Жалақы 1С:ERP-де ме, әлде бөлек ЗУП КОРП-та ма: қалай шешу керек

1С:ERP жобаларында бұл сұрақ зерттеудің алғашқы аптасында-ақ туындайды: жалақыны ERP-дің өзінде есептейміз бе, әлде қасына бөлек ЗУП қоямыз ба? Жауап лицензиялар бюджетіне, команда құрамына және айды кім жабатынына әсер етеді. Төменде — бұл таңдауды клиенттерде қалай талдайтынымыз және кейін көшпеу үшін неге назар аудару керегі.

ERP кадрлар мен жалақы бөлігінде не істей алады

1С:ERP Управление предприятием для Казахстана құрамында кадрлық есеп және жалақы есептеу ішкі жүйесі бар. Ол 1С:Зарплата и управление персоналом бағдарламасымен бірдей негізде құрылған: жұмысқа қабылдау, ауыстыру, жұмыстан босату, жұмыс кестелері, табель, есептеулер, ұстап қалулар, ЖТС, МЗЖ, әлеуметтік аударымдар мен жарналар, банк және касса арқылы төлемдер. Типтік өндірістік кәсіпорын үшін бұл әдетте жеткілікті — жалақы жөніндегі бухгалтер қоймашы мен экономист жұмыс істейтін бір базада жұмыс істейді.

Басты артықшылығы — еңбекақы төлеу шығындары бірден өзіндік құнға түседі. Есептеулер бөлімшелер, баптар және қажет болса өнім шығару бойынша аралық алмасусыз бөлінеді. Екі базаны салыстырып, бухгалтериядағы жалақы өткізбелері неге ведомоспен сәйкес келмегенін анықтаудың қажеті жоқ.

ERP-де жоқ нәрсе — персоналды басқарудың кеңейтілген блогы. Кандидаттарды іріктеу, бағалау, оқыту, кадр резерві, KPI бойынша дамыған мотивация — бұл ЗУП бағдарламасының КОРП редакциясының функциялары. КОРП нақты не қосатынын «ЗУП ПРОФ және КОРП: КОРП не береді» мақаласында толық талдадық.

Екі нұсқа және олардың бағасы

Лицензия бағалары — электрондық жеткізілім үшін біздің каталог бойынша ағымдағы бағалар. Алмасуды баптау және деректерді көшіру жұмыстары бөлек есептеледі, сағатына 22 000 ₸-ден бастап.

Жалақыны қашан ERP-де қалдыру керек

Мына жағдайларда базаларды көбейтпеуге кеңес береміз:

• компанияда бірнеше жүзге дейін қызметкер және бір-үш ұйым бар;
• кадр қызметі бұйрықтарды, демалыстар мен ауруханалық парақтарды жүргізеді, бірақ жүйеде бағалау мен оқытумен айналыспайды;
• нақты өзіндік құн маңызды, ал персонал шығындарын тапсырыстар немесе қайта өңдеулер бойынша бөлу керек;
• штатта екі базаны және олардың арасындағы алмасуды қадағалайтын бөлек 1С әкімшісі жоқ.

Бұл біздің өндірістегі клиенттерімізде ең жиі кездесетін сценарий. Бір релиз, бір құқықтар, бір ай жабу.

Бөлек ЗУП КОРП қашан керек

Бөлек база басқа жағдайларда ақталады:

1. HR функциясы есептеуден кеңірек. Компания іріктеуді, бағалауды, оқыту жоспарларын, кадр резервін жүргізгісі келеді — бұл тек ЗУП КОРП-та бар.
2. Адамдар көп және есептеу күрделі. Мыңдаған қызметкер, жиынтық есеп, ауысымдық кестелер, вахта. Жалақы есептеу базаны қатты жүктейді, сондықтан оны бөлек шығару өнімділік тұрғысынан тиімді болуы мүмкін.
3. Құпиялылық. Меншік иесі жалақы туралы деректердің жүздеген пайдаланушы қосылған базада физикалық түрде жатқанын қаламайды. ERP-де құқықтар бапталады, бірақ бөлек база мәселені толығымен жояды.
4. Холдинг. Бірнеше заңды тұлға, кадрлар мен жалақы бойынша ортақ қызмет көрсету орталығы, ал ERP-де есеп топтың барлық компанияларында жүргізілмейді. ERP-ді шоғырландырумен байланыстыру туралы — «1С:ERP және Управление холдингом» мақаласында.

ERP мен ЗУП байланысы қалай құрылған

Екі база таңдалса, ERP-де кадрлық есеп пен жалақы есептеуді сыртқы бағдарламада жүргізу қосылады, ал базалар арасында деректерді синхрондау бапталады. Ұйымдар, бөлімшелер және жеке тұлғалар анықтамалықтары бір жерде болуы керек, әйтпесе жарты жылдан кейін қайталанулар пайда болады. Әдетте кәсіпорын құрылымы бойынша «басты» база етіп ERP-ді, ал қызметкерлер бойынша — ЗУП-ты тағайындаймыз.

Ай қорытындысы бойынша ЗУП-тан ERP-ге нәтижелер беріледі: есептелген жалақы, салықтар мен жарналар, төленетін сомалар — бөлімшелер мен шығын баптары бөлінісінде. Әрі қарай ERP оларды өзіндік құнға бөледі. Өткізбелер логикасы ЗУП пен Бухгалтерия байланысындағыдай, оны «ЗУП пен Бухгалтерия алмасуы: жалақы бойынша өткізбелер» мақаласында сипаттадық.

Типтік қате — алмасуды баптап, регламентті келіспеу. Экономист ERP-де айды жауып қойғаннан кейін кадр қызметкері есептеуді түзетеді. Өзіндік құн өзгеріп кетеді, ешкім себебін түсінбейді. Шешімі қарапайым: деректер берілгеннен кейін бірден ЗУП-та өзгертуге тыйым салу күні қойылады, ал түзетулер келесі айда жасалады.

Екі бағытта көшу

Шешім мәңгілік емес, бірақ көшу ақша тұрады.

ERP-ден бөлек ЗУП-қа — салыстырмалы түрде тыныш жол: конфигурациялар туыс, кадрлық тарих пен өзара есеп айырысулар бойынша қалдықтар типтік құралдармен көшіріледі, әрі қарай синхрондау бапталады. Ең көп еңбекті қажет ететіні — көшірілген кезеңдер үшін есептеулерді салыстыру және демалыстарға арналған орташа жалақы.

ЗУП-тан қайтадан ERP-ге — сирек әрі күрделірек, себебі КОРП функционалы және соның негізінде құрылғанның бәрі жоғалады. Күмәндансаңыз, жалақыны ERP-де бастаңыз: ЗУП-ты кейін қосу одан бас тартудан оңайырақ.

Бір базадағы құқықтар және деректердің жабықтығы

Жалақы ERP-де қалса, құпиялылық мәселесі құқықтарды баптау арқылы шешіледі. Біз оны былай жасаймыз:

• есептеушілер, кадр қызметкерлері және қалғандары үшін бөлек қолжетімділік топтарының профильдері;
• базада бірнеше заңды тұлға болса, ұйымдар бойынша жазбалар деңгейінде қолжетімділікті шектеу;
• экономистер мен қойма қызметтері үшін есептеулер бойынша есептер мен ведомостарды жабу;
• тексеру: әр негізгі пайдаланушының есептік жазбасымен жалақы бойынша есептерді ашып, олардың көрінбейтініне көз жеткіземіз.

Соңғы тармақ жиі өткізіп жіберіледі. Содан кейін сату менеджерінің бөлімше шығындары бойынша есепте есептеулер сомасын көретіні анықталады, себебі есеп жалақы құжаттары бойынша емес, өзіндік құн деректері бойынша құрылады. Өзіндік құндағы еңбекақы төлеу шығындары өзіндік құнға қолжетімділігі бар барлық адамға көрінеді — рөлдерді жобалау кезінде мұны ескеру керек.

Егер мұндай бақылау деңгейі меншік иесіне жеткіліксіз болып көрінсе, бұл бөлек ЗУП пайдасына күшті дәлел. Бөлек базадағы құқықтарды тексеру оңайырақ: оған рұқсаты жоқтар жай ғана кірмейді.

Жоба бюджетінде нені ескеру керек

Лицензиялардан бөлек, екі базаның бастапқыда жете бағаланбайтын тұрақты шығыстары бар:

• екі конфигурацияны жаңарту және әр релизден кейін алмасуды тексеру;
• синхрондау қателерін бақылау: біреу алмасу журналын үнемі қарап отыруы керек;
• қос оқыту — кадр қызметкерлері ЗУП-та, экономистер ERP-де жұмыс істейді, және әрқайсысы шекараның қай жерде өтетінін түсінуі керек;
• екінші базаға арналған сервер ресурстары.

Жылдық сүйемелдеуде бұл айтарлықтай сома. Шешім қораптың бағасы бойынша емес, иеленудің толық құны бойынша қабылдануы үшін оны клиентке әрдайым лицензиялар бағасының қасында көрсетеміз.

Бір күнде қалай шешім қабылдауға болады

Бас бухгалтермен, кадр қызметінің басшысымен және қаржы директорымен қысқа сессия өткізіп, бес сұраққа жауап береміз:

1. Бүгін емес, екі-үш жылдан кейін қанша қызметкер мен ұйым болады?
2. Іріктеу, бағалау және оқыту дәл 1С-те керек пе, әлде олар басқа жүйеде жүргізіліп жатыр ма?
3. Персонал шығындарын тапсырыстар немесе қайта өңдеулер бойынша бөлу керек пе?
4. Базалар мен алмасуды кім әкімшілендіреді?
5. Жалақы туралы деректердің жабықтығына қойылатын талаптар қаншалықты қатаң?

Екінші және бесінші сұрақтарға жауап «жоқ», ал үшіншісіне «иә» болса — жалақы ERP-де қалады. HR функциялары керек және адамдар көп болса — ЗУП КОРП-ты жобаға басынан бастап, енгізуге дайындық кезеңінде-ақ енгіземіз және енгізу бюджетінде ескереміз.

ERP жобасының өзі және жеткізілім нұсқалары туралы — Қазақстанға арналған 1С:ERP енгізу бетінде, бағдарлама туралы — 1С:ERP карточкасында.

Жалақы есебінің схемасын талқылау

Жиі қойылатын сұрақтар

ERP-де ЖТС, МЗЖ және әлеуметтік салықты Қазақстан нормалары бойынша есептеуге бола ма?

Иә, ERP-дің қазақстандық нұсқасында жалақыдан салықтар мен жарналарды есептеу және регламенттелген есептілік бар. Заңнама өзгерістері 1С:ИТС шарты бойынша жаңартулармен келеді.

HR функцияларынсыз тек кадрлық есеп болса, ЗУП КОРП керек пе?

Жоқ. Кадрлық есеп пен есептеу үшін ERP жеткілікті. Бөлек ЗУП-ты КОРП функциялары, есептеудің үлкен көлемі немесе деректердің жабықтығына қойылатын талаптар үшін қарастырған жөн.

ERP-мен байланыста КОРП орнына ЗУП ПРОФ алуға бола ма?

Техникалық тұрғыдан синхрондау ПРОФ-пен де жұмыс істейді. Бірақ HR функциялары керек болмаса, бөлек ЗУП ПРОФ базасы әдетте ERP-мен салыстырғанда жаңа мүмкіндіктер бермей, тек алмасуды қосады.

ERP мен ЗУП алмасуын баптау қанша тұрады?

Ұйымдар санына, құрылымға және шығындарды бөлуге қойылатын талаптарға байланысты. Жұмыстарды зерттеуден кейін бағалаймыз, мөлшерлеме — сағатына 22 000 ₸-ден бастап.