В компании на 200 человек расчётчик тратит заметную часть первых дней месяца на одно и то же: распечатать листки, ответить «почему у меня меньше, чем в прошлом месяце», найти справку о зарплате для банка. Кадровику несут бумажные заявления на отпуск, которые потом кто-то переносит в программу. Всё это можно частично или полностью отдать самим сотрудникам. Разберём, что в казахстанской ЗУП 3.1 доступно из коробки, а что потребует отдельного решения.
Что обычно хотят сотрудники
Запросы повторяются от компании к компании:
| Запрос | Как часто | Кто сейчас отвечает |
|---|---|---|
| Расчётный листок | Каждый месяц, каждый сотрудник | Расчётчик |
| Сколько осталось дней отпуска | Перед отпуском | Кадровик |
| Справка о доходах для банка или визы | Несколько раз в месяц | Расчётчик |
| Заявление на отпуск | По графику и вне его | Кадровик, руководитель |
| Копия приказа, трудового договора | Редко | Кадровик |
Первая строка — самая массовая и самая простая для автоматизации. С неё и стоит начинать.
Расчётные листки по почте — из коробки
В ЗУП 3.1 для Казахстана расчётный листок — это отчёт в разделе Зарплата → Отчёты по зарплате. Его можно рассылать сотрудникам по электронной почте средствами самой программы:
- В администрировании настраивается учётная запись электронной почты организации, с которой пойдёт рассылка.
- У сотрудников в контактной информации заполняется личный e-mail.
- Настраивается рассылка отчётов: отчёт «Расчётный листок», получатели — сотрудники, каждому уходит только его листок.
- Рассылку можно запускать вручную после закрытия месяца или по расписанию.
Что проверить до первой рассылки:
- Адреса. Отправьте пробную рассылку на 3–5 человек из бухгалтерии. Ошибка в адресе — это чужой листок у постороннего.
- Месяц закрыт. Если отправить листки до окончательного расчёта, потом придётся объяснять, почему сумма другая. Рассылка — последний шаг закрытия, после проверки расчёта.
- Согласие на обработку персональных данных и способ передачи. Зарплата — персональные данные. Договоритесь с юристом, какой канал допустим: корпоративная почта, личная, архив с паролем.
Уже это снимает большую часть ежемесячных вопросов. А если расчётный листок у вас настроен понятно — с расшифровкой премий и удержаний — количество вопросов «почему так» тоже падает. Как сделать премии прозрачными, мы писали в статье «Сдельная оплата и премии по KPI».
Заявления и справки: какие есть варианты
С заявлениями сложнее: нужен канал, по которому сотрудник что-то отправляет в программу, а не только получает из неё.
Вариант 1. Личный кабинет-сервис 1С. Для российской редакции ЗУП 3.1 у фирмы 1С есть сервис «1С:Кабинет сотрудника»: сотрудники получают листки, заказывают справки и подают заявления на отпуск, которые сразу попадают в программу. Есть ли он для вашей казахстанской редакции и релиза, на момент написания мы в официальных источниках подтверждения не нашли — перед тем как планировать проект, уточните у нас актуальное состояние.
Вариант 2. Ограниченный доступ к ЗУП через веб-клиент. Руководителям подразделений можно дать доступ к ЗУП через браузер с узким профилем: видеть своих сотрудников, их отпуска, график. Это не для всех сотрудников — каждый пользователь требует клиентской лицензии, и права надо настроить очень аккуратно. Про лицензии на рабочие места — в статье «Лицензии 1С: как посчитать».
Вариант 3. Внешний портал или бот. Заявление подаётся через корпоративный портал, мессенджер или форму, а в ЗУП данные загружаются обменом. Гибко, но это отдельная разработка и сопровождение.
Вариант 4. Электронные документы и ЕСУТД. Часть кадровых документов в Казахстане и так уходит в электронном виде через ЕСУТД. Если вы уже работаете с электронными трудовыми договорами, логично строить самообслуживание рядом. Подробнее — в статье «Электронные трудовые договоры: ЕСУТД и кадровый учёт в 1С».
Как выбрать
- До 50 сотрудников. Рассылки листков достаточно. Заявления проще принимать по почте и вводить вручную.
- 50–300. Рассылка листков + доступ руководителям к отпускам своего отдела. Справки — по шаблонам, которые расчётчик формирует в один клик.
- Больше 300 или много филиалов. Имеет смысл сервис или портал. Здесь же стоит посмотреть на ЗУП КОРП: в ней больше инструментов управления персоналом — сравнение в статье «ЗУП ПРОФ и КОРП».
Что не забыть
Остатки отпусков должны быть правильными. Как только сотрудник сам видит, сколько дней у него осталось, любая ошибка в учёте отпусков всплывает за неделю. Перед запуском самообслуживания проверьте остатки — см. отпуска в ЗУП.
Справки — по типовым формам. Если банк требует свою форму, её проще один раз настроить как печатную форму, чем каждый раз заполнять в Word.
Ответственный за рассылку. Если в месяце был перерасчёт уже после рассылки — кто отправит исправленный листок? Пропишите это в регламенте закрытия.
Самообслуживание хорошо работает только на аккуратно настроенной ЗУП 3.1. Если у вас ещё старая версия, начните с перехода — подробнее на странице «Почему нужно срочно перейти на ЗУП 3.1».
Как запустить за один месяц
Если цель — убрать бумажные листки и основную часть вопросов, проект укладывается в один расчётный период:
- Неделя 1. Собираем e-mail сотрудников. Самый медленный шаг — люди меняют почту, у кого-то её нет. Кадровик собирает адреса вместе с согласием на получение листков электронно.
- Неделя 2. Настраиваем почту организации и рассылку в ЗУП. Проверяем внешний вид листка: всё ли понятно без расчётчика — названия начислений, удержания, остаток долга.
- Неделя 3. Пробная рассылка на бухгалтерию и пару подразделений. Собираем вопросы.
- Неделя 4. После закрытия месяца — рассылка всем. Бумажный листок оставляем только тем, кто не дал почту.
Уже со второго месяца становится видно, какие вопросы остались. Если это в основном «сколько дней отпуска» и справки — значит, пора думать о следующем шаге: доступе руководителей или сервисе.
Каким должен быть расчётный листок, чтобы вопросов было меньше
Рассылка сама по себе вопросы не снимает, если листок непонятен. Что мы проверяем в листке перед запуском:
- Названия начислений человеческие. «Премия по KPI за октябрь» вместо служебного «Премия_ежемес_2».
- Видны дни и часы. Сотрудник сразу понимает, что оклад меньше из-за трёх дней больничного, а не из-за ошибки.
- Удержания расшифрованы. Если это исполнительный лист — видно, какой и сколько осталось.
- Есть долг на начало и конец. Особенно важно после увольнения или крупных удержаний.
- Аванс показан отдельно. Иначе каждый второй вопрос — «почему пришло меньше, чем в листке».
Большинство этих вещей настраивается в самом ЗУП: имена видов начислений, состав и группировка отчёта «Расчётный листок». Это полдня работы, которые потом окупаются каждый месяц.
Частые вопросы
Можно ли отправлять листки в мессенджер?
Типовыми средствами ЗУП — нет, рассылка идёт по почте. Мессенджер требует отдельной интеграции. Перед этим обязательно оцените, допустим ли такой канал для персональных данных.
Нужна ли лицензия на каждого сотрудника, который получает листок по почте?
Нет. Рассылку делает пользователь ЗУП, сотрудники в программу не заходят. Лицензия нужна только тем, кто работает в базе.
Можно ли защитить листок паролем?
Типовая рассылка отправляет отчёт как вложение. Защиту паролем или архивом, если она нужна, обсуждаем как доработку.
Что делать, если сотрудник не получил листок?
Сначала проверить адрес в карточке и папку «Спам» — корпоративные фильтры часто режут письма с вложениями. Затем посмотреть журнал рассылки в ЗУП: там видно, ушло ли письмо. Если адрес верный, а письма не доходят, проблема обычно в настройках почтового сервера организации, и её решает администратор.
Сколько стоит настройка рассылки?
Обычно это пара часов работы: настройка почты, проверка адресов, пробная рассылка, — от 22 000 ₸ в час. Сама программа — 1С:ЗУП ПРОФ за 136 250 ₸.
