Директор «бізде қанша адам бар және оларға қанша жұмсаймыз» деп сұрайды — ал кадрлар маманы үш түсірілімнен кесте жинауға кетеді. Бірақ мұның бәрі ЗУП-та жатыр: бұйрықтар, штат кестесі, есептеулер. Мәселе әдетте есептердің жоқтығында емес, оларды басшының сұрақтарына бапталмағанында. ЗУП қай сұрақтарды қораптан шешеді, ал қайсысын жарты сағаттық баптаудан кейін шешетінін көрсетейік.
Деректер қайдан алынады
ЗУП-тағы кадрлық талдау үш көзге сүйенеді:
| Көз | Не береді | Дәлдік шарты |
|---|---|---|
| Кадрлық құжаттар (қабылдау, ауыстыру, жұмыстан шығару) | Саны, қозғалысы, өтілі, құрамы | Барлық бұйрықтар оқиға күндерімен өткізілген |
| Штат кестесі | Жоспарлы штат бірліктері, бос орындар, жоспарлы ЕАҚ | Кесте Word-та емес, бағдарламада жүргізіледі |
| Есептеулер | Нақты ЕАҚ, орташа жалақы, төлемдер құрылымы | Ай жабылған |
Егер қабылдау туралы бұйрық үш аптадан кейін кері күнмен өткізілсе — өткен айдың саны «бұзылып» қалды. Сондықтан талдаудың бірінші ережесі: бұйрықтар — оқиға күні. Кадрлық құжаттар туралы толығырақ «Қабылдау, ауыстыру, жұмыстан шығару және ЕСУТД» мақаласында.
Қораптан не бар
Есептер Кадры және Зарплата бөлімдерінде, кадрлық және жалақы есептері топтарында жиналған. Жиынтық релизден релизге сәл өзгереді, бірақ негізгі сұрақтар стандартты түрде шешіледі:
- Күнгі тізімдік құрам — кім, қай жерде, қай лауазымда жұмыс істейді. Нақты күнге «қанша адам» деген сұраққа жауап беру үшін пайдаланамыз.
- Штаттық орналастыру — штат кестесі нақты толтырылған бірліктермен салыстырғанда. Бос орындар мен асып кетулер көрінеді.
- Кадрлар қозғалысы туралы есептер — кезеңде қабылданғандар мен шыққандар, себептерімен.
- Анализ начислений и удержаний — есептеу түрлері, қызметкерлер, бөлімшелер бойынша нақты сомалар.
- Жалақы жиынтығы — бухгалтерия мен басшыға арналған ай қорытындылары.
ЗУП-тың әр дерлік есебі деректерді құрастыру жүйесінде құрылған, яғни оны қайта баптауға болады: топтау, іріктеме, өріс қосып, өз нұсқасы ретінде сақтау. «Жынысы» немесе «өтілі» бағаны үшін бағдарламашыға тапсырыс берудің қажеті жоқ.
Басшының төрт сұрағы және оларға қалай жауап беру керек
1. Қанша адам және қалай өзгерді
Әр айдың соңындағы тізімдік құрам есебі, бөлімшелер бойынша топталған. Жылдық динамика үшін кадрлар қозғалысы есебі ыңғайлырақ: айлар бойынша қабылданды, шықты, сальдо.
2. Кадр ағымы қандай
Формуланы ЗУП әдетте өзі есептемейді, бірақ екі санды да береді: кезеңде шыққандар және орташа тізімдік немесе тізімдік сан. Біреуін екіншісіне бөлеміз. Әдістемені бір рет келісу маңызды — келісім бойынша шығуларды, топ ұйымдары арасындағы ауыстыруларды есептеу керек пе, — әйтпесе әр тоқсанда «өз» кадр ағымы болады.
3. Бөлімшелер бойынша персонал қанша тұрады
Бөлімше және есептеу түрі бойынша топталған Анализ начислений и удержаний, оған қоса жарналар есептерінен жұмыс берушінің жарналары мен салықтары. Қызметкердің толық құны (жалақы + әлеуметтік салық + жұмыс берушінің жарналары) керек болса, мұның бәрі бір кестеге жинақталған нұсқаны сақтаңыз.
4. Жоспар мен нақты
Штат кестесінен жоспарлы ЕАҚ нақты есептеулермен салыстырғанда. Штат кестесі ЗУП-та жүргізілсе және онда үстемеақылар берілсе ғана жұмыс істейді. Штат кестесі Excel-де болса, бағдарлама бұл сұрақты шешпейді.
Өз нұсқаңызды қалай баптау керек
- Есепті ашыңыз → Настройки → кеңейтілген режим.
- Топтауларды (бөлімше, лауазым), өрістерді (өтіл, қабылдау күні, жынысы, жасы), іріктемелерді (ұйым, тек жұмыс істейтіндер) қосыңыз.
- Сохранить вариант отчета — түсінікті атау беріңіз: «Директорға арналған сан».
- Есеп тұрақты керек болса — рассылку отчетов баптаңыз: ЗУП оны кесте бойынша поштамен жібереді. Бұл үшін пошта есептік жазбасы әкімшілендіруде беріледі.
Есептерге құқықтар қолжетімділік профильдерімен реттеледі. Бөлімше басшысына тек өз бөлімі бойынша есеп беруге болады — бірақ жалақы туралы деректер қажетінен кеңірек кетпеуі үшін мұны саналы түрде баптау керек. 1С-та құқықтар қалай құрылғанын «Пайдаланушы құқықтары және тыйым салу күні» мақаласында талдадық.
ЗУП нені жасамайды
- Директорлар кеңесіне графиктері бар дашборд құрмайды. Есептерде диаграммалар бар, бірақ бүкіл компания бойынша басқару панелі үшін (сатылым + персонал + қаржы) әдетте КА, ERP немесе бөлек BI-жүйені пайдаланады.
- Деректерде жоқты есептемейді. Жұмыстан шығу себептері, бағалау, оқыту — егер оларды енгізбесе, есеп бос болады.
- Өткен бұйрықтарды кері күнмен түзетпейді. Талдау кадрлық есеп қаншалықты тәртіпті болса, соншалықты шынайы.
Кадрлар, жалақы және басқарушылық есеп бір базада болатын компаниялар үшін УТ + Бухгалтерия + ЗУП байланысының орнына КА бар — бірақ кадрлық сұрақтардың басым бөлігі үшін ЗУП артығымен жетеді.
Жалақымен байланыс
Кадрлық есептер — есептеу алдындағы жақсы бірінші тексеру: егер тізімдік құрамда сыйлықақы алып жатқан жұмыстан шыққан қызметкер болса, бұл қате, және ол төлемге дейін көрінеді. Мұндай салыстыруды жалақы есебін тексеру чек-парағына қосамыз. Ал кейін ЕАҚ талдауына түсетін сыйлықақылар мен KPI «Кесімді ақы және KPI бойынша сыйлықақы» мақаласында талданған.
Егер сіз әлі ЗУП 2.5 немесе ЗиК-те болсаңыз, сипатталғанның көбі онда қолжетімсіз немесе басқаша жұмыс істейді — неліктен ЗУП 3.1-ге көшу керегін қараңыз.
Біз жиі баптайтын есептер пакеті
100–500 адамдық типтік компания үшін бес есеп нұсқасын жинап, түсінікті атаулармен сақтаймыз:
| Нұсқа | Кімге | Қаншалықты жиі |
|---|---|---|
| Ай соңындағы бөлімшелер бойынша саны | Директор, HR | Ай сайын |
| Себептерімен қабылданғандар мен шыққандар | HR | Ай сайын |
| Бөлімшелер бойынша жұмыс берушінің салықтары мен жарналарымен ЕАҚ | Қаржы директоры | Ай сайын |
| Штат пен нақты: бос орындар мен асып кетулер | HR, басшылар | Тоқсан сайын |
| Өтіл және жас — оқыту және мирасқорлық жоспары үшін | HR | Жарты жылда бір рет |
Ай сайынғы есептер жалақы жабылғаннан кейін бірден жіберіледі. Сонда директор мен HR-дағы сандар бірдей болады, және «саған неге басқа сан шықты» деген сұрақ туындамайды.
Тағы бір кеңес: сан туралы есепке тек адамдар емес, штат бірліктерінің саны бар бағанды қосыңыз. Әйтпесе қоса атқарушылар мен толық емес мөлшерлемелер бюджетпен алшақтық береді, оны әр жолы қайта түсіндіруге тура келеді.
Талдау алдында деректерді қалай реттеу керек
Есептер оғаш сандар көрсетсе, алдымен есепті емес, деректерді жөндейміз. Бір-екі аптаға арналған жұмыстардың типтік тізімі:
- бөлімшесі жоқ немесе «әдепкі» бөлімшесі бар қызметкерлерді тауып, оларды бөлу;
- бұрыннан жоқ штат кестесінің «ілініп тұрған» позицияларын жабу;
- жұмыстан шыққандардың бәрінде есептеуді жай тоқтату емес, жұмыстан шығару құжаты өткізілгенін тексеру;
- кем дегенде соңғы жыл үшін жұмыстан шығу себептерін толтыру — әйтпесе себептер бойынша кадр ағымын құру мүмкін емес;
- қабылдау күндерін өтілмен салыстыру: ескі бағдарламалардан көшіргенде өтіл жиі бос келеді.
Мұндай тазалаудан кейін есептер HR «көзбен» білетінмен сәйкес келе бастайды, және оларға сенім пайда болады. Басты нәтиже де осы: директор қайта есептеуді сұрамай, ЗУП-тағы сандарды қарайды.
Жиі қойылатын сұрақтар
Есепті Excel-ге түсіруге бола ма?
Иә, кез келген есеп сақтау батырмасымен xlsx-ке сақталады. Бірақ ай сайын бір есепті түсіріп, оны Excel-де пысықтасаңыз, ЗУП-та нұсқаны бір рет баптаған дұрыс.
Директорға тек есептерге қолжетімділікті қалай беру керек?
Тек қажетті есептерді оқу ғана бар профилі бар пайдаланушы жасаңыз. Не поштаға жіберуді баптаңыз — сонда бағдарламаға кірудің мүлде қажеті жоқ.
ЗУП орташа тізімдік санды есептей ме?
Ол үшін деректер бар — күндер бойынша тізімдік құрам және кадрлық оқиғалар. Сіздің релизіңізде қандай есепті пайдалану және қандай әдістемемен есептеу керегін бізден нақтылаған дұрыс: әдістеме мақсатқа байланысты (статистикалық есептілік, ішкі талдау).
Есеп нұсқаларын қаншалықты жиі жаңарту керек?
Құрылым әр өзгерген сайын: жаңа бөлімше, базадағы жаңа ұйым, жаңа есептеу түрі. Сақталған нұсқалардағы іріктемелер мен топтаулар өздігінен жаңармайды, және жаңа бөлім директорға арналған есептен үнсіз түсіп қалуы мүмкін. Тоқсанына бір рет әр тұрақты нұсқаны ашып, сан қорытындысын тізімдік құраммен салыстыруға кеңес береміз.
Кадрлық талдау үшін КОРП керек пе?
Негізгі кадрлық есептер ПРОФ-та бар. КОРП персоналды басқару құралдарын қосады — толығырақ «ЗУП ПРОФ және КОРП» мақаласында. 1С:ЗУП ПРОФ лицензиясы — 136 250 ₸, КОРП — 756 000 ₸.
