200 адамдық компанияда есепші айдың алғашқы күндерінің едәуір бөлігін бір нәрсеге жұмсайды: парақтарды басып шығару, «неге өткен айдан аз» деген сұраққа жауап беру, банкке жалақы туралы анықтама табу. Кадрлар маманына қағаз демалыс өтініштерін әкеледі, оларды кейін біреу бағдарламаға көшіреді. Мұның бәрін ішінара немесе толығымен қызметкерлердің өздеріне беруге болады. Қазақстандық ЗУП 3.1-де қораптан не қолжетімді, ал не бөлек шешімді талап ететінін талдайық.
Қызметкерлер әдетте не қалайды
Сұраулар компаниядан компанияға қайталанады:
| Сұрау | Қаншалықты жиі | Қазір кім жауап береді |
|---|---|---|
| Есеп парағы | Ай сайын, әр қызметкер | Есепші |
| Демалыстың қанша күні қалды | Демалыс алдында | Кадрлар маманы |
| Банк немесе виза үшін табыс туралы анықтама | Айына бірнеше рет | Есепші |
| Демалысқа өтініш | Кесте бойынша және одан тыс | Кадрлар маманы, басшы |
| Бұйрықтың, еңбек шартының көшірмесі | Сирек | Кадрлар маманы |
Бірінші жол — ең жаппай және автоматтандыруға ең қарапайым. Содан бастаған жөн.
Есеп парақтары поштамен — қораптан
Қазақстанға арналған ЗУП 3.1-де есеп парағы — Зарплата → Отчеты по зарплате бөліміндегі есеп. Оны бағдарламаның өз құралдарымен қызметкерлерге электрондық поштамен жіберуге болады:
- Әкімшілендіруде жіберу жүретін ұйымның электрондық пошта есептік жазбасы бапталады.
- Қызметкерлердің байланыс ақпаратында жеке e-mail толтырылады.
- Рассылка отчетов бапталады: «Расчетный листок» есебі, алушылар — қызметкерлер, әркімге тек өз парағы кетеді.
- Жіберуді айды жапқаннан кейін қолмен немесе кесте бойынша іске қосуға болады.
Бірінші жіберуге дейін нені тексеру керек:
- Мекенжайлар. Бухгалтериядан 3–5 адамға сынақ жіберуін жасаңыз. Мекенжайдағы қате — бөгде адамдағы бөтен парақ.
- Ай жабылған. Парақтарды түпкілікті есептеуге дейін жіберсеңіз, кейін соманың неге басқа екенін түсіндіруге тура келеді. Жіберу — есептеуді тексергеннен кейінгі жабудың соңғы қадамы.
- Дербес деректерді өңдеуге келісім және беру тәсілі. Жалақы — дербес деректер. Қай арна рұқсат етілетінін заңгермен келісіңіз: корпоративтік пошта, жеке пошта, құпия сөзі бар мұрағат.
Мұның өзі ай сайынғы сұрақтардың басым бөлігін алып тастайды. Ал егер есеп парағыңыз түсінікті бапталса — сыйлықақылар мен ұстаулардың түсіндірмесімен — «неге олай» деген сұрақтар саны да азаяды. Сыйлықақыларды қалай мөлдір ету керегін «Кесімді ақы және KPI бойынша сыйлықақы» мақаласында жаздық.
Өтініштер мен анықтамалар: қандай нұсқалар бар
Өтініштермен күрделірек: қызметкер бағдарламадан тек алып қана қоймай, оған бірдеңе жіберетін арна керек.
1-нұсқа. 1С жеке кабинет-сервисі. ЗУП 3.1-дің ресейлік редакциясы үшін 1С фирмасының «1С:Кабинет сотрудника» сервисі бар: қызметкерлер парақтарды алады, анықтамаларға тапсырыс береді және бағдарламаға бірден түсетін демалыс өтініштерін береді. Оның сіздің қазақстандық редакцияңыз бен релизіңіз үшін бар-жоғын жазу сәтінде ресми көздерден растау таппадық — жобаны жоспарламас бұрын өзекті жағдайды бізден нақтылаңыз.
2-нұсқа. Веб-клиент арқылы ЗУП-қа шектеулі қолжетімділік. Бөлімше басшыларына браузер арқылы тар профильмен ЗУП-қа қолжетімділік беруге болады: өз қызметкерлерін, олардың демалыстарын, кестесін көру. Бұл барлық қызметкерлер үшін емес — әр пайдаланушы клиенттік лицензияны талап етеді, ал құқықтарды өте мұқият баптау керек. Жұмыс орындарына лицензиялар туралы — «1С лицензиялары: қалай есептеу керек» мақаласында.
3-нұсқа. Сыртқы портал немесе бот. Өтініш корпоративтік портал, мессенджер немесе форма арқылы беріледі, ал ЗУП-қа деректер алмасумен жүктеледі. Икемді, бірақ бұл бөлек әзірлеу және сүйемелдеу.
4-нұсқа. Электрондық құжаттар және ЕСУТД. Қазақстанда кадрлық құжаттардың бір бөлігі ЕСУТД арқылы электрондық түрде кетеді. Егер сіз электрондық еңбек шарттарымен жұмыс істеп жатсаңыз, өзіне-өзі қызмет көрсетуді соның жанында құру қисынды. Толығырақ — «Электрондық еңбек шарттары: ЕСУТД және 1С-тағы кадрлық есеп» мақаласында.
Қалай таңдау керек
- 50 қызметкерге дейін. Парақтарды жіберу жеткілікті. Өтініштерді поштамен қабылдап, қолмен енгізу оңайырақ.
- 50–300. Парақтарды жіберу + басшыларға өз бөлімінің демалыстарына қолжетімділік. Анықтамалар — есепші бір басумен қалыптастыратын үлгілер бойынша.
- 300-ден көп немесе филиалдар көп. Сервис немесе портал мағыналы. Мұнда ЗУП КОРП-ты да қараған жөн: онда персоналды басқару құралдары көбірек — салыстыру «ЗУП ПРОФ және КОРП» мақаласында.
Нені ұмытпау керек
Демалыс қалдықтары дұрыс болуы керек. Қызметкер қанша күні қалғанын өзі көре салысымен, демалыс есебіндегі кез келген қате бір аптада шығады. Өзіне-өзі қызмет көрсетуді іске қоспас бұрын қалдықтарды тексеріңіз — ЗУП-тағы демалыстарды қараңыз.
Анықтамалар — типтік нысандар бойынша. Егер банк өз нысанын талап етсе, оны әр жолы Word-та толтырғаннан гөрі баспа нысаны ретінде бір рет баптау оңайырақ.
Жіберуге жауапты адам. Егер айда жіберуден кейін қайта есептеу болса — түзетілген парақты кім жібереді? Мұны жабу регламентіне жазыңыз.
Өзіне-өзі қызмет көрсету тек мұқият бапталған ЗУП 3.1-де жақсы жұмыс істейді. Егер сізде әлі ескі нұсқа болса, көшуден бастаңыз — толығырақ «Неліктен ЗУП 3.1-ге тез арада көшу керек» бетінде.
Бір айда қалай іске қосу керек
Егер мақсат — қағаз парақтарды және сұрақтардың негізгі бөлігін алып тастау болса, жоба бір есептік кезеңге сыяды:
- 1-апта. Қызметкерлердің e-mail-ін жинаймыз. Ең баяу қадам — адамдар поштасын өзгертеді, кейбіреуінде мүлде жоқ. Кадрлар маманы мекенжайларды парақтарды электрондық түрде алуға келісіммен бірге жинайды.
- 2-апта. Ұйымның поштасын және ЗУП-та жіберуді баптаймыз. Парақтың сыртқы түрін тексереміз: есепшісіз бәрі түсінікті ме — есептеулердің атаулары, ұстаулар, борыш қалдығы.
- 3-апта. Бухгалтерия мен бірнеше бөлімшеге сынақ жіберу. Сұрақтарды жинаймыз.
- 4-апта. Ай жабылғаннан кейін — барлығына жіберу. Қағаз парақты тек поштасын бермегендерге қалдырамыз.
Екінші айдан бастап қандай сұрақтар қалғаны көрінеді. Егер бұл негізінен «демалыстың қанша күні» және анықтамалар болса — келесі қадам туралы ойлайтын уақыт келді: басшылардың қолжетімділігі немесе сервис.
Сұрақтар аз болуы үшін есеп парағы қандай болуы керек
Парақ түсініксіз болса, жіберудің өзі сұрақтарды алып тастамайды. Іске қосар алдында парақта нені тексереміз:
- Есептеулердің атаулары адамға түсінікті. Қызметтік «Премия_ежемес_2» орнына «Қазан айына KPI бойынша сыйлықақы».
- Күндер мен сағаттар көрінеді. Қызметкер айлықақының қатеден емес, үш күндік ауру парағынан аз екенін бірден түсінеді.
- Ұстаулар түсіндірілген. Егер бұл атқару парағы болса — қайсысы және қанша қалғаны көрінеді.
- Басындағы және соңындағы борыш бар. Әсіресе жұмыстан шыққаннан немесе ірі ұстаулардан кейін маңызды.
- Аванс бөлек көрсетілген. Әйтпесе әр екінші сұрақ — «неге парақтағыдан аз келді».
Бұлардың көбі ЗУП-тың өзінде бапталады: есептеу түрлерінің атаулары, «Расчетный листок» есебінің құрамы мен топтауы. Бұл кейін ай сайын өзін ақтайтын жарты күндік жұмыс.
Жиі қойылатын сұрақтар
Парақтарды мессенджерге жіберуге бола ма?
ЗУП-тың типтік құралдарымен — жоқ, жіберу поштамен жүреді. Мессенджер бөлек интеграцияны талап етеді. Бұған дейін мұндай арнаның дербес деректер үшін рұқсат етілетінін міндетті түрде бағалаңыз.
Парақты поштамен алатын әр қызметкерге лицензия керек пе?
Жоқ. Жіберуді ЗУП пайдаланушысы жасайды, қызметкерлер бағдарламаға кірмейді. Лицензия тек базада жұмыс істейтіндерге керек.
Парақты құпия сөзбен қорғауға бола ма?
Типтік жіберу есепті тіркеме ретінде жібереді. Құпия сөзбен немесе мұрағатпен қорғау керек болса, оны пысықтау ретінде талқылаймыз.
Қызметкер парақты алмаса не істеу керек?
Алдымен карточкадағы мекенжайды және «Спам» қалтасын тексеру керек — корпоративтік сүзгілер тіркемесі бар хаттарды жиі кесіп тастайды. Содан кейін ЗУП-тағы жіберу журналын қарау керек: онда хаттың кеткені көрінеді. Мекенжай дұрыс, бірақ хаттар жетпесе, мәселе әдетте ұйымның пошта серверінің баптауларында, және оны әкімші шешеді.
Жіберуді баптау қанша тұрады?
Әдетте бұл бірнеше сағаттық жұмыс: поштаны баптау, мекенжайларды тексеру, сынақ жіберу — сағатына 22 000 ₸-ден. Бағдарламаның өзі — 1С:ЗУП ПРОФ 136 250 ₸.
