниясы апарғанда да тасымалдау тапсырмасы пайдалы: онда тасымалдаушы көрсетіледі, ал оның қызметтерінің құнын қосымша шығындарға жатқызуға болады. Сонда жалпы пайда есебінде нақты клиентке немесе нақты аймаққа жеткізу қаншаға түсетіні көрінеді. Бұл меншік иелері ең жиі қоятын сұрақтардың бірі: «біз облысқа жеткізуден мүлде табыс табамыз ба?» Мұндай талдауды қалай құру керек — «УТ-дағы талдау» мақаласында.
УТ-дағы жеткізу қай жерде аяқталады
Типтік УТ-дағы механизм рейстерді жоспарлауды, жүктеуді және бақылауды қамтиды. Онда «қораптан» жоқ нәрселер:
- карта мен кептелістер бойынша маршрутты оңтайландыру;
- көлікті нақты уақытта GPS арқылы бақылау;
- типтік қазақстандық редакцияда фотоесебі бар жүргізушінің мобильді қосымшасы.
Бұл міндеттер мамандандырылған сервистермен немесе мобильді шешімдермен интеграция арқылы шешіледі. Сізде планшеті бар сауда агенттері болса, оларға да, экспедиторларға да бір платформаны қарастырған жөн — бұл туралы «УТ-ға арналған мобильді сауда агенті» мақаласында.
Жеткізуді енгізуді неден бастау керек
Жобалардағы біздің тәртібіміз:
- Номенклатураның салмағы мен көлемін толтыру (айналымның кемінде 80 %-ы).
- Жеткізу аймақтарын көліктер нақты жүретіндей бөлу — әдетте 5–15 аймақ жеткілікті.
- Көлік пен жүргізушілерді енгізу.
- Серіктестерде әдепкі жеткізу тәсілін баптау.
- Екі апта бойы тапсырмаларды ескі кестемен қатар жүргізіп, содан кейін кестені алып тастау.
5-қадам — формальдылық емес: екі аптада ерекше жағдайлар шығады — түстен кейінгі «шұғыл» тапсырыстар, қосымша тиеулер, екі мекенжайы бар клиенттер.
Бұл қойманы жалпы баптаудың бөлігі; жұмыстардың толық жиынтығы қойманы автоматтандыру бетінде сипатталған. Бағдарлама — 1С:Управление торговлей для Казахстана, ПРОФ жеткізілімі — 136 250 ₸.
Жеткізу жақсы бапталғанын қалай түсінуге болады
Іске қосқаннан кейін бір айдан соң нәтижені тексеретін үш белгі. Логист ертеңгі рейстерді екі сағат емес, жарты сағатта жоспарлайды. Менеджер қоймаға қоңырау шалмай-ақ клиентке оның тапсырысы қай рейсте екенін айта алады. Бухгалтерия рейстен қайтарулар туралы сол күні біледі. Кем дегенде бір тармақ орындалмаса — ақпарат қай қадамда қайтадан телефонға немесе кестеге кеткенін іздеңіз.
Жиі қойылатын сұрақтар
Жеткізуді пайдалану үшін қойманың ордерлік сұлбасы керек пе?
Жоқ. Тасымалдау тапсырмалары ордерлерсіз де жұмыс істейді. Ордерлік сұлба тиеп жөнелтуді қойманың жеке командасы жинағанда және әр рейске жинауды бақылау керек болғанда пайдалы.
Бір рейске клиенттерге жеткізуді де, басқа қоймаға орын ауыстыруды да қосуға бола ма?
Иә, тасымалдау тапсырмасына әртүрлі өкімдерді — клиент тапсырыстарын, өткізулерді және орын ауыстыруларды қосуға болады.
Жеткізуді баптау қанша тұрады?
Жұмыстар сағат бойынша төленеді, сағатына 22 000 ₸-ден бастап. Көлемі баспа нысандарын пысықтау және карталармен интеграция қажет пе, соған байланысты; бағалауды логистпен сөйлескеннен кейін береміз.
Бізде 30 көлік болса, УТ-дағы жеткізу жарай ма?
Типтік механизм рейстерді логистің қолмен жоспарлауына есептелген. Көлік паркі үлкен болса, әдетте маршруттарды оңтайландыру сервисін қосып, оны УТ-мен интеграциялайды.
