ЗУП-тағы кадрлық құжат — тек қағаздағы бұйрық емес. Айлықақының қай күннен есептелетіні, демалыстың қалай есептелетіні, ЕСУТД-ға не кететіні және қызметкер өз кабинетінде не көретіні соған байланысты. Қабылдау күніндегі қате бірінші айдағы қате есептеуді және мемлекеттік жүйемен айырмашылықты тудырады. Төменде — база, бұйрықтар және ЕСУТД бір нәрсені айтуы үшін ЗУП-та кадрлық операцияларды қалай құратынымыз.
ЕСУТД деген не, онда қандай мәліметтер беріледі және қандай тәсілдер бар — толығырақ «Электрондық еңбек шарттары: ЕСУТД және 1С-тегі кадрлық есеп» мақаласында. Мұнда — бағдарламаның өзінде ресімдеу тәжірибесі.
Бір кадрлық оқиғаның тізбегі
Кез келген кадрлық операция бірдей кезеңдерден өтеді:
- Еңбек шарты немесе қосымша келісім қол қойылды.
- ЗУП-та сол күнмен және сол шарттармен кадрлық құжат ресімделді.
- Құжат бұйрық ретінде басып шығарылып, қол қойылды.
- Мәліметтер ЕСУТД-ға белгіленген мерзімде жіберілді — жасалған шарт туралы тараптар қол қойған күннен бастап 5 жұмыс күнінен кешіктірмей.
- Жіберу «жіберілген сияқты» емес, расталды.
Мәселелер қадамдарды әртүрлі адамдар әртүрлі уақытта жасағанда туындайды. Шартқа директор қол қойды, бұйрықты кадр маманы бір аптадан кейін енгізді, ал ЕСУТД-ға мәліметтер ай соңында топпен жіберілді. Бәрі бәрін жасаса да, мерзім өтіп кетті.
Жұмысқа қабылдау
ЗУП-тағы «Приём на работу» құжаты ұйымда қызметкерді құрады және оған шарттарды тағайындайды: бөлімше, лауазым, жұмыс кестесі, айлықақы және басқа жоспарлы есептеулер, жұмыспен қамту түрі.
Қабылдау кезінде неге қараймыз:
- Жеке тұлға. Қабылдар алдында адамды ЖСН бойынша іздейміз — мүмкін ол сізде бұрын жұмыс істеген немесе топтың басқа ұйымында жұмыс істейді. Сол ЖСН-мен екінші жеке тұлға — ЖТС пен есептілікке қатысты мәселелердің көзі.
- Қабылдау күні. Шарт бойынша жұмыстың басталу күнімен сәйкес келеді. «Ыңғайлы болу үшін бірінші күн» емес.
- Жұмыспен қамту түрі. Негізгі жұмыс орны немесе қоса атқару. Салық шегерімінің қай жерде қолданылатыны және өтілдің қалай есептелетіні осыған байланысты.
- Кесте. Бірден дұрыс. Қызметкер ауысыммен жұмыс істесе, ал бұйрықта бескүндік болса — бірінші айдағы табель қате болады.
- Жеңілдікті санаттар. Зейнеткер, мүгедектігі бар адам, шетел азаматы — жеке тұлға карточкасындағы белгілер, жарналардың құрамы соларға байланысты.
Компанияда штат кестесі жүргізілсе, қызметкерді позицияға қабылдайды. Бос ставка жоқ болса — бағдарлама ескертеді. Бұл бағдарламаның қатесі емес, штат кестесі жаңартылмағанының белгісі.
Кадрлық ауыстыру
Ауыстыру — шарттардың кез келген өзгерісі: бөлімше, лауазым, айлықақы, кесте. ЗУП-та бұл шарттар өзгеретін күні бар «Кадровый перевод» құжаты.
Ең жиі қате — айлықақыны ауыстырумен емес, өткен құжатты түзету арқылы өзгерту. Есептеуде бәрі қалыпты көрінеді, бірақ тарих жоғалады: көтерілгенге дейінгі кезеңдегі орташа жалақы жаңа айлықақы бойынша есептеледі, ал ЕСУТД-да шарт талаптарының өзгерісі болмайды. Ереже қарапайым: шарт талабы өзгерді — қосымша келісім мен кадрлық ауыстыруды ресімдейміз, ал өзгеріс туралы мәліметтерді ЕСУТД-ға жібереміз.
Айлықақыны көтеру бүкіл бөлімшеге қатысты болса, жиырма бөлек ауыстырудан гөрі топтық құжат ыңғайлырақ.
Қоса атқару және бірнеше ұйымдағы жұмыс
Ішкі қоса атқару — сол ұйымдағы сол жеке тұлғаның екінші қызметкері. Сыртқы — басқа ұйымда. ЗУП оларды бір жеке тұлғаның бөлек қызметкерлері ретінде жүргізеді және бұл дұрыс: әрқайсысының өз шарттары, өз табелі, өз есептеулері бар.
Қате — қоса атқарушыны жаңа жеке тұлға ретінде енгізу. Сонда салық шегерімі екі рет қолданылуы мүмкін, ал жиынтық есептілік бір ЖСН-ге ие екі түрлі адамды көрсетеді. Бұл ЖСН-і бірдей жеке тұлғалар бойынша есеппен тексеріледі.
Ұйымдар бірнеше болып, қызметкерлер олардың арасында ауысса, ұйымдар арасындағы ауыстыру біреуінде жұмыстан шығарумен және екіншісінде қабылдаумен ресімделеді — бұл әртүрлі жұмыс берушілер, ал ЕСУТД-да бұл екі оқиға.
Жұмыстан шығару
ЗУП-тағы «Увольнение» құжаты күн мен негізді ғана тіркемейді. Ол пайдаланылмаған демалыс үшін өтемақыны және түпкілікті есеп айырысуды есептейді. Сондықтан жұмыстан шығарар алдында тексерген жөн:
- Демалыс қалдығы. Ол қате болса, өтемақы да қате. Демалыс қалдықтары туралы есеппен салыстырамыз.
- Тоқтату негізі. Бап пен тұжырым тізімнен таңдалып, бұйрыққа және ЕСУТД-ға арналған мәліметтерге түседі. Қате негіз — қызметкердің еңбек тарихындағы қате жазба.
- Жабылмаған құжаттар. Жұмыстан шығару күнінен кейінгі демалыс, еңбекке уақытша жарамсыздық, іссапар — бағдарлама ескертеді, бірақ кадр маманы жүргізгенге дейін түсінуі керек.
- Ұстап қалулар. Атқарушылық парақтар, қарыздар, есеп беретін сомалар. Парақтар туралы — атқарушылық парақтар бойынша ұстап қалулар туралы мақалада.
Түпкілікті есеп айырысуды сол құжатпен жүргізіп, айлық жалақы есебін күтпей, бірден ведомостпен төлеу ыңғайлы.
ЗУП-тан ЕСУТД-ға мәліметтер жіберу
1С:ЗУП 3.1 редакциясы үшін еңбек шарттарын жасасу, өзгерту және тоқтату туралы мәліметтерді ЕСУТД-ға тікелей бағдарламадан жіберетін «1С:ЭТД» сервисі бар. Кадр маманы құжатты ЗУП-та ресімдейді — және порталда қайта енгізбей, мәліметтерді сол жерден жібереді.
Жіберу бас тартусыз өтуі үшін базада мыналар болуы керек:
- барлық қызметкерлерде дұрыс ЖСН;
- шарттардың күндерімен сәйкес келетін құжат күндері;
- өткендерді түзетумен емес, бөлек құжаттармен ресімделген шарттардың өзгерістері;
- дұрыс тоқтату негіздері.
ЕСУТД-дан бас тарту әрдайым дерлік осы тармақтардың біріне нұсқайды. Бұрын енгізілген мәліметтердегі қатені 30 жұмыс күні ішінде түзетуге болады — сондықтан жіберу мәртебесін тоқсан соңында емес, бірден тексерген жөн.
Кадр маманына арналған регламент
Қарапайым ережені бекітуге кеңес береміз: ЗУП-та құжат жүргізілгенде, бұйрыққа қол қойылғанда және ЕСУТД-дағы мәліметтер қабылданғанда кадрлық оқиға ресімделген болып саналады. Біреуі болмаса — оқиға ілулі тұр. Аптасына бір рет кадр маманы жіберілуі расталмаған құжаттар тізімін қарайды.
Кадрлық есептер — сан, персонал қозғалысы, шарттардың мерзімдері — сол құжаттардан құрылады. Оқиғалар неғұрлым ұқыпты ресімделсе, есептер соғұрлым пайдалы: бұл туралы ЗУП-тағы кадрлық есептер мен талдау туралы мақала.
База енді ғана құрылып жатса, ЗУП-ты алғашқы баптаудан бастаңыз. Кадрлар әзірге 1С:Бухгалтерияда жүргізілсе, нұсқаларды «Жалақы Бухгалтерияда ма, әлде бөлек ЗУП па» мақаласында салыстырыңыз. Бағдарлама — 1С:Зарплата и управление персоналом для Казахстана бетінде, ал 3.1 редакциясының мүмкіндіктеріне шолу — «Неге ЗУП 3.1-ге шұғыл көшу керек» бетінде.
Жұмыс істеп тұрған базада ЕСУТД-мен айырмашылықтарды қалай табуға болады
База бұрыннан жүргізіліп, ал ЕСУТД-ға жіберу тек қазір қосылса, салыстырудан бастаймыз. ЗУП-тан қабылдау күндері, лауазымдары және айлықақылары бар жұмыс істейтін қызметкерлер тізімін жүктеп шығарып, ЕСУТД-да тіркелгенмен салыстырамыз. Әдеттегі табылғандар: қызметкер базада жұмыстан шығарылған, бірақ жүйедегі шарт тоқтатылмаған; базада ауыстыру ресімделген, бірақ шарт талаптарының өзгерісі жіберілмеген; карточкадағы ЖСН қатемен енгізілген. Әр айырмашылық бөлек түзетіледі — бұл бірнеше күндік жұмыс, бірақ одан кейін жіберу тосын жағдайсыз жүреді.
Кадровиктің типтік қателері
Құжат ЗУП-та жасалған, бірақ өткізілмеген. Қызметкер бағдарламада ескі шарттармен «жұмыс істейді», ал жалақы қате есептеледі. Аптасына бір рет өткізілмегендер бойынша іріктелген кадрлық құжаттар тізімін қараңыз.
Ауыстыру жаңа қабылдаумен ресімделген. Кадрлық ауыстырудың орнына қызметкер жұмыстан шығарылып, қайта қабылданған — еңбек өтілі, демалыс қалдықтары және ЕСУТД-дағы тарих бұзылады. Сол ұйымда лауазым немесе айлықақы өзгерсе, бұл — ауыстыру.
Өзгерістер құжатпен емес, анықтамалыққа енгізілген. Айлықақыны немесе лауазымды тікелей карточкада түзеткен — тарихта өзгеріс күні жоқ, мұндай мәліметтерді жіберетін құжат та жоқ. Кез келген кадрлық оқиға — тек құжатпен.
ЕСУТД ай соңында «топтап» жіберіледі. Қателер кеш табылады, және бірден көп нәрсені түзетуге тура келеді. Мәліметтерді оқиға күні жіберіп, мәртебесін бірден тексерген ыңғайлы.
Жиі қойылатын сұрақтар
ЕСУТД-ға жіберу мәртебелерін қаншалықты жиі тексеру керек?
Жіберген күні немесе келесі жұмыс күні тексерген дұрыс. Сонда бас тарту бірден көрінеді, кадровик не ресімдегенін әлі есінде сақтайды, ал түзету бүкіл айды ақтаруды емес, бірнеше минутты алады.
Қабылдауды өткен күнмен ресімдеуге бола ма?
Техникалық тұрғыдан бағдарлама мүмкіндік береді. Бірақ ЕСУТД-ға мәліметтер жіберу мерзімі шартқа қол қойылған күннен есептеледі, ал «өткен күнмен» дегеніміз әрдайым дерлік өтіп кеткен мерзім. Қол қойылған күні ресімдеген дұрыс.
Қызметкердің айлықақысын қалай өзгертуге болады?
Қосымша келісім негізінде өзгерту күнінен бастап «Кадровый перевод» құжатымен. Қабылдау туралы бұйрықты түзетумен емес.
ЕСУТД неге мәліметтерді қабылдамайды?
Көбіне — қате ЖСН, күндердің сәйкессіздігі немесе дұрыс емес негіз. Бас тарту мәтіні әдетте қатесі бар өрісті көрсетеді.
Қоса атқарушыны жаңа қызметкер ретінде енгізу керек пе?
Жаңа қызметкер ретінде — иә, жаңа жеке тұлға ретінде — жоқ. Қоса атқарушы — сол жеке тұлғаның екінші қызметкері.
