В КА склад — не отдельная программа, а часть общей цепочки: закупка, производство, продажа, бухгалтерия. Поэтому ошибка кладовщика здесь стоит дороже, чем в отдельной складской программе: минус на складе ломает себестоимость, а она — прибыль и налоги. Разберём, как выбрать схему работы склада в 1С:Комплексная автоматизация и что настроить, чтобы остатки сходились.
Складские механизмы КА
Складской блок КА совпадает с 1С:Управление торговлей. Если вы знакомы с УТ, полезен обзор «Складской учёт в УТ». Основные возможности:
- несколько складов и групп складов, в том числе склады материалов, цеховые кладовые и склады готовой продукции;
- ордерная схема — разделение документа (накладной) и физической операции (приходного или расходного ордера);
- адресное хранение — учёт по ячейкам, задания на размещение и отбор;
- серии, сроки годности, упаковки;
- перемещения между складами, в том числе между организациями;
- инвентаризация с пересчётом и оформлением излишков и недостач;
- работа с терминалами сбора данных (ТСД) через решения вроде Mobile SMARTS.
Простой или ордерный склад
Это главное решение, и принимается оно для каждого склада отдельно в его карточке. Сначала ордерные склады включают в программе: «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка» → флажок «Ордерные склады».
| Простой склад | Ордерная схема | |
|---|---|---|
| Кто проводит приход | Менеджер или бухгалтер — одним документом | Менеджер — накладную, кладовщик — ордер |
| Расхождения при приёмке | Правятся задним числом | Видны сразу: накладная и ордер не совпали |
| Подходит | Небольшой склад, один-два человека | Склад с отдельными кладовщиками, частые расхождения с поставщиками |
| Трудоёмкость | Ниже | Выше: два документа вместо одного |
Ордерная схема полезна, когда учёт и физическая работа склада разделены по людям. Если склад — это угол офиса и кладовщик сам вводит накладные, ордера добавят работы без пользы.
Совет: в карточке склада ордерная схема задаётся отдельно для поступления, отгрузки и отражения излишков, недостач и порчи — можно включить её только на поступление или только на отгрузку. Часто именно приёмка — больное место, а отгрузку достаточно вести простым документом.
Адресное хранение: нужно ли оно вам
Адресный склад даёт порядок, но требует дисциплины: каждый товар лежит в своей ячейке, каждое движение подтверждено. Без ТСД и обученных кладовщиков адресное хранение превращается в источник расхождений. Честный разбор, когда оно окупается, — в статье «Нужен ли адресный склад».
Для производства важная деталь: материалы, переданные в цех, уже не на складе. Если цех берёт материалы «по потребности» без документов, адресный учёт на основном складе не спасёт — разница всплывёт при закрытии месяца.
Склады в производственной компании
У производства в КА обычно три типа складов:
- склад материалов — сюда приходуют закупки;
- кладовая цеха — материалы, переданные в производство, но ещё не списанные;
- склад готовой продукции — сюда приходует выпуск.
Передача из (1) в (2) — отдельный документ. Пропускать его нельзя: иначе материалы списываются напрямую со склада, и вы не видите, сколько лежит в цехе. Как связаны склад и выпуск — в статье «Производство в КА».
Инвентаризация
Инвентаризация в КА проходит в несколько шагов: задание на пересчёт, ввод фактических количеств (вручную или с ТСД), сравнение с учётом, оформление излишков и недостач. Подробно по шагам — в статье «Инвентаризация на складе».
Специфика КА: результаты инвентаризации сразу отражаются в регламентированном учёте, и бухгалтерия видит списание недостач на расходы. Поэтому до проведения документов списания договоритесь с главбухом, на какие статьи их относить.
Отрицательные остатки: запрещать или нет
В КА можно запретить отгрузку товара, которого нет на складе: флажок «Контролировать оперативные остатки» в карточке склада блокирует проведение расходных ордеров и заданий на отбор, если товара нет в наличии. Мы почти всегда советуем включить контроль остатков, особенно в производственной компании. Отрицательный остаток — первая причина, по которой не считается себестоимость (подробнее — «Себестоимость в КА»).
Возражение «у нас товар физически есть, просто приход не оформили» — это как раз аргумент за запрет: он заставляет оформлять приход вовремя.
СНТ и виртуальный склад
Перемещения и отгрузки подконтрольных товаров требуют сопроводительных накладных на товары (СНТ), а учёт ведётся и в виртуальном складе ИС ЭСФ. В КА это делается из документов склада и продаж. Подробно — в статье «СНТ и виртуальный склад» и в статье «ЭСФ, СНТ и виртуальный склад в КА».
Пример: как разложить склады небольшой компании
Типичная конфигурация, с которой мы стартуем у торгово-производственного клиента:
| Склад | Схема | Почему |
|---|---|---|
| Основной склад товаров | Ордерная на поступление и отгрузку | Отдельные кладовщики, частые расхождения с поставщиками |
| Склад материалов | Ордерная на поступление, простая на отгрузку | Приёмка — больное место, а передача в цех идёт по заказам |
| Кладовая цеха | Простая | Материалы списываются выпуском, отдельные ордера избыточны |
| Склад готовой продукции | Простая, позже — ордерная | Начинаем просто, усложняем, если появятся расхождения |
| Склад брака | Простая | Чтобы видеть, сколько брака лежит и не продаётся |
Логика простая: усложнять там, где ошибки стоят дороже всего, и не трогать остальное.
Ответственные и права
Склад в КА работает, когда за каждым документом закреплён человек:
- менеджер по закупкам — поступление (накладная);
- кладовщик — приходный и расходный ордера, размещение и отбор;
- менеджер по продажам — реализация;
- старший кладовщик или логист — перемещения (подробнее — «Перемещение по складам»);
- бухгалтер — проверка, без проведения складских документов задним числом.
Права настраиваются через профили групп доступа. Отдельно ограничьте доступ к складам: кладовщик филиала видит и проводит документы только своего склада. Это сразу снижает число ошибок «не того склада».
Как проверить склад за пять минут
Раз в неделю руководителю склада полезно смотреть три вещи:
- отрицательные остатки — должно быть пусто;
- непринятые поступления: накладные, по которым нет ордеров, и наоборот;
- перемещения «в пути» дольше двух дней.
Если все три списка пусты, к закрытию месяца склад придёт без сюрпризов.
Переход на КА: что перенести со склада
Если вы переходите на КА с другой программы, складские данные — первое, что переносится и проверяется:
- справочник номенклатуры с единицами измерения и упаковками — без дублей;
- остатки по складам на дату перехода, лучше после инвентаризации;
- ячейки и остатки по ячейкам, если запускаете адресное хранение;
- серии и сроки годности, если ведёте их учёт.
Остатки лучше вводить по фактической стоимости, согласованной с бухгалтерией: от неё зависит себестоимость первых продаж в КА. Подробнее о переходе — в статье серии «Переход с УТ и Бухгалтерии на КА».
Стоимость
Складской блок входит в 1С:Комплексная автоматизация для Казахстана. Настройку и обучение склада считаем по часам: от 22 000 ₸ в час. Подключение ТСД и маркировки — на странице автоматизации склада.
Типичные ошибки в складском учёте КА
| Ошибка | Как заметить | Что сделать |
|---|---|---|
| Ордерную схему включили «на всякий случай» | Накладные проведены, а ордера не оформлены неделями; остатки в отчётах расходятся | Включать ордерную схему только там, где приёмку и отгрузку делает отдельный кладовщик |
| Один склад на всё | Невозможно понять, что лежит в цехе, а что на основном складе | Завести отдельные склады под реальные места хранения |
| Инвентаризацию проводят раз в год | Расхождения копятся, и уже нельзя понять, откуда они | Выборочные пересчёты ходовых позиций раз в месяц |
| Перемещения оформляют задним числом | Отрицательные остатки на дату, хотя товар физически был | Оформлять перемещение в момент передачи, а не в конце недели |
Почти все эти ошибки видны в отчёте по остаткам товаров на складах, если настроить в нём отбор по отрицательному количеству. Если он не пустой, есть что исправлять.
Частые вопросы
Сколько складов заводить в КА?
Столько, сколько у вас реальных мест хранения с разными ответственными: основной склад, цех, магазин, склад брака. Деление «по смыслу» без физического места обычно лучше делать через характеристики номенклатуры или назначения (обособление товаров), а не через новые склады.
Можно ли на одном складе вести ордерную схему, а на другом нет?
Да, схема настраивается для каждого склада отдельно, причём отдельно для поступления, отгрузки и для излишков, недостач и порчи.
Чем склад в КА отличается от склада в УТ?
Механизмы те же. Отличие в том, что в КА склад связан с производством и регламентированным учётом, поэтому ошибки на складе сразу влияют на себестоимость и бухгалтерию.
Нужен ли ТСД для работы склада в КА?
Не обязателен. Для адресного хранения и складов с большим числом позиций ТСД сильно снижает ошибки, для небольшого склада можно работать со сканером штрихкода у компьютера.
