Топтың қаржы директорынан ай бойынша шоғырландырылған есептілік қашан дайын болатынын сұраңыз, сонда екі жауаптың бірін естисіз: «жолымыз болса, жиырмасына дейін» немесе «деректерді қашан жіберетініне байланысты». Екінші жауап шыншылырақ және біріншісін түсіндіреді. Шоғырландыру оны есептеу ұзақ болғандықтан емес, оның күнтізбесі болмағандықтан кешігеді: кім, нені және қай күнге тапсыруы керегін ешкім білмейді.
Бұл мақалада — топ үшін кезеңді жабу күнтізбесін қалай құратынымыз және ол 1С:Управление холдингом механизмдеріне қалай түсетіні.
Еншілес компанияда айды жабу және топта кезеңді жабу — әртүрлі нәрселер
Еншілес компанияның есеп базасында айды жабу — регламенттік операциялар: амортизация, өзіндік құн, қайта бағалау, қаржылық нәтиже. Мұның Бухгалтерия, КА және ERP-де қалай жасалатынын «1С-та айды жабу» мақаласында талдадық.
Топта кезеңді жабу еншілес компанияларда аяқталған жерден басталады және төрт қабаттан тұрады:
- Еншілес компаниялардың деректері УХ-қа жүктеліп, тексерулерден өтті.
- ҚЕХС түзетулері: қосымша есептеулер, қайта бағалау, кейінге қалдырылған салық, реформация.
- Топішілік айналымдарды (ТІО) салыстыру және элиминациялау.
- Шоғырландыру: ұсыну валютасына қайта есептеу, үлестер, шоғырландыру түзетулері, бекіту және бұғаттау.
Әр қабат алдыңғысына байланысты. Сондықтан күнтізбе соңынан құрылады: алдымен меншік иесіне есептілік қай күнге керек екенін келісіп алыңыз, содан кейін артқа қарай бөліңіз.
Жабу күнтізбесі: біз бастайтын үлгі
Төменде — топтың айлық басқарушылық жабуына арналған үлгі. Күндер жұмыс күндері, Д — ай аяқталғаннан кейінгі бірінші жұмыс күні. Нақты мерзімдер компаниялар санына және еншілес компаниялардағы есеп сапасына байланысты, бірақ тәртіп әрдайым дерлік осындай.
| Күн | Не болады | Кім жауапты |
|---|---|---|
| Д−3…Д | Кесу: соңғы бастапқы құжаттар, топ компаниялары арасындағы актілер | еншілес компаниялардың бухгалтериялары |
| Д+1…Д+3 | Еншілес компаниялардың есеп базаларында айды жабу | еншілес компаниялардың бас бухгалтерлері |
| Д+3 | УХ-қа жүктеуге дейін компаниялар арасындағы ТІО өзара салыстыру | еншілес компаниялардың бухгалтериялары |
| Д+4 | УХ-қа деректерді жүктеу, автоматты тексерулер | БК әдіскері |
| Д+5…Д+6 | ҚЕХС түзетулері, тексеру қателерін түзету | әдіскер, еншілес компаниялардың бухгалтериялары |
| Д+6 | УХ-та ТІО салыстыру, алшақтықтарды талдау | әдіскер, сұраныс бойынша еншілес компаниялар |
| Д+7 | Элиминация, шоғырландыру, ұсыну валютасына қайта есептеу | БК әдіскері |
| Д+8 | Талдау, ауытқуларға түсініктемелер, бекіту | топтың қаржы директоры |
| Д+8 | УХ-та кезеңді жабу | БК әдіскері |
Ең жиі үзілетін нүкте — Д+3 жолы. Егер еншілес компаниялар жүктеуге дейін өзара есеп айырысуларды салыстырмаса, ТІО алшақтықтары УХ-та Д+6-да шығады, және күнтізбенің бүкіл екінші жартысы жылжиды. Салыстыру мен элиминация қалай құрылғаны туралы толығырақ — «Топішілік айналымдар және элиминация» мақаласында.
Күнтізбе УХ-та процеске қалай айналады
Excel-дегі күнтізбе екі-үш ай жұмыс істейді, содан кейін оны ұмытады. УХ-та оны жүйенің бөлігі етуге болады — есептілікті дайындау регламенті және әмбебап процестер арқылы.
Кезеңдер
Бәрі «Периоды» анықтамалығынан басталады. Ол иерархиялық: ай тоқсанға, тоқсан жылға кіреді. Егер топтың қаржы жылы 1 қаңтардан басталмаса, анықтамалықта ол үшін «Произвольный» жалаушасы қойылады — бұл құжаттамада тікелей сипатталған, және іске қосу кезінде оны жиі ұмытады.
Есептілікті дайындау регламенті
Регламент есептілікке қандай ұйымдар, қай шоғырландыру периметрінде, қай валютада қатысатынын, олар қандай есептерді және қандай ережелер бойынша толтыратынын анықтайды. Процесс баптаулары қойындысында процесс үлгісі, ТІО салыстыру үлгісі, есептерді толтыру ережелері және өкілеттіктер матрицасы беріледі. Регламенттің нұсқалары бар — бұл күнтізбе үшін маңызды деталь: топ құрамының немесе әдістеменің өзгерістері жабудың ортасында түзетумен емес, жаңа нұсқамен енгізіледі.
Есепті кезеңді басқару
Нақты кезең «Управление отчетным периодом» құжатымен іске қосылады: сценарий, кезең, регламент, валюта бағамдары. Күнтізбе үшін мұндағы негізгі өріс — есептілікті дайындау процесінің басталу күні. Жүйе процестің жоспарлы ұзақтығынан нақты артта қалуын осы күннен бастап есептейді. Бұл — сіздің күнтізбеңіз, тек жүйеге енгізілген: қай кезең және қаншаға артта қалып жатқаны көрінеді.
Жабудың барысы екі құралда бақыланады:
- «Матрица отчетов» — қай ұйымдардың қандай есептері толтырылды, ал қайсысы жоқ;
- «Диаграмма процесса» — процесс қазір қай жерде және қай кезең қалғандарын кідіртіп тұр.
Процесс кезеңдері орындаушыларға рөлдік адрестеу арқылы тағайындалады, тапсырмалар мен хабарламалар пайдаланушыларға автоматты түрде келеді. Еншілес компанияның бас бухгалтеріне Д+4-те пакет тапсыру керегін есте сақтаудың қажеті жоқ — тапсырма өзі келеді.
ҚЕХС рәсімдері
ҚЕХС бойынша есеп үшін УХ-та кезеңді жабудың жеке рәсімдері бар: қосымша есептелген операциялар, валюталық активтер мен міндеттемелерді қайта бағалау, кейінге қалдырылған салықты есептеу, баланс реформациясы және қаржылық нәтижені есептеу. Бұл операциялардың құжаттары «Регламентные операции МСФО» журналында жиналады. Құжаттамадағы күнтізбеге әсер ететін бір әдістемелік деталь: қосымша есептелген шығыстар бағаланған сомамен танылады және келесі айдың бірінші күніне сторнирленеді, ал нақты сома түскен құжаттар бойынша көрсетіледі. Демек, ҚЕХС бойынша жабу үшін «жеткізушінің соңғы актісін» күтудің қажеті жоқ — бұл күндерді үнемдейді.
Шоғырландырудың өзі қалай құрылғанын «УХ-та ҚЕХС бойынша есептілікті шоғырландыру» мақаласында талдадық.
Жабу және бұғаттау
Кезең бекітілгенде, оны «Управление отчетным периодом» ішіндегі командамен жабады. Құжаттама бойынша жабу кезінде есептердің барлық данасы бекітілген болады, ал кезеңдерге бұғаттау қойылады. Жабылған кезеңді қайта ашса, бұғаттаулар алынады, бірақ есептер бекітілген күйінде қалады — бір нәрсені түзету үшін алдымен бекітуді алу керек. Бұл өткен күнмен «үнсіз» түзетулерден жақсы қорғаныс: кез келген түзету із қалдырады.
Сол жерде келесі кезеңді сол параметрлермен ашу командасы бар — келесі ай бір минутта іске қосылады.
Күндер қай жерде жоғалады: бес себеп
- Кесу жоқ. Топ компаниялары арасындағы актілер ай жабылғаннан кейін жазылады, және ТІО салыстыру анықтама бойынша сәйкес келмейді. Ережемен емделеді: топішілік актілер — Д-ға дейін.
- Тексерулер қателерді тым кеш ұстайды. Есептерді тексеру ережелері бапталмаса, қателерді әдіскер Д+6-да көзбен табады. УХ-тағы есептерді тексеру ережелері жүктеу кезінде іске қосылуы керек.
- Валюта бағамдарын соңғы сәтте келіседі. Қайта есептеу бағамдары кезеңді басқару құжатында беріледі. Қай баптар үшін қай бағам қолданылатынын алдын ала келісіп, бұған әр ай қайта оралмаңыз.
- Түсініктемесіз қолмен түзетулер. Бір тоқсаннан кейін бір еншілес компанияда түзету неге жасалғанын ешкім есіне түсірмейді. Әр қолмен түзету — негіздемесімен.
- Барлық мақсатқа бір жабу. Меншік иесіне арналған басқарушылық жабу мен аудиторға арналған жылдық ҚЕХС есептілігі әртүрлі тереңдікті талап етеді. Ай үшін елеулі түзетулер жеткілікті, толық жиынтық — тоқсан мен жылға.
Ай, тоқсан, жыл
Біз бір емес, үш түрлі күнтізбе ұсынамыз:
- ай — басқарушылық есептілік, елеулі түзетулер, мерзімі 6–8 жұмыс күні;
- тоқсан — ҚЕХС түзетулерінің толық жиынтығы және тиынына дейін ТІО салыстыру;
- жыл — соның бәрі және аудит, ашып көрсетулер, есепті күннен кейінгі оқиғалар; мерзімдер аудитор мен кредиторлардың талаптарымен анықталады.
Әр айды жыл сияқты жабуға тырысу — топтардың жылдар бойы «жиырмасына дейіннен» шыға алмауының басты себебі.
Жиі қойылатын сұрақтар
Бір еншілес компания есептерін тапсырмаса, УХ-та кезеңді жабуға бола ма?
Техникалық тұрғыдан процесс осы еншілес компанияның есептері дайын еместігін көрсетеді, ал шешімді — онсыз, бағалаумен жабу немесе күту — қаржы директоры қабылдайды. Бұл жағдайда не істеу керегін регламентке алдын ала жазып қоюды ұсынамыз.
УХ-та топты жабу шын мәнінде неше күн алады?
Компаниялар санына, еншілес компаниялардағы есеп сапасына және түзетулердің тереңдігіне байланысты. Айлық басқарушылық есептілік үшін ұмтылу керек бағдар — шамамен бір апта; одан жылдамырақ болуына бағдарламалар емес, еншілес компаниялардағы процестер кедергі келтіреді.
УХ-қа жүктеуге дейін еншілес компаниялардың есеп базаларында кезеңді жабу керек пе?
Иә, әйтпесе УХ-тағы деректер жүктеуден кейін өзгереді. Еншілес компания жабылған айды түзетуге мәжбүр болса, түзетілген деректер қайта жүктеледі, ал УХ-та бұл есеп даналарының нұсқаларынан көрінеді.
УХ-та кезең жабылғаннан кейінгі түзетулермен не істеу керек?
Кезеңді ашып, қажетті есеп данасынан бекітуді алып, түзетіп, қайта бекітіп, жабу керек. Мұның бәрі тарихта көрінеді, сондықтан мұндай түзетулер қаржы директорымен келісілуі керек.
Жеткізілім жиынтығын таңдау және бағдарлама сипаттамасын қарау — 1С:Управление холдингом карточкасында. УХ есептілікті қарапайым жинаудан немен ерекшеленетіні — «УХ және Свод отчётов: айырмашылығы неде» мақаласында.
