Кадровый документ в ЗУП — это не только приказ на бумаге. От него зависит, с какой даты начислится оклад, как посчитается отпуск, что уйдёт в ЕСУТД и что увидит сотрудник в своём кабинете. Ошибка в дате приёма тянет за собой неверный расчёт за первый месяц и расхождение с государственной системой. Ниже — как мы выстраиваем кадровые операции в ЗУП, чтобы база, приказы и ЕСУТД говорили одно и то же.
Что такое ЕСУТД, какие сведения туда передаются и какие способы есть — подробно в статье «Электронные трудовые договоры: ЕСУТД и кадровый учёт в 1С». Здесь — практика оформления в самой программе.
Цепочка одного кадрового события
Любая кадровая операция проходит одни и те же этапы:
- Подписан трудовой договор или дополнительное соглашение.
- В ЗУП оформлен кадровый документ с той же датой и теми же условиями.
- Документ распечатан как приказ и подписан.
- Сведения отправлены в ЕСУТД в установленный срок — о заключённом договоре не позднее 5 рабочих дней со дня его подписания сторонами.
- Отправка подтверждена, а не «вроде ушло».
Проблемы возникают, когда шаги делают разные люди в разное время. Договор подписал директор, приказ завела кадровик через неделю, а сведения в ЕСУТД отправили в конце месяца пачкой. Срок пропущен, хотя все всё сделали.
Приём на работу
Документ «Приём на работу» в ЗУП создаёт сотрудника в организации и назначает ему условия: подразделение, должность, график работы, оклад и другие плановые начисления, вид занятости.
На что смотрим при приёме:
- Физическое лицо. Перед приёмом ищем человека по ИИН — возможно, он уже работал у вас или работает в другой организации группы. Второе физическое лицо с тем же ИИН — источник проблем с ИПН и отчётностью.
- Дата приёма. Совпадает с датой начала работы по договору. Не «первое число для удобства».
- Вид занятости. Основное место работы или совместительство. От этого зависит, где применяется налоговый вычет и как считается стаж.
- График. Сразу правильный. Если сотрудник по сменам, а в приказе пятидневка — табель за первый месяц будет неверным.
- Льготные категории. Пенсионер, лицо с инвалидностью, иностранный гражданин — признаки в карточке физического лица, от них зависит состав взносов.
Если в компании ведётся штатное расписание, сотрудника принимают на позицию. Нет свободной ставки — программа предупредит. Это не ошибка программы, а сигнал, что штатку не обновили.
Кадровый перевод
Перевод — любое изменение условий: подразделение, должность, оклад, график. В ЗУП это документ «Кадровый перевод» с датой, с которой меняются условия.
Самая частая ошибка — менять оклад не переводом, а правкой прошлого документа. В расчёте всё выглядит нормально, но история пропадает: средний заработок за период до повышения посчитается по новому окладу, а в ЕСУТД изменения условий договора не будет. Правило простое: изменилось условие договора — оформляем дополнительное соглашение и кадровый перевод, а сведения об изменении отправляем в ЕСУТД.
Если повышение оклада касается всего подразделения, удобнее групповой документ, чем двадцать отдельных переводов.
Совместительство и работа в нескольких организациях
Внутреннее совместительство — это второй сотрудник у того же физического лица в той же организации. Внешнее — в другой организации. ЗУП ведёт их как отдельных сотрудников одного физического лица, и это правильно: у каждого свои условия, свой табель, свои начисления.
Ошибка — завести совместителя как нового физического лица. Тогда налоговый вычет может примениться дважды, а сводная отчётность покажет двух разных людей с одним ИИН. Проверяется это отчётом по физическим лицам с одинаковым ИИН.
Если организаций несколько и сотрудники переходят между ними, перевод между организациями оформляется увольнением в одной и приёмом в другой — это разные работодатели, и в ЕСУТД это два события.
Увольнение
Документ «Увольнение» в ЗУП не только фиксирует дату и основание. Он рассчитывает компенсацию за неиспользованный отпуск и окончательный расчёт. Поэтому перед увольнением стоит проверить:
- Остаток отпуска. Если он неверен, компенсация тоже. Сверяем с отчётом об остатках отпусков.
- Основание прекращения. Статья и формулировка выбираются из списка и попадают в приказ и в сведения для ЕСУТД. Неверное основание — неверная запись в трудовой истории работника.
- Незакрытые документы. Отпуск, больничный, командировка после даты увольнения — программа подскажет, но кадровик должен разобраться до проведения.
- Удержания. Исполнительные листы, займы, подотчётные суммы. О листах — в статье об удержаниях по исполнительным листам.
Окончательный расчёт удобно провести тем же документом и сразу выплатить ведомостью, не дожидаясь расчёта зарплаты за месяц.
Отправка сведений в ЕСУТД из ЗУП
Для 1С:ЗУП редакции 3.1 есть сервис «1С:ЭТД», который отправляет в ЕСУТД сведения о заключении, изменении и прекращении трудовых договоров прямо из программы. Кадровик оформляет документ в ЗУП — и из него же отправляет сведения, без повторного ввода на портале.
Чтобы отправка проходила без отказов, в базе должны быть:
- корректные ИИН у всех сотрудников;
- даты документов, совпадающие с датами договоров;
- изменения условий, оформленные отдельными документами, а не правкой прошлых;
- корректные основания прекращения.
Отказ из ЕСУТД почти всегда указывает на один из этих пунктов. Исправить ошибку в ранее внесённых сведениях можно в течение 30 рабочих дней — поэтому статус отправки стоит проверять сразу, а не в конце квартала.
Регламент для кадровика
Мы советуем закрепить простое правило: кадровое событие считается оформленным, когда в ЗУП проведён документ, приказ подписан и сведения в ЕСУТД приняты. Пока хоть одного нет — событие висит. Раз в неделю кадровик смотрит список документов без подтверждённой отправки.
Кадровые отчёты — численность, движение персонала, сроки договоров — строятся из тех же документов. Чем аккуратнее оформлены события, тем полезнее отчёты: об этом статья о кадровых отчётах и аналитике в ЗУП.
Если база только создаётся, начните с первой настройки ЗУП. Если кадры пока ведутся в 1С:Бухгалтерии, сравните варианты в статье «Зарплата в Бухгалтерии или отдельный ЗУП». Программа — на странице 1С:Зарплата и управление персоналом для Казахстана, а обзор возможностей редакции 3.1 — на странице «Почему нужно срочно перейти на ЗУП 3.1».
Как найти расхождения с ЕСУТД в уже работающей базе
Если база ведётся давно, а отправку в ЕСУТД подключают только сейчас, начинаем со сверки. Выгружаем из ЗУП список работающих сотрудников с датами приёма, должностями и окладами и сравниваем с тем, что числится в ЕСУТД. Типичные находки: сотрудник уволен в базе, но договор в системе не прекращён; перевод оформлен в базе, но изменение условий не отправлено; ИИН в карточке введён с опечаткой. Каждое расхождение исправляется отдельно — это работа на несколько дней, но после неё отправка идёт без сюрпризов.
Типичные ошибки кадровика
Документ в ЗУП создан, но не проведён. Сотрудник «работает» в программе по старым условиям, а зарплата считается неправильно. Раз в неделю смотрите список кадровых документов с отбором по непроведённым.
Перевод оформили новым приёмом. Вместо кадрового перевода сотрудника уволили и приняли заново — ломается стаж, отпускные остатки и история в ЕСУТД. Если меняется должность или оклад в той же организации, это перевод.
Изменения внесли в справочник, а не документом. Поправили оклад или должность прямо в карточке — в истории нет даты изменения, и отправить такие сведения нечем. Любое кадровое событие — только документом.
ЕСУТД отправляют «пачкой» в конце месяца. Ошибки находятся поздно, и исправлять приходится сразу много. Удобнее отправлять сведения в день события и сразу проверять статус.
Частые вопросы
Как часто проверять статусы отправки в ЕСУТД?
Лучше в день отправки или на следующий рабочий день. Тогда отказ видно сразу, пока кадровик помнит, что оформлял, и исправление занимает минуты, а не поиск по всему месяцу.
Можно ли оформить приём задним числом?
Технически программа позволяет. Но срок отправки сведений в ЕСУТД считается от подписания договора, и «задним числом» почти всегда означает пропущенный срок. Лучше оформлять в день подписания.
Как изменить оклад сотруднику?
Документом «Кадровый перевод» с даты изменения, на основании дополнительного соглашения. Не правкой приказа о приёме.
Почему ЕСУТД не принимает сведения?
Чаще всего — неверный ИИН, расхождение дат или некорректное основание. Текст отказа обычно указывает на поле с ошибкой.
Совместителя заводить как нового сотрудника?
Как нового сотрудника — да, как новое физическое лицо — нет. Совместитель — второй сотрудник того же физического лица.
